Til stede: Thomas G. Jensen, Thomas Juhl Corydon, Steffen Junker, Birgitte Mønster Christensen, Bertha Mortensen (næstformand), Inger Merete Paulsen, Anne Flensborg, Esben Boel, Steffen Junker, Claus Bülow. Knudsen, Dorte Hermansen, Rasmus Olesen.
Fraværende: Morten Schallburg Nielsen, Per Höllsberg, Bettina Grumsen, Helle Damkier
Andre deltagere: Dagmar Brøndt Kjær (referent).
- Godkendelse af dagsorden
Godkendt - Forskningsfrihed og ansvarlig praksis
Drøftelse v/Thomas G.
Aarhus Universitet har fået en udvidet politik for forskningsintegritet, forskningsfrihed og ansvarlig forskningspraksis. Derudover er regelsæt for praksisudvalg og rådgivere på området blevet udvidet, så de nu også dækker pres på forskningsfriheden.
Thomas G. orienterede om kødskandalen, tiltag og de vigtigste pointer i reglerne (regler, samarbejdsaftaler eksterne parter, transparens).
Instituttet afholder møde 23/10 2019 om emnet ligesom der afholdes opfølgningsmøde senere. Samtidigt er der orienteret i Nyhedsbrevet. Alle medarbejdere er således gjort bekendt med universitetets retningslinjer, regelsæt og politikker på feltet samt deres eget ansvar i forbindelse med det.
LSU rejste forslag om, at det medtænkes i onboarding af nye medarbejdere og BA-studerende. LSU vurderede umiddelbart at alle medarbejdere kender til regelsættet, men det er godt at skærpe bevidstheden samt sende signal til offentligheden om, at emnet tages alvorligt.
Thomas G. forklarede adspurgte, at der kan være fornuft i, at alle kommer på kursus igen, da der er mange gråzoner på området og det er vigtigt at holde sig opdateret.
Link til artikel om retningslinjer for forskningsfrihed: https://newsroom.au.dk/nyheder/vis/artikel/aarhus-universitet-udbygger-eksisterende-retningslinjer-for-forskningsfrihed/ - APV, fysisk og psykisk– status
Orientering v/ Bertha og Thomas G.
Thomas G orienterede om status, om processen og om den ”ekstra” flytte-APV.
Thomas G orienterede videre om handleplan for den psykiske del af APV-en
MUS giver mening for institut, ledelse og den skal afholdes så den giver mening for den enkelte og giver mening for det psykiske arbejdsmiljø. Der arbejdes på en revidering af vejledningen, da der tidligere er indkommet bemærkninger om, at MUS kan føles som en tjekliste mere end en udviklingssamtale. Det er afgørende for ledelsen at der er fokus på udvikling og trivsel frem for målinger og data. Alle skal gennemføre en MUS-samtale også ph.d. og evt. forskningsårsstuderende. Der indkom bemærkninger om, at det kan være svært at holde fokus på de ikke-fastansatte, samt at opfølgningen på MUS-samtalen er ligeså vigtig som selve samtalen. Ledelsen vil have fokus herpå.
Der er i handleplanen fokus på styrkelse af korpsånden. Det har affødt, at der er taget initiativ til årlige institutdage samt ryste-sammen-arrangementer i enkelte faggrupper bl.a. bioanalytikere og laboranter.
Instituttet arbejder på at blive bedre til at bruge infoskærme til præsentation af nye medarbejdere samt til orientering om, hvad der foregår.
Der er videre fokus på den gode omgangstone og en god ”hilse-kultur”
Sidste indsatsområde i apv-handleplanen er det faglige fællesskab, der søges styrket gennem de 4 forskningstemaer. Disse skal aktiveres yderligere med faglige arrangementer og der igennem sikre et fagligt fællesskab og tilhørsforhold.
Der skal desuden finde forum for sociale opslag.
Det drøftedes i LSU, hvordan de enkelte indsatser bedst kommunikeres ud.
Der indkom fra LSU forslag om en ”kasse” med noget, instituttet kan tilbyde ved en MUS samt om telefonrum for dem, der sidder i storrumskontorer - AU’s strategi
Orientering og drøftelse v/Thomas G., bilag 1-3, Høringsmateriale
Thomas G. orienterede om udkast til den nye strategi for universitetet, processen for denne samt dens betydning for Biomed. Strategien lægges for perioden frem til og med 2025.
Strategien indeholder på nuværende tidspunkt:
- mere fokus på samarbejde, hvilket er godt for Biomed.
- øget fokus på IT-undervisning, hvilket er relevant for instituttet
- satses på flere kvinder i forskning hvilket i høj grad er og har været et opmærksomhedspunkt for instituttet og hele fakultetet. Der arbejdes aktivt med søgekomiteer og de fastlagte normer.
- mulighed for interdisciplinære indsatser
Der var positiv feedback til strategi-udkastet. Der er et fint fokus på at universitetet orienteres sig globalt. Den opleves lettere tilgængelig og kan dermed oversættes til ”hverdag”.
LSU gav input til, at instituttets høringssvar gerne må indeholde ønsker om mere fokus på HE samt i højere grad have fokus på medarbejderne.
Drøftelsen om flere kvinder i forskning mv. ledte til en drøftelse af, hvorvidt instituttet opslår et tilsvarende antal TAP-stillinger, når der rekrutteres nye VIP-ere. Thomas G. blev opfordret til, at der er opmærksomhed på, at det er nødvendigt at der er medarbejdere, der får dagligdagen i grupperne til at fungere. Det er oftest TAP-erne der har den rolle. Thomas forklarede, at instituttet fortsat udviser forsigtighed ift. ansættelser begrundet i økonomi. Der er således ikke en 1:1 ratio for ansættelser i henholdsvis VIP/TAP. - Instituttets handleplan for 2020
Orientering og drøftelse v/Thomas G.
LSU drøftede, hvad instituttets handleplan bør og skal indeholde. Den skal ikke beskrive selvfølgelighederne, men gerne noget mere og andet. På nuværende tidspunkt foreligger der forslag om:
- Aktivt at bruge forskningssøjlerne og Skou-professorerne
- fokus på APV-punkterne,
- onboarding,
- bedre udnyttelse af ressourcer fx plads,
- bedre adm.støtte til forskningsgrupperne,
- øget overhead ved hjemsøgning af midler. Mål om gennemsnitlig overhead på 10 %
- nye core-faciliteter,
- implementere den nye studieordning,
- netværk,
- rekrutteringer – diversitet, søgekomiteer, eksempelvis at oprette en diversitetspris
- exit-strategi for nye firmaer,
- samarbejde mellem forskningsgrupperne og mellem forskellige faggrupper. Kan det f.eks. tænkes ind at nye studerende integreres bredere, så de bliver en hjælp for flere og andre end den enkelte gruppe.
- sociale arrangementer
- Undervisningsmetoder – erfaringsudveksle med andre
Der blev rejst forslag om, at der arbejdes med handleplanen på institutdagen. - Økonomi
Orientering v/ Thomas G., bilag 4, ØR3
Thomas G. gennemgik øR3 2019.
Konklusionen på DR1 og DR2, at de er i nogenlunde balance.
DR3 og DR4 er steget, hvilket er fint.
Tallene viser dog også de store omkostninger ved flytningerne, primært ombygningerne (ventilation, dyrestald, lab-udstyr og tilpasninger generelt).
Erfaringerne fra flytningen særligt henset til flytteomkostninger mv. er gode erfaringer at drage læring af i forbindelse med flytning til Bartholin-bygningen.
Der vil således være en skærpet opmærksomhed på at Bartholin fra starten tilpasses de relevante grupper. Det relevante lab-udstyr sikres derved.
Der arbejdes pt. på budget for de kommende år.
Det blev bemærket, at der er ny økonomimodel på vej vedr. bygningsomkostninger.
AU får de løbende renter af fondsmidlerne. - Undervisning på instituttet,
bilag 5, Principles for participation in teaching at the Dep. of Biomedicine
Birgitte gennemgik de nye fælles retningslinjer. Et af de bærende hensyn, der er forsøgt implementeret er lige vilkår for alle ansatte.
Retningslinjerne blev drøftet og en del spm rejst, herunder bl.a.:
- Hvad menes der i punkt 3.1. med supervision?
Med supervision menes, at introducere. Friheden til at føre kutymer videre fra nuværende undervisningsgrupper fastholdes på denne måde.
- I hvor høj grad kan ”Various tasks + time” variere for post.doc’s? Mange af formuleringerne kommer fra stillingscirkulæret, hvortil der henvises for en uddybning.
- Vigtigt at få konkretiseret at undervisning er en fælles kerneopgave
De ”ordinære” adjunkter trækker stort læs ift. fx tenure track-adjunkter. Der må fortsat være en opmærksomhed på at sikre, at de ”ordinære” adjunkter har mulighed for at forske.
- Drøftelse om fordelen ved at gøre principperne mindre fleksible, således at det sikres, at alle bidrager ligeligt.
Det kan evt. ske ved hjælp af tidsrammer for undervisningen for de enkelte faggrupper. Det blev bemærket, at det måske vil lette arbejdet for de enkelte undervisningsformænd, der bør kunne langtidsplanlægge undervisningen og foretager i forvejen en registrering af de enkeltes undervisningsbidrag. Det ønskværdige i denne form for nøje registrering og tydeliggørelse af forpligtigelse, vil kunne medføre at den enkelte oplever sig mere låst og mindske ledelsens muligheder for at tilpasse den enkeltes opgaver. Det vil dog gøre opgavefordelingen mere gennemsigtig og vil muligvis medføre at retfærdighedssansen plejes. Dertil kommer, at det måske vil medføre en højere grad af anerkendelse for bidrag til undervisningen. Der blev dog også udtrykt bekymring for at bevæge sig mod mere kontrol, da det kan påvirke motivationen ligesom det nøje må overvejes om, sådant medfører en risiko for, at fokus flyttes fra kvalitet til kvantitet.
Det blev slutteligt påpeget, at principper bør gennemskrives for sproglige fejl. - Godkendelse af nye ansøgningsfrister for TAP-kompetencemidler
Orientering v/ Thomas G.,
Ansøgningsfristerne er 1. marts, 1. juni, 1. september, 1. december
Retningslinjer, frister og skema vil findes her:
http://biomed.medarbejdere.au.dk/personaleforhold/efter-og-videreuddannelse/tap-kurser-ansoegningsskema-regler-for-stoette/
Ansøgningsfristerne skæres således ned fra 6 årlige runder til 4. Der var opbakning hertil. Ansøgningsprocessen er ikke afgørende. - Den statslige kompetencefond
Orientering v/ Bertha:
Den d. 4. september 2019 blev det muligt at søge støtte til individuel kompetenceudvikling. Der er afsat 172 millioner kroner, som over de næste to år skal omsættes til kurser og efteruddannelse for statens ansatte.
I modsætning til tidligere skal man søge støtte direkte hos Den Statslige Kompetencefond og ikke via AU. Fonden administreres af Kompetencesekretariatet i samarbejde med de statslige overenskomstparter. Kriterier, beløbsgrænser og støttede aktiviteter varierer alt efter, hvilken overenskomst man er ansat under.
Man kan søge støtte fra den 4. september 2019 og de kommende to år via et digitalt ansøgningsskema. Bertha opfordrede til, at der blev søgt, da der er mange penge i fonden lige nu. Der er ingen faste ansøgningsfrister, så man kan løbende søge fonden. Ansøgningerne skal godkendes af nærmeste budgetansvarlige leder. Når en medarbejder har ansøgt om støtte, bliver lederen automatisk anmodet om at godkende ansøgningen. Først derefter behandles ansøgningen. Når kompetenceudviklingsaktiviteten er gennemført, skal lederen igen godkende og bekræfte, at forløbet er afsluttet og angive udgifter i forbindelse med aktiviteten.
Der skal være et projektnummer til ansøgningen
Fondens udbetaling af støtten vil ske efter, at kompetenceudviklingsaktiviteten er afholdt. Udgifter indtil da skal afdelingen selv lægge ud for. - Eventuelt
Feriefonden afvikler ejendomme i udlandet, da det ikke kan betale sig. Rengøring indregnes fremover i huslejen.
Der er offentliggjort nyt dokument vedr. inhabilitet, hvori problematikkerne beskrives godt.
Rum til fortrolige samtaler blev efterspurgt, gerne rum hvor man ikke kan ses og høres. Man opfordres til, at booke lokaler andetsteds end de hængende mødelokaler i Skou, men evt. bruge lokalerne i de andre bygninger. Der er egnede lokaler i bygning 1163.
Highlights fra FSU og HSU
LSUs medlemmer opfordres til selv at orientere sig i referaterne.
FSU-materiale findes her:http://health.medarbejdere.au.dk/organisation/moedefora-og-referater/samarbejdsudvalg/
HSU-materiale findes her:https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/samarbejdsudvalg/hsuny/