Rejseansøgninger og rejseafregning

Siden opdateres med nye retningslinjer for ansøgning om støtte til rejser i februar 2024

Rejsebestilling, udgiftsafregning, AU kreditkort

AU Rejsebestilling og udgiftsafregning
Retningslinjer for udgiftsdækning
Carlson Wagonlit Travel login
Kontakt CWT's rejsekonsulenter:
Tlf.: +45 33 63 77 44
Email: au.dk@contactcwt.com
AU Kreditkort
Der kan udstedes kreditkort til alle universitetets heltidsansatte (medarbejdere med et ugentligt timetal på 18½ eller derover), herunder ph.d.-studerende, som regelmæssigt har et behov for anvendelse af dette. Kreditkortet anvendes som betalingsform til tjenstlige udgifter under rejser, til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet, hvor elektronisk leverandørfaktura ikke er mulig, samt til særlige indkøb på internettet.
Kreditkortet bestilles af medarbejderen selv ved at klikke på BESTIL NYT KREDITKORT og dernæst på linket i højremenuen. Når du har indtastet dine oplysninger, videresendes din ansøgning automatisk direkte til godkendelse ved den person, der kan godkende ansøgningen på den pågældende stedkode.

Retningslinjer for rejseansøgninger

Rejsekontoen kan søges til støtte for gennemførsel af kursus-, studie- og kongresrejser, fortrinsvis i udlandet.

Rejsekontoen kan søges af følgende kategorier af videnskabelige medarbejdere med ansættelse ved Institut for Biomedicin inkl. fondslønnede medarbejdere: PhD, post.doc, adjunkt, lektor, professor.

Praksis for udgiftsdækning (VIP, TAP)

Udarbejdelse af ansøgninger og prioriteringskriterier

The application form must be used, and all fields must be completed. Detailed programme of the event and other relevant documentation (abstract, work plan, etc) should be attached.
The applications are submitted as one continuous pdf file via email to pless@biomed.au.dk
Applications received after the deadline or incomplete will not be considered.
When prioritizing the applicants, the extent to which the applicant has previously received travel support is taken into consideration. A maximum of one supported trip per year per applicant should be expected.
Travel abroad is given higher priority than travel in Denmark.
Study trips are prioritized higher than congress trips. Course trips are prioritized last.
If several people apply for the same study, congress or presentation of the same abstract and the like, each individual's role must be explained.
The cheapest mode of travel must be stated in the applications. A programme for the applied purpose must also be attached.
Maximum support is provided for hotel expenses corresponding to the stated hotel allocation amounts in https://cirkulaere.medst.dk/media/1318/003-23.pdf (only in Danish)
Regarding applications for congress participation, priority is given according to the following criteria in the order below:

Applicants who will give lectures. Abstract with authors' names must be attached.
Applicants who will present posters and the like. Abstract with authors' names must be attached
The applicant's expected benefit from participation in the relevant congress in relation to the applicant's current research, research plans, international exposure and professional development. Applicants are encouraged to explain this when applying. Any tasks such as chairman and the like and their importance for the outcome should be stated.

Ansøgningsfrister og ansøgningsskema

Skema til ansøgning om rejsetilskud findes i særskilt pdf-dokument. Skemaet kan udfyldes på skærmen, printes ud og mailes til sekretariatsleder Morten Pless.

Deadlines for ansøgning:

Der er fastsat ansøgningsdeadlines 3 gange årligt:

1. februar for rejser der påbegyndes i perioden 1. marts til 31. august

1. juni for rejser der påbegyndes i perioden 1. juli til 31. december

1. oktober for rejser der påbegyndes perioden 1. november til 30. april

Ansøgninger vil kun blive behandlet i forbindelse med disse deadlines.

Ansøgningsskema VIP

Revideret 25.04.2024

Zitta Glattrup Nygaard