Møde i Samarbejdsudvalget 9. december 2020

Møde i Samarbejdsudvalget 9. december 2020

Til stede: Thomas G. Jensen, Morten Schallburg Nielsen, Thomas Juhl Corydon, Per Höllsberg, Bertha Mortensen, Steen Vang Petersen, Inger Merete Petersen, Ulla Vosegaard Als, Jani Kær, Gitte Biller, Helle Damkier, Peter Bjerge, Stinne Ravn Greisen, Agnete Larsen, Erling Damma.
Fraværende: Anne Flensborg, Birgitte M. Christensen, Esben Boel.
Sekretrariat: HR-partner Pia Lind Lunau Kristensen

  1. Godkendelse af dagsorden
    Thomas orienterede om den nye Corona-lockdown – fra 9. december 2020. Det er af institutledelsen vurderet, at driften max kan fortsætte med 25% til kritiske funktioner. Hvis dette ikke forslår til at dække kritiske funktioner, skal den enkelte gruppeleder kontakte institutledelsen. Thomas præciserede at kritiske funktioner på Biomedicin ikke handler om liv og død, men fx ”vigtige” funktioner for laboratoriets drift i bred forstand – derfor beslutningen om en aktivitetsnedgang til 25%.
    Medarbejdersiden appellerede til, at ledelsen – ved fuld genåbning – overvejer udmelding om, at det hidtil ikke har været vurderet nødvendigt at anvende mundbind i Skou-bygningen. Selv om der ikke kommer studerende i bygningen, har der op til den 9. december været fysisk undervisning og dermed mange medarbejdere, der har været i kontakt med studerende, såvel som der fortsat er stor trafik af medarbejderne mellem Biomedicin-bygningerne. Ledelsen tager det med ift. planlægning, når der igen helt eller delvis kan lukkes op. Dagsordenen blev herefter godkendt.
  2. Godkendelse af referat
    Referatet blev godkendt.
  3. Økonomi - orientering v/institutleder og forretningscontroller
    Thomas gennemgik de fremsendte økonomibilag, og suppleret af instituttets forretningscontroller. Det forventes, at instituttet ved årets udgang har haft stor øgning på forbruget af eksterne midler. Det er positivt, at instituttet fortsat vækster på de eksterne bevillinger. Væksten er dog med til at skabe en udfordring ift. husleje. Grundet ombygninger har instituttet lige nu dobbelthusleje til at dække ind mens Bartholin gennemgår renovering. Med vækst i eksterne midler, og dermed ansættelser, må det forventes, at instituttet i årene frem får brug for yderligere m2 – og det giver en væsentlig stigning i huslejeudgifter, som nu er indregnet. En mulighed er at beholde forskningslokalerne i Anatomi-bygningen, men det er usikkert, om det kan lade sig gøre økonomisk. Måltal for indskrivning af ph.d.-studerende giver ligeledes et pres. Thomas supplerede med, at hvis der fortsat er øgning af eksterne midler, og der opnås en øget inddækning heraf - eller mere overhead - så bliver en øget huslejeudgift ikke en udfordring.
    Medarbejdersiden bemærkede et fald i forbrug af lønmidler på alle kategorier. Thomas – suppleret af Økonomi – oplyste, at nogle af lønudgifterne er overført til på de eksterne bevillinger, så belastningen på delregnskab 1 fremstår mindre. Det er helt i tråd, hvad man gør andre steder på universitetet, og kan begrundes med, at bevillingsgiverne ofte gerne giver til afledte udgifter ved projektet, herunder VIP og TAP-bistand. Der er således ikke tale om, at der skal være færre medarbejdere på instituttet. Samlet set er der tale om et budget i balance for årene 2021-2024 og forventeligt ligeledes det endelige regnskab for 2020. Det blev drøftet om en ændret STÅ-model har betydning for instituttet og med risiko for afskedigelser. Det er ikke vurderingen for nuværende, men det kunne være interessant at lave nogle beregninger ift., hvis de studerende ændrer adfærd og fx begynder at holde endnu mere orlov under bachelor-delen.
    Det blev præciseret ift. basismidler, at omprioriteringsbidraget på 2% er bortfaldet, og at det øgede optag også er med til at bedre økonomien – det øgede optag fastholdes i årene fremover.
  4. AMOK-handlinger – v/institutleder
    Fra referat af LAMU-møde den 07-10-2020:
    https://biomed.medarbejdere.au.dk/arbejdsmiljoe/lamu-og-referater/referater-2020/moede-07-10-2020/
    Thomas orienterede om, at der på husmøderne er drøftet AU’s hjemmeside om AMOK-handlinger: https://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/beredskab/akuttesituationer/amokhandlinger/
    ”i en krisesituation”. Siden beskriver hvordan man skal forholde sig i en sådan situation. Det er heldigvis sjældent, at AU har været udsat for AMOK-handlinger, men det er en god idé at drøfte inspirationen fra hjemmesiden fx på enhedsmøder. Det er ikke for nuværende drøftet, om man skal holde øvelser i lighed med brandøvelser.
  5. Arbejdspladskultur – drøftelse ved LSU
    FAMU og FSU opfordrer til, at LAMU og LSU drøfter arbejdspladskultur med særligt fokus på chikane og sexisme. FAMU og FSU drøfter på førstkommende møde IOOS' pjece om krænkende adfærd
    Institutternes udvalg opfordres til at gøre sig bekendt med pjecen og drøfte på møder.
    AU-pjecen ligger her:
    https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/Arbejdsmiljoe/Psykisk_Arbejdsmiljoe/Kraenkende_adfaerd/auhr_kraenkendeadfaerd_webfinal.pdf
    Thomas indledte med, at universiteterne generelt p.t. drøfter sexisme og krænkende adfærd. På hjemmesiden finder man oplysninger om, hvor man kan rette henvendelse, hvis man oplever sexisme eller anden krænkende adfærd.
    Bertha supplerede med, at som kollega/vidne er man også ansvarlig for at tage handling, og at det kan ske uden frygt for repressalier. Ikke at tage ansvar er lig med at acceptere krænkende adfærd.
    Thomas spurgte LSU, om der efter LSU’s opfattelse er problemer med krænkende adfærd på Biomedicin. LSU drøftede, at umiddelbart viser APV’en ikke, at der skulle være tale om eksempler på krænkende adfærd, og da APV’en er anonym må der være tillid til, at den enkelte ville gøre opmærksom på, hvis der opleves problemer. Oplever man krænkende adfærd kan man henvende sig til egen leder, institutleder samt tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter eller til en betroet kollega.
    Thomas supplerede med, at instituttet skal være opmærksomme på at forebygge fremadrettet, herunder med opmærksomhed på, at instituttet vækster, inkl. ph.d.-ansættelser samt at der kommer flere nationaliteter til.
    Det er vigtigt at fastslå, at hvis nogen føler sig krænket, så er der tale om krænkelse, og i den forbindelse er forebyggelse vigtig.
    LSU pegede på, at der er mange asymmetriske forhold i en universitetsverdenen, herunder som følge af stillingsstrukturen, hvoraf også mange tidsbegrænsede ansættelser følger. Vi kan derfor være usikre på, om APV giver det fulde billede, eller om den enkelte kan have en bekymring for sin karriere, hvis man står frem omkring krænkende adfærd.
    LSU ønsker at kendskabet til folderen om krænkende adfærd udbredes – dette kan fx ske ved onboarding. Thomas vil også nævne i nyhedsbrev og linke til folderen.
  6. AC-tap som jobkategori – v/institutleder
    Der er pt. 22 akademisk uddannede medarbejdere i den kategori på instituttet, inden for følgende uddannelser; læge, magister, kommunikation & sprog, farmaceut samt dyrlæge.
    Thomas orienterede om, at gruppen af akademisk uddannede medarbejdere i en TAP funktion efterhånden er en blandet jobkategori, hvor en mere sigende ansættelse/jobkategori ikke har kunnet finde anvendelse. Der har været et ønske om fra medarbejdersiden at drøfte den voksende andel, herunder om denne kategori måske overtager fx laborant-opgaver på instituttet. Thomas fastslog, at det altid afvejes ift. jobopslag, hvad der er brug for, og at jobopslag afspejler behovet. Enkelte gange har det ikke været muligt at rekruttere til fx laborant-opslag, og der er så i stedet søgt akademisk uddannet medarbejder fx når koordinering, databehandling, bioinformatik etc. har indgået som en væsentlig del af opgaveporteføljen, og hvor det har været vurderet, at der er behov for de akademiske kompetencer. Thomas understregede, at der er fortsat er behov for laborant-bemanding på instituttet, og der således ikke tilsigtet søges andre kompetencer, når der reelt er behov for en laborant.
    LSU tog orienteringen til efterretning. LSU drøftede, at samme udfordring gør sig gældende på VIP-siden, hvor der kunne være behov for en ekstra stillingskategori som fx ”staff scientist”, som det er kendt fra udlandet, og hvor funktionen i højere grad er forskningsunderstøttende, uden at en staff scientist står i spidsen for en forskningsgruppe, artikelskrivning og indhentning af bevillinger. LSU drøftede, at det er nødvendigt at have disse udfordringer for øje, når der drøftes karriere med den enkelte VIP’er såvel som enkelte tillidsrepræsentanter også har bemærket, at gruppen af lab managers øges på instituttet.
  7. Mødedatoer 2021
    Foreløbige FSU-mødedatoer: 2. marts, 18. maj, 16. september, 16. november – skal LSU lægge sig op ad disse?
    LSU var indforstået med, at Pia booker iht. Thomas’ kalender – dog gerne med første møde i februar måned.
  8. Highlights fra LAMU, FAMU samt FSU og HSU
    LSU medlemmerne opfordres til selv at orienterer sig i referaterne fra møderne.
    - Materiale fra møderne i Institut for Biomedicins arbejdsmiljøudvalg (LAMU) findes her.
    - Materiale fra møderne i Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) findes her.
    - Materiale fra møderne i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) findes her.
    - Materiale fra møderne i Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) findes her.
    - Materiale fra møderne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) findes her.
  9. Eventuelt og til orientering
    Årlige lønforhandlinger 2021 – ved institutleder (og HR)
    Den overordnede tidsramme for lønforhandling 2021 er udsendt til LSU. HR supplerede med, at lønforhandling på Institut for Biomedicin forventes at finde sted i 30. april, 6. maj og 11. maj – tillidsrepræsentanterne må derfor gerne reservere disse datoer i egne kalendere. De konkrete forhandlinger bookes først, når antallet af anmodninger kendes. AC-organisationerne overvejer om de igen i 2021 skal forhandle sammen.
    Presentation on competence development
    Bilag 5: On 8 October you were invited to a presentation on opportunities for competence development by Development Consultant, Henrik Philipp Vestergaard and International Coordinator & Web Editor, Anne Pletschette Langer. The presentation was aimed for both research and technical/administrative employees. Among other opportunities, Henrik suggested tailored courses for Biomedicine. The slides from the meeting were sent to all of you.
    Thomas orienterede om, at det var et yderst kompetent oplæg fra Udvikling og Arbejdsmiljø, Henrik Phillip Kroer. Man er velkommen til at kontakte Henrik, hvis der er ønske om at drøfte Kompetenceudvikling i en enhed.
    Bertha supplerede med, at der er ros til instituttet for at have egne kompetencemidler, og hvor der kan søges fleksibelt 4 gange årligt.
    For bioanalytikere og laboranter har midlerne betydet, at i alt 13 medarbejdere har fået tilsagn om at kunne deltage i konference – på tværs af universiteterne – i 2021. Ved at have egne kompetencemidler, opnås god indsigt i, både hvad der søges og hvad der gives til. LSU efterspurgte oversigt over, hvad der er givet til – måske kan oversigten bruges som inspiration til MUS-samtalerne.
    LSU drøftede, om GRUS evt. kan sættes i spil på instituttet. Der er hidtil ikke erfaring med GRUS ved Biomedicin. Dog drøfter medarbejderne i dyrestalden løbende på morgenmøder, hvilke initiativer der er relevante, eller hvilke kompetencer, der skal sikres fremadrettet.
    HR supplerede med, at IOOS har en vis erfaring med GRUS, for større og homogene grupper af medarbejdere, fx klinikassistenter samt deltidstandlæger.
    LSU drøftede tillige, hvordan strategien bedst inkorporeres i MUS/GRUS. Sammen med MUS-indkaldelse i år, er der linket til strategien, men der er mange emner, der har fyldt i år, så oplevelsen er, at det ikke er strategien, der har stået først for.
    MUS-årshjul
    https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/MUS_GRUS_TUS/Mus-samtaler_aarshjul_BLAA_rev_.pdf
    SDD 2020 – a kind reminder
    It is time for the yearly staff development dialogues (SDDs). SDDs are important - a forum to discuss expectations in relation to tasks and responsibilities, as well as relevant competency development activities. To make sure everyone have an SDD in 2020, please contact Jeannette Madsen (jepe@biomed.au.dk) no later than 30 November 2020 if your SDD 2020 has not been scheduled by that date.

    Til evt. drøftelse på senere møde/r:
    Status på håndtering af aktiviteter under Covid-19 på instituttet: https://health.medarbejdere.au.dk/personaleforhold/corona-smitte-blandt-medarbejdere-paa-health/
    Onboarding
    AU’s normer for det daglige arbejdsliv skal indarbejdes i de lokale onboardingprocesser. I den forbindelse opfordres LAMU og LSU til dialog om den lokale forståelse af normerne for det daglige arbejdsliv.
    Fokus på instituttets strategi og AU’s overordnede strategi – (foreslået på LSU-møde 18-09-2020)
    MUS kan bruges til at få instituttets strategi ned på medarbejderniveau, så medarbejder kan se sig selv i den, og udvikle sig i tråd med strategien.
    Rekruttering (foreslået på LSU-møde 18-09-2020)
    Vi skal tænke instituttets strategi, diversitet og ligestilling ind i arbejdet omkring de brede opslag.
    Evaluering af LSU årshjulet for 2020 samt revidering/gennemgang af LSU årshjulet for 2021 Der ønskes en drøftelse af LSU-årshjulet for 2020 og 2021, herunder om der er ønsker til kommende temaer. Bilag: Årshjulet for 2020 og udkast til årshjul 2021