Nyhedsbrev nr. 22/Newsletter 22

7. november 2012 af Zitta Glattrup Nygaard

Institutmødet denne uge
blev aflyst da der ikke var særligt meget nyt at fortælle (og det lykkedes ikke at få de inviterede gæster til at stille op).

Til gengæld planlægger vi på næste institutmøde i december (den 3/12 kl. 14) at byde på gløgg og småkager. Desuden vil prodekan Michael Hasenkam møde op og bl.a. fortælle om samarbejdsaftaler og der er sandsynligvis nyt om byggeriet.

Kursusansøgninger for TAP
Næste ansøgningsfrist for kursusansøgninger er 1. december. Skema mv. findes på medarbejdersiden på internettet.

Annuum for 2012 skal bruges inden 31/12 2012
Der er ikke mulighed for at overføre beløb på annuum fra 2012 til 2013. Indeståender skal derfor bruges inden 31/12 2012. Kun i meget ekstraordinære situationer kan der afviges herfra, idet instituttet heller ikke kan overføre penge fra år til år, hvorfor en overførsel fra 2012 til 2013 reelt indebærer at instituttet skal indsætte 2013-budgetpenge på annuum-kontiene. Henvendelse om uforbrugte annuum-konti rettes til Anni Mandrup Høeg. Økonomicentret lover at de vil udsende status over saldi på kontiene i næste uge.

”Overførsel” af uforbrugt ph.d. annuum pga. barsel
I forbindelse med barselsorlov sker det at ph.d.-studerende ved instituttet har helt eller delvist uforbrugte ph.d. annuum ved årets afslutning. Da der ikke kan overføres mellem årene, betyder det at beløbene er tabt. Fremadrettet kan ph.d.-studerende indgå aftale med instituttet om at overdrage rest-annuum ved barselsorlovens begyndelse til instituttet mod at et tilsvarende beløb indsættes på ens annuum, når man vender tilbage fra barselsorlov. Henvendelse herom rettes til Anni Mandrup Høeg. Der vil være en begrænsning på hvor meget der kan overdrages. Har man eksempelvis været på barsel i 4 måneder af 2012 kan man maksimalt indgå aftale om overdragelse af 4/12 af det årlige ph.d.-annuum. Kun hvis der også har været tale om yderligere fravær pga. graviditetskomplikationer, kan der afviges herfra. Ordningen forventes at være udgiftsneutral for instituttet, idet der formodes at være et nogenlunde ligeligt antal ph.d.ere på vej på barsel og retur fra barsel. Ph.d.-studerende som allerede er gået på barsel kan nå at være med i ordningen. Der kan dog kun laves aftaler om Ph.d.-annuum tildelt for 2012 og herefter.

Afregning af arbejde for ”SINO” (undervisningscentret i Kina)
VIP som indgår aftale om at undervise på SINO, bedes rette henvendelse til sekretariatet om afregning hurtigst mulig efter indgåelse af aftale, idet der laves en særskilt procedure herfor, som skal reducere VIPs arbejde med dette.

Julefrokosten den 23/11
Der er p.t. ca. 300 tilmeldte (ligesom sidste år).

Byggeri
- intet nyt (bortset fra artikler i Stiften se f.eks. http://stiften.dk/aarhus/kaserne-maa-lade-livet-for-laboratorier). Inger Merete Paulsen og Zitta Nygaard arbejder på at etablere en ny hjemmeside med sidste nyt og opdaterede tegninger fra byggeriet – så der bliver mulighed for at kommentere og komme med ændringsforslag.

Lokale møder – VIP møder og husmøder
Går godt - der er gode dialoger. Emner der fylder meget på møderne er økonomi og byggeri.

Økonomi
Vi er i gang med at udarbejde budget for 2013. Vi har fået udmeldt en foreløbig ramme for instituttets økonomi og den svarer til rammen for 2012 (bortset fra reguleringer for pris og lønstigninger). Den ny aktivitetsbaserede økonomimodel vil i første omgang betyde at vores økonomi bliver mere transparent (det fremgår bl.a. hvordan vore indtægter fordeler sig på STÅ indtægter, overhead fra fondsbevillinger og basismidler og på udgiftssiden hvad vi betaler i husleje).

Åbning af nyt forskningscenter
Det nye forskningscenter, iSEQ, holder indvielsesseminar den 7/12. Mere information følger.

Mange hilsner fra

Thomas GJ

--------------

The Department Meeting this week
was cancelled because there was not very much new to tell (and we didn’t succeed in getting the invited guests to appear).

At the next Department meeting on 3 December 2012 at 14.00 we are planning to serve Christmas glögg and cookies. In addition, the vice-Dean Michael Hasenkam will attend and talk about cooperation agreements. There will probably be news about the building process.

Course Applications for TAP
The next deadline for course applications is 1 December. The application form and further information are available at the biomedical staff homepage.

2012 Annuum Must Be Used Before 31/12 2012
It is not possible to transfer unused 2012 annuum amounts to 2013 and deposits must be used before 31/12 2012. Only in very exceptional circumstances will deviations be acceptable since the Department cannot transfer money from year to year. A transfer from 2012 to 2013 means that the 2013 budget money has to be paid into the annuum accounts. Enquiries as to unused annuum accounts should be addressed to Anni Mandrup Høeg. The Health Finance Center promises that they will send information on the status of balances next week.

Transfer of Unused PhD Annuum Due to Maternity Leave
In connection with maternity leave PhD student of the Department may have a fully or partially unused PhD annuum by the end of the year. Since transfer between finance years is not possible, it means that the unused amounts are lost. In the future it will be possible for PhD students to transfer a residual annuum at the beginning of the maternity leave to the Department, and a corresponding amount will then be added to the PhD student’s annuum upon return from maternity leave. Please contact Anni Mandrup Høeg for further information and setting up of agreement. The actual size of the transfer will be limited. For example in the case of a 4-month maternity leave in 2012, the agreement on the transfer will be limited to 4/12 of the annual PhD annuum. Deviations from this will only be possible in case of further absence due to pregnancy complications. The agreement is expected to be cost-neutral for the Department assuming that the number of PhDs going on and returning from maternity leave is more or less equal. PhD students already on maternity leave are also able to enter into an agreement. Transfer of PhD annuum agreements can only be made for PhD annuum allocated for 2012 and thereafter.

Settlement of Work for SINO (Chinese education centre)
VIPs who agree to teach at SINO should contact the Secretariat for settlement as soon as possible after the agreement has been concluded. In order to reduce and facilitate the VIP’s administrative tasks, a separate procedure will be set up for this.

Christmas Party on 23/11
Approx 300 individuals have registered for the Christmas party (like last year).

Building processes
- Nothing new (except for articles in Aarhus Stiftstidende (local Aarhus newspaper), learn more at: http://stiften.dk/aarhus/kaserne-maa-lade-livet-for-laboratorier). Inger Merete Paulsen and Zitta Nygaard are working on the setting up of a new building page on the staff homepage with the latest news and updated drawings of the buildings – giving employees and students the opportunity to comment and make suggestions.

Local Meetings - VIP Meetings and House Heetings
The meetings are going well and the dialogue is good. Most discussed issues are economy and the building processes.

Finance
We are preparing the 2013 budget. Our preliminary income for the Department’s economy is known and corresponds to the situation in 2012 (excluding adjustments for price and wage increases). The new activity-based economy model will initially mean that our economy becomes more transparent (evidence of how our revenue is distributed in STÅ revenues, overhead from grants from foundations and basic funding, and as to expenditure the amount we pay in rent).

Inauguration of a New Research Centre
The new iSEQ research centre holds inaugural seminar on 7/12. More information will follow.

Many greetings from
Thomas GJ