Thomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Helle Høier (suppleant for Bertha P. Beck Mortensen), Inger Merete Skrubbeltrang Paulsen (suppleant), Per Höllberg, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Zitta Glattrup Nygaard, Helle Christiansen, Helle Damkier, Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen.
Fraværende: Bertha P. Beck Mortensen, Thomas Corydon, Ole Bækgaard Nielsen.
Øvrige deltagere: Bo Søgaard Sanden og Anne Anker-Møller, HR; Anni Mandrup Høeg (ref.)
DAGSORDEN:
Ad 1
Dagsorden godkendt. Anni Mandrup Høeg valgt som ordstyrer.
Ad 2
Økonomi: Efter tre kvartalers drift i 2012 tegner der sig et underskud for året på 5 mio. kr. I 2011 var der et lidt mindre underskud. Hvordan budgetbalancen var før 2011 på de seks institutter er ikke helt klart. Forværring fra 2011 til 2012 kan bl.a. forklares med merudgifter som følge af den administrative forandringsproces og indlejring af centerstillinger.
Sidstnævnte drøftedes. Thomas G. Jensen gav udtryk for, at han ikke forventer flere indlejringer. Der er desuden aktiviteter som forventes overflyttet fra fakultet til institut (core-faciliteter, dyrelæge), men lønbudget følger med.
Thomas G. Jensen blev forespurgt om hvorvidt ansøgere fra instituttet til fondsmidler evt. står dårligere, hvis vi ikke længere er indstillet på at fortsætte aktiviteter efter en bevillingsperiode dvs indlejre. Hertil lød svaret, at det er svært at gennemskue om det betyder noget. Det affødte den bemærkning fra LSU, at med flere centre, så betyder en politik med indlejring, at instituttet ressourcer bindes, hvilket heller ikke er hensigtsmæssigt.
LSU spurgte ind til besparelsesplaner. Thomas G. Jensen redegjorde for at der i 2012 er sket reduktion af annuum og at ekstraordinære midler til undervisningsopgaver er delvist anvendt til frikøb af allerede ansatte medarbejdere fremfor nye ansættelser. På længere sig skal der opnås budgetbalance gennem et reduceret antal medarbejder på delregnskab 1 gennem naturlige fratrædelser. Der planlægges ikke besparelser på f.eks. kurser eller rejser i 2013.
Der påtænkes ikke drastiske indgreb i hverken 2012 eller 2013. Overordnet set er der også god økonomi på fakultetet.
Der arbejdes på budget 2013, men det er ikke klar til fremlæggelse. Det aftales at LSU på næste møde får en nærmere status på budget 2013 gerne med deltagelse af controller Charlotte Brandt.
Der forventes hverken i 2012 eller 2013 mulighed for at overføre beløb, herunder annuumsaldi. Penge på annuum skal derfor bruges inden 31/12 2012. LSU spurgte, om instituttet kunne løse det problem, der opstår ved at fakultetet udbetaler ph.d.-annuum under barsel, hvorefter den ph.d.-studerende kommer til at mangle annuum i den sidste del af ph.d.-studiet. Thomas G. Jensen tilkendegav, at dette ville blive undersøgt snarest.
Drift: Det er fortsat uafklaret, om byggeri og renovering skal finde samtidigt eller forskudt. Der arbejdes videre i byggegrupper og i bygherregruppen, hvor man nærmer sig en ny fase, hvor der skal planlægges længere ned i detaljen. Thomas G. Jensen har hidtil været overbevist om at et uændret – men bedre udnyttet – antal m2 vil give os den fornødne plads. Men han er ikke helt så optimistisk længere og vi skal måske kigge efter m2 andre steder, hvor der er en faglig sammenhørighed at bygge på (Universitetshospital-byggeriet i Skejby, DNC-huset). Der er på anatomi særlige udfordringer forbundet med at der foregår tre forskellige byggeprojekter, der delvist overlapper. Det løses bl.a. ved, at der er byggegruppemedlemmer, som gå igen i de forskellige byggeprojekter.
Hjemmesiden udbygges med info om hvilke beslutninger der er taget ift institutbetalte indkøb.
Ledergruppen har indledt en række lokale møder. Foreløbigt VIP-møder, men fra næste uge begynder også husmøder. Thomas G. Jensen udtrykte tilfredshed med mødernes forløb. Det understregedes at møderne omhandler lokale forhold og derfor er et supplement til Institutmøderne.
Institutmøderne lægges i forårssemestret 2013 om formiddagen og forkortes. De videnskabelige foredrag ophører således i dette regi.
Vedr. dyrestalde så har Dyreforsøgstilsynet kritiseret AU på en række punkter og selvom kritikken ikke er specifikt rettet mod Biomedicin, så er vi også nødt til at stramme op. Organisationen på Health ændres således, at der etableres en særskilt organisation på hvert institut. Dyrestaldsudvalget forbliver som en enhed på fakultetsniveau, men får mere karakter af et erfaringsudvekslingsforum. Det primære ledelsesansvar for området kommer til at ligge hos institutlederne og dyrlægerne kommer også ind herunder.
Ad 3
Der er udarbejdet strategikort for instituttet, hvori der er oplistet en række initiativer/projekter. Dekanen har indkaldt ansøgninger om bevillinger til de væsentligste af disse, samt bedt om at instituttet lever detaljerede handleplaner for disse inden ca. medio december. Ansøgningen om bevillinger er sendt fra instituttet, mens arbejdet med handleplaner indtil videre udskydes, indtil det er afklaret, om der bliver ekstraordinære midler til rådighed. Det er ikke oplyst, hvor mange penge, det kan dreje sig om.
Herudover drøftes det med Kommunikationsafdelingen, hvordan startegien kan formidles på instituttet. Der drøftes en pixibog-udgave.
LSU spurgte ind til, om der ikke bør løftes mere på AU-niveau f.eks. i forbindelse med vores målsætning om øgede engelskkompetencer hos personalet. Her var det vel naturligt at gøre brug af, at der i forvejen på Arts er uddannelser indenfor sprog.
Ad 4
Kommissorium godkendt med den ændring, at arbejdsgruppen udvides med Helle Damkier og Annette Kudahl Jensen erstattes af Jytte Kragelund. Anni Mandrup Høeg arrangerer det første møde.
Ad 5
Der var en kort drøftelse af rammen for udvalgets arbejde – overordnet kan det konkluderes, at udvalget ud fra AUs personalepolitik skal drøfte en lokal udmøntning, herunder f.eks. specifikke prioriteringsprincipper ved behov for afsked pga økonomiske problemer.
Udvalgets sammensætning:
Anne Marie Bundsgaard, Bettina Grumsen, Anne Flensborg, Steffen Juncker, Peter Holm-Nilesen, 1-2 lederrepræsentanter udpeget af Thomas G. Jensen. Hertil kommer Bo Sanden fra HR. Sekretariatsbistand: Anni Mandrup Høeg.
Der forelægges et egentlig kommissorium for gruppens arbejde på førstkommende LSU-møde.
Ad 6
HR har fortsat ikke godkendt retningslinjerne. Bo Sanden blev rykket af LSU og vender snarest tilbage ang. sagen.
Ad 7
En endelig valgprocedure forelægger nu efter en høringsrunde. Valg forventes i uge 8. Vores institutforum sammensættes af 6 Vip, 6 TAP, 1 Ph.d.-studerende og 1 studerende.
Anni Mandrup Høeg blev bedt om at udsende den endelige valgprocedure på mail, når den forelægger fra fakultetet.
Ad 8
Kun positive tilkendegivelser. Det betragtes som givtigt for et nyetableret LSU på et relativt ny-fusioneret institut.
Enighed om at afsætte tid i efteråret 2013 til et udvidet LSU-møde, hvor samarbejdet i LSU kan tages op til vurdering. Der kan evt. inviteres oplægsholder udefra eller lign.
Ad 9
Der henvises til referaterne.
Ad 10
Intet til referat.
Næste møde 10. december kl. 11-13
Ad 11
Der blev fremsat ønske om at udsendt informationspjece ”Administrative indgange” fra Health fornyes, idet de fleste informationer er forældet.
Der blev fremsat ønsker om en udmelding om vice-institutlederes og driftslederes ansvar og kompetencer. Dette må dog afvente en endelig afklaring af den igangværende forhandling om et nyt stillings- og lønkatalog for Health, da dette kan give anledning til justering af den opgave- og ansvarsfordeling, som i dag praktiseres i vores organisation.