Rejseansøgninger og rejseafregning

Rejsebestilling, udgiftsafregning, AU kreditkort

AU Rejsebestilling og udgiftsafregning
Retningslinjer for udgiftsdækning
Carlson Wagonlit Travel login
Kontakt CWT's rejsekonsulenter:
Tlf.: +45 33 63 77 44
Email: au.dk@contactcwt.com
AU Kreditkort
Der kan udstedes kreditkort til alle universitetets heltidsansatte (medarbejdere med et ugentligt timetal på 18½ eller derover), herunder ph.d.-studerende, som regelmæssigt har et behov for anvendelse af dette. Kreditkortet anvendes som betalingsform til tjenstlige udgifter under rejser, til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet, hvor elektronisk leverandørfaktura ikke er mulig, samt til særlige indkøb på internettet.
Kreditkortet bestilles af medarbejderen selv ved at klikke på BESTIL NYT KREDITKORT og dernæst på linket i højremenuen. Når du har indtastet dine oplysninger, videresendes din ansøgning automatisk direkte til godkendelse ved den person, der kan godkende ansøgningen på den pågældende stedkode.

Retningslinjer for rejseansøgninger

Rejsekontoen kan søges til støtte for gennemførsel af kursus-, studie- og kongresrejser, fortrinsvis i udlandet.

Rejsekontoen kan søges af følgende kategorier af videnskabelige medarbejdere med ansættelse ved Institut for Biomedicin inkl. fondslønnede medarbejdere: post.doc, adjunkt, lektor, professor.

Praksis for udgiftsdækning (VIP, TAP)

Udarbejdelse af ansøgninger og prioriteringskriterier

Ansøgningsblanketten skal anvendes og alle felter skal udfyldes. Der vedlægges uddybende bilag.
Ansøgningerne indsendes enten i papireksemplar til institutsekretariatet eller (helst) som 1 sammenhængende pdf-fil via email
Ved prioritering tages hensyn til, i hvilket omfang vedkommende tidligere har modtaget rejseunderstøttelse. Der kan almindeligvis højst anbefales én rejse pr. år pr. ansøger.
Rejser til og i udlandet prioriteres højere end rejser i Danmark.
Studierejser prioriteres højere end kongresrejser.Kursusrejser prioriteres sidst.
Hvis flere søger til samme studieophold, præsentation af samme abstract og lignende, skal der redegøres for hver enkelts rolle.
For sent indkomne ansøgninger vil ikke komme i betragtning.
I ansøgningerne skal billigste rejsemåde anføres. Der skal endvidere vedlægges program for det ansøgte formål.
Der ydes maksimalt støtte til hoteludgifter svarende til de angivne hoteldispositionsbeløb i Cirkulære om tjenesterejser
Specielt vedr. ansøgninger om kongresdeltagelse kan oplyses, at der prioriteres efter følgende kriterier i nedennævnte rækkefølge:
a) Ansøgere, der skal holde foredrag. Abstract med forfatternavne skal vedlægges.
b) Ansøgere, der skal præsentere postere og lignende. Abstract med forfatternavne skal vedlægges.
c) Ansøgerens forventede udbytte af deltagelse i den pågældende kongres i relation til ansøgerens aktuelle forskning, forskningsplaner, internationale eksponering og faglige udvikling. Ansøgere opfordres til at redegøre for dette ved ansøgning. Eventuelle opgaver som chairman og lignende kan og disses betydning for udbyttet bør anføres.

Ansøgningsfrister og ansøgningsskema

Skema til ansøgning om rejsetilskud findes i særskilt pdf-dokument. Skemaet kan udfyldes på skærmen, printes ud og mailes til sekretariatsleder Morten Pless.

Deadlines for ansøgning:

Der er fastsat ansøgningsdeadlines 3 gange årligt:

1. februar for rejser der påbegyndes i perioden 1. marts til 31. august

1. juni for rejser der påbegyndes i perioden 1. juli til 31. december

1. oktober for rejser der påbegyndes perioden 1. november til 30. april

Ansøgninger vil kun blive behandlet i forbindelse med disse deadlines.

Ansøgningsskema VIP

Rejseforsikring

Revideret 23.05.2023

Zitta Glattrup Nygaard