Træder i kraft 1. september 2023

Afsending af mails
E-mails fra institutledelse, sekretærer, mv. bør så vidt muligt kun sendes ud i arbejdstiden mellem kl. 8-17. Dette så medarbejdere ikke føler sig forpligtede til at tage hånd om eller besvare e-mailhenvendelser uden for arbejdstiden.

Afsending af mails mm udenfor arbejdstid
Interne beskeder (e-mails mm) mellem medarbejdere i forskningsgrupper, undervisningsteams mv. kan sendes uden for arbejdstiden, men modtageren forventes først at læse/svare næste dag, medmindre andet er aftalt. Der opfordres til, at man i forskningsgrupperne bliver enige om én fælles platform at kommunikere på fx AU-mail eller Teams.

Emnefelt
Sørg for at emnefeltet beskriver indholdet af mailen så præcist som muligt. Tilstræb desuden at det vigtigste står øverst i mailen, samt at det er klart og tydeligt, hvad der forventes svar eller handling på.

Hvem
Overvej altid, hvem den relevante modtager af mailen er. Det er personen/personerne i ”Til-feltet”, som skal forholde sig aktivt til mailen. Personer i ”CC-feltet” får informationen til orientering og kan derfor ikke forventes at forholde sig aktivt til mailen. Hvis man senere i mailkorrespondancen sætter yderligere personer i ”CC-feltet”, vær da opmærksom på, at sproget er justeret (fx ved oversættelse af dansk til engelsk), således at indholdet af mailen er forståeligt for alle.

Hvornår
Det forventes, at medarbejdere ved Institut for Biomedicin tjekker deres mailbakke hver dag (ferie-, fraværs- og helligdage undtaget) inden for alm. arbejdstid, men ikke at der besvares mails den samme dag eller uden for arbejdstid. Hvis et svar haster, kan der evt. skrives Haster! i emnefeltet eller ”Høj prioritet” kan angives. Det forventes, at man altid overvejer nøje, hvorvidt anvendelse af ”Høj prioritet” er nødvendigt.

Autosvar
Brug autosvar ved ferie eller længerevarende fravær, så afsender af mailen bliver gjort opmærksom på, at svaret måske kommer senere end forventet.

Efterlysninger
Efterlysning af udstyr, reagenser, pakker m.v. til hele instituttet sendes BCC (mailliste sættes i BCC-feltet), så svar til alle undgås, og kun afsenderen kan modtage et evt. svar.

Den gode tone
Husk at holde en god tone, når du skriver en besked. En ”hård” tone kan virke voldsommere på skrift, end når man står over for modtageren.