Deltagere: Thomas G. Jensen; Morten Schallburg Nielsen; Thomas Juhl Corydon; Per Höllsberg; Birgitte M. Christensen; Bertha Mortensen; Steen Vang Petersen; Inger Merete Paulsen; Anne Flensborg; Jani Kær; Stinne Ravn Greisen; Gitte Biller; Agnete Larsen; Esben Boel
Suppleanter (modtager også mødeindkaldelse og bilag, koordinerer selv vedr. deltagelse i mødet): Rikke Nielsen; Karina Vestergaard Nielsen; Ulla Vosegaard Als; Helle Hasager Damkier; Bettina Grumsen; Rikke Nielsen
Afbud fra: Erling Dammand; Peter Bjerge
Gæst: Jeannette Madsen
Referent: HR-partner Pia Lind Lunau Kristensen
- Godkendelse af dagsorden
Medarbejdersiden ønskede at fremsende skriftlig tilbagemelding efter mødet i dag. Punkt 7 behandles derfor ikke på LSU, men medarbejdersidens tilbagemelding sendes til det samlede LSU fredag den 4. juni 2021 med mulighed for at kommentere inden tidsfristen. - Godkendelse af referat af 02-03-2021
Referatet blev godkendt. - Orientering om økonomien - orientering v/institutleder
Institutlederen orienterede om økonomirapporten for 1. kvartal (ØR1). Overordnet ser økonomien fornuftigt ud i 2021 og 2022 men øget husleje i 2023 kan give instituttet økonomiske udfordringer. ØR1 viser et underskud på 1 mio. kr., og det er små tal ift. en samlet omsætning på flere 100 mio. kr. Det er særligt ombygningsudgifter i Skou-bygningen, der gør, at ØR1 viser et underskud, herudover er der forbrugt lidt mere overhead og der har været lidt færre dyrestaldsindtægter. De eksterne midler stiger meget, herunder tilsagn fra fonde. Når ØR3 er klar, deltager Økonomi i LSU-mødet – der vil være lidt mere at drøfte til den tid. - COVID-19-opdatering om genåbning af AU/Institut for Biomedicin - orientering v/institutleder
Institutlederen orienterede om, at der løbende kommer opdateringer – hold øje med hjemmesiden. Pr. 21. maj blev det muligt for medarbejderne at møde ind svarende til 20% - dette kommer oveni de kritiske funktioner eller forskningsrelaterede opgaver, men det skal stadig aftales med nærmeste leder, hvordan det rent faktisk udmøntes i de enkelte grupper/enheder. Fremmøde kræver corona-pas og derudover skal der fortsat holdes afstand, bruges mundbind og sprit. Instituttet har endnu ikke åbnet op for fysiske møder, da de fleste møder kan afholdes via zoom. Dog har fx ansættelsessamtaler været afholdt fysisk – og det er også ok, når det er fagligt begrundet.
Ledelsen orienterede om, at de har været på inspektion og særligt i de områder, hvor de kunne se, at mange medarbejdere var forsamlet. Alt har været i orden ift. corona-pas, afstand etc. Medarbejderne tog godt imod, at ledelsen kom rundt og tjekkede corona-pas.
LSU drøftede, at der har været et smitteudbrud på instituttet for nylig, herunder at det var forholdsvist let at finde ud af, hvem de tætte kontakter var. Det er ledelsens opfattelse, at smitten ikke er sket på arbejdspladsen, men ved privat sammenkomst. Der nåede at opstå en vis nervøsitet, fordi flere af medarbejderne har deres gang i flere bygninger. Der var tale om 3-4 smittetilfælde.
LSU drøftede, om det – ved evt. ny smitteforekomst – er muligt at melde lidt mere præcist ud om, hvor medarbejderne har haft deres gang, hvilke dage der har været tale om etc, men selvfølgelig uden at bryde GDPR-regler og udstilling af dem, der er smittet. Det er dog tilladt at spørge dem, der er smittet, om det er ok at melde mere præcist ud, men der kan naturligvis være risiko for, at den enkelte føler det som et pres.
LSU drøftede om ledelsen skal foretage oftere kontrol og i alle enheder. Ikke alle har oplevet at blive tjekket, og det kunne være et ønske, at det sker i alle enheder, så man som medarbejder kan blive forsikret om, at ens kolleger også overholder reglerne.
Det blev også bemærket, at skiltning på de enkelte bygninger måske trænger til en opdatering, så medarbejderne får en fornyet opmærksomhed – vi har vænnet os til de blå skilte og læser måske ikke helt, hvad der gælder for den enkelte bygning.
Ledelsen var lydhør over for de fremsatte ønsker.
LSU drøftede, at der gælder særlige regler for de studerende. Noget undervisning er fysisk, men andet fortsætter som virtuel undervisning. Det blev drøftet, om de specialestuderende får mulighed for at fejre efter eksamen.
Institutlederen oplyste, at vi må afvente at se, hvad der meldes ud omkring eksamens-fejring.
Om sociale arrangementer gælder: https://medarbejdere.au.dk/corona/til-medarbejdere/moeder-og-arrangementer/
Institutseminaret afholdes virtuelt. - Trivselsinitiativer og stress - orientering og drøftelse v/institutleder
Institutlederen orienterede om igangsatte trivselsinitiativer – og bad Jeannette udfolde yderligere. Jeannette oplyste, at instituttet har sat fokus på trivsel – fordi det er vigtigt – og måske endnu vigtigere her under corona. Når vi alle er tilbage på arbejdspladsen kan der være en risiko for, at alle bare styrter ”ud over stepperne”, fordi mange aktiviteter er sat på pause under corona. Ledelsen har drøftet, hvordan der kunne sættes fokus på trivsel – det er ikke nok at sige det, trivsel er en del af kulturen, og vi har alle andel i at indarbejde en god trivselskultur. Ledelsen har derfor besluttet at have et særligt fokus på trivsel over en 12-måneders periode og med henblik på, at man kan drøfte det lokalt i grupperne/enhederne. Desværre har vi jo ikke mulighed for at mødes ved kaffemaskinen, til frokost etc., og med mulighed for at drøfte de iværksatte initiativer. Jeannette orienterede videre, at institutlederens nyhedsbrev ligeledes i den 12-måneders periode vil adressere trivsel, såvel som trivsel blev drøftet på strategimødet med dekanen. Næste initiativ er meningsfuldhed – hvor instituttet får et oplæg den 29. juni. Efter sommerferien afholdes 2 workshops omkring stress, og senere kommer et oplæg om Work-life balance ved filosof Morten Albæk. Jeannette oplyste, at workshops omkring stress tager udgangspunkt i forskellige niveauer – hvad kan den enkelte gøre, hvad kan organisationen gøre og hvad kan ledelsen gøre. Jeannette og institutleder spurgte LSU, om der er input til yderligere konkrete initiativer, og institutleder pointerede, at der ikke er tale om løftede pegefingre, men et positivt fokus på trivsel. Ifm. stress vil der således blive fokuseret på, hvad gør dig glad ved at gå på arbejde. Jeannette supplerede med, at det er bevist, at initiativerne ikke er handlingsorienterede, forstået på den måde, at den enkelte, gruppen/enheden selv må vurdere og drøfte, hvad der giver mening hos dem.
LSU drøftede, om emnet trivsel måske burde have sit eget nyhedsbrev, så de gode initiativer ikke drukner i de øvrige nyheder fra institutlederen. Det blev tillige drøftet, om ledere og medarbejdere får prioriteret at deltage i de forskellige initiativer, som medarbejder kan det være svært i en presset hverdag, og hvem fra en given enhed kan deltage, hvis ikke alle kan forlade arbejdet for at deltage.
Institutlederen er opmærksom på den udfordring – der ønskes dog, at det skal komme indefra, og således drevet af motivation.
LSU tilkendegav at emnerne er vigtige, men også her ses corona som barriere, idet der ikke er mulighed for at mødes fysisk og drøfte så vigtige emner – og måske med risiko for, at det bliver for individuelt i stedet for, at det er noget vi gør sammen. Hvis man føler, at man ikke har tid til at deltage, kan det få den modsatte effekt af, hvad der er intentionen med initiativerne.
Institutlederen takkede for input. Alle er fortsat velkommen til at sende forslag, og der vil naturligvis blive evalueret på trivselsinitiativerne. - Instituttets pladsudfordringer - orientering v/institutleder
Institutlederen orienterede om, at instituttet fortsat mangler m2, så hvis nogen oplever at der er
overskud af plads rundt omkring, må man meget gerne melde ind. Det er også pladsudfordringerne, der gør at Thomas, Morten Pless, Jeannette Madsen og Pernille Mortensen er flyttet ud af Skou-bygningen.
Også i dyrestalden er der pladsmangel.
Medarbejder fra dyrestalden bekræftede, at der er pres på ift. plads. Der er dog 2 stalde i proces til åbning. Det er svært for medarbejderne i dyrestalden at mødes, både til møder og til pauser, idet kaffestuen ikke rummer plads til alle.
Institutlederen medgav, at det er et vilkår lige nu, og at det særligt er i Skou-bygningen, at udfordringerne med plads opleves. I de øvrige bygninger er der lidt mere plads at gøre med, og som kan udnyttes bedre. Instituttet er i en situation, hvor der løbende ansættes flere nye medarbejdere, end der tilsvarende forlader instituttet. De nye forskningsgrupper, der bliver etableret vil helst være i Skou-bygningen, da fortsatte ombygninger de øvrige steder, giver større risiko for, at man skal flytte flere gange, hvis man er i én af disse bygninger.
Institutlederen oplyste om, at det er blevet besluttet at beholde forskningsfløjen i anatomi-komplekset for at tage lidt af presset på bygningerne. Institutlederen oplyste, at der er tale om et positivt problem.
Der blev spurgt, om det er muligt at finde et lokale, hvor tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter har mulighed for at holde fortrolige møder. Det er ikke altid optimalt med fx mødeboksene i Skou-bygningen. Institutlederen lovede at være behjælpelig med at finde en løsning, men at det formentlig ikke bliver i Skou-bygningen.
LSU spurgte, om der er hjælp at hente på fakultetsniveau ift. de øgede husleje-omkostninger, herunder udgiften til dobbelt husleje under renovering samt om det er en mulighed at skille sig af med anatomi-bygningen og så leje lokale af forskningsfonden, så længe det er nødvendigt.
Institutleder svarede, at det desværre ikke er en mulighed. I virkeligheden burde instituttet også selv kunne finansiere, men her er særligt manglende overhead en udfordring. Instituttet henter mange af sine eksterne bevillinger hos Novo og Lundbeck-fondene, og de giver ikke tilstrækkeligt overhead til at også huslejeomkostning er dækket ind. Institutlederen oplyste, at det er en kendt udfordring, og der kigges lige nu på fra centralt hold, om man kan budgettere anderledes ifm. ansøgninger.
LSU spurgte, om det er muligt at hente indtægter på fx lokaleudlejning og øgede aktiviteter i dyrestalden.
Jeannette oplyste, at der er lavet en ny model, hvor instituttet ikke betaler for undervisningslokaler etc., og derfor heller ikke kan hente indtægter på udlejning. Institutlederen supplerede med, at dyrestalden måske kan øge sine aktiviteter, men der skal man huske, at med øgede aktiviteter følger sædvanligvis også øgede lønomkostninger.
Institutlederen nævnte øgede uddannelsesindtægter som en mulighed (flere studerende) og summer Schools. - Handleplan for ligestilling 2020-2022 - "Tydeliggørelse af kvalifikationskrav" – orientering og drøftelse v/institutleder
Som nævnt under pkt. 1, blev dette punkt blev ikke behandlet på dagens LSU-møde. Af dagsorden fremgik:
”I handleplanen for ligestilling på Aarhus Universitet 2020-2022 er der er en aktivitet, ”Tydeliggørelse af kvalifikationskrav”.
Uddrag fra handleplanen omkring aktiviteten:
Alle ansættelsesenheder (institutter, forskningscentre osv.) gennemgår eksisterende kvalifikationskrav for stillingskategorierne adjunkt, lektor, seniorforsker og professor. Kravene justeres, så meriteringskravene ikke indeholder direkte eller indirekte forskelsbehandling, diskriminerende principper, stereotyper el. lign. Kravene skal være transparente og kendte af instituttets medarbejdere.
Formålet med aktiviteten er først og fremmest at skabe kendskab, herunder til ansættelseskriterier og kvalifikationskrav specifikt, men også generelt om de forskellige krav der evt. stilles til mænd og kvinder, ubevidste forventninger til personlige kvalifikationer, de ord der bruges om en god kandidat, hvordan stillinger slås op, den arbejdspladskultur der tilbydes, mv.
Ligestilling handler ikke kun om at ansætte flere kvinder eller flere mænd. Reel ligestilling er mere end tal og statistik og opnås ved at have en kultur på arbejdspladsen, som ikke er direkte eller indirekte forskelsbehandlende, og dermed gør forsker- og lederstillinger sværere tilgængelige eller mindre attraktive for et bestemt køn.
På den baggrund ønskes en drøftelse af, om kriterierne for ansættelse af adjunkter, lektorer og professorer er:
Tydelige og transparente
Understøtter en ligestillingsdagsorden
Kriterierne kan tilgås på hjemmesiden ansættelsesprocedurer på Health, men de er også vedlagt som bilag.
Skriftlig tilbagemelding
Drøftelsen skal udmunde i en kort skriftlig tilbagemelding til fakultetssekretariatet med information om, hvem der har været inddraget, og evt. ændringsforslag.” - Status på de årlige lønforhandlinger - orientering v/institutleder og HR
Institutlederen oplyste, at der forhandles med AC-organisationerne på fredag, hvorefter vi gerne skulle være i mål med årets lønforhandlinger. Lønforhandlingerne er blevet udskudt grundet drøftelser om, hvilket datagrundlag, der skal stilles til rådighed for forhandlingerne. AC-organisationer har også i år ønsket at forhandle sammen – ønsket er imødekommet af institutleder.
Der forhandles om 0,5% af lønsummen og institutleder har til sinde at bruge hele rammen, dog heller ikke mere – da det på Health hedder ”op til” 0,5% af lønsummen. Lønforhandlingerne betyder meget for mange, og derfor er det også institutleders udgangspunkt at flest mulige medarbejdere skal have et velfortjent skulderklap, men at det samtidig betyder, at portionerne bliver mindre.
HR supplerede med, at der er forhandlet med alle øvrige grupper på instituttet og disse medarbejdere har fået brev i e-boks, såvel som udbetaling finder sted snarest muligt – alle med virkning fra 1. april 2021. - Kriterier for de årlige lønforhandlinger 2022 - orientering og drøftelse v/institutleder og HR
Der er på FSU den 2. marts 2021 vedtaget nye kriterier på Health til brug ved de årlige lønforhandlinger 2022.
Agnete, der også sidder i FSU, oplyste, at det er forsøgt at lave kriterier, der omfatter både den gode, høje faglighed, den gode kollega etc., og at både VIP- og TAP-ansatte skal kunne se sig selv ift. kriterierne.
Institutleder supplerede med, at kriterierne har fået en lidt større vægt på internationalisering, men også en beskrivelse af, hvordan man bredt set kan se sig selv bidrage hertil.
LSU fandt ikke grundlag for at åbne en drøftelse om de lokale kriterier på dette dagens møde, og hvor ikke alle lønforhandlinger er gennemført. Punktet kan tages op igen efter sommerferien med henblik på endelig beslutning om, hvorvidt instituttet ønsker at fortsætte med de samme lokalt vedtagne kriterier. - MUS 2021 - drøftelse v/institutleder
Institutlederen informerede om, at en ny runde MUS står for døren efter sommerferien. LSU har tidligere drøftet, om GRUS skal tages i anvendelse som supplement til MSU. Institutleder bad om LSU’s input til, hvorvidt der er behov for særlige lokale temaer samt spørgsmål, der generelt skal stilles og drøftes på den årlige MUS ud over de spørgsmål, der allerede fremgår af samtaleskemaet.
LSU fandt – og med udgangspunkt i Jeannettes oplæg om trivsel på dagens LSU-møde – at det er oplagt at tage arbejdsmiljø med ind som en drøftelse af MUS, herunder det positive fokus: Fx hvad giver dig energi, og endvidere, at det bliver tydeligt for den enkelte, hvordan man bidrager til opgaveløsningen, målopfyldelse og den samlede strategi. Det er vigtigt, at man som individ har en oplevelse af at høre til og at bidrage. Det kunne også være relevant at drøfte fx kompetencetiltag for bestemte medarbejdergrupper, en forskningsgruppe el. lign., og så kompetenceudvikling bliver et mere fælles anliggende i stedet for et individuelt anliggende.
Institutleder oplyste, at på undervisningsudvalget er netop drøftet sådanne tiltag, og afsat midler hertil.
Det blev drøftet, om man kan bruge personprofiler til at blive klogere på sig selv og kolleger, fx DISC-profiler.
HR oplyste, at man skal være certificeret i anvendelsen af DISC og at det kræver licens til systemet.
Institutleder tilkendegav, at det kunne lyde som et værdifuldt redskab, men nok for omfattende ift. gennemførelse af de kommende MUS. Institutleder mindede om, at også ph.d.-studerende skal have MUS.
LSU har tidligere drøftet, at mange gerne vil til MUS hos institutleder. Institutleder tilkendegav, at det fortsat er muligt at få en karrieresamtale med institutleder – hvis man har ønske herom, kan institutleder blot kontaktes.
Institutleder konkluderede, at ledelsen kan arbejde med form og indhold til de kommende MUS. - Arbejdsmiljøstatistik for 2020 - orientering og drøftelse v/institutleder og HR
Institutlederen gennemgik tallene for sygdom, arbejdsulykker og anvendelse af psykologisk rådgivning for årene 2018-2020. Der er kun et mindre udsving i tallene, dog ser det ud til, at Corona og hjemsendelse har medført lidt mindre korttidssygdom.
For så vidt angår anvendelsen af psykologordning, så er det primært begrundet i stress/udbrændthed.
LSU drøftede, at det som udgangspunkt er rigtig fint, at man kan henvende sig anonymt til psykologordningen, men at det omvendt er ærgerligt, hvis medarbejdere føler, at de skal gå og putte med, at de er kommet i en sådan situation. Det er ikke et personligt anliggende, men et fælles anliggende på instituttet. Kulturen er konkurrencepræget og det kan således opleves, at det ikke er oplagt at gøre opmærksom på, hvis man føler sig presset.
Institutleder mindede om den udarbejdede stressfolder som med fordel kan bringes op i de enkelte grupper/enheder, og gerne med et forsøg på at flytte fokus fra det negative til det positive – igen, fx drøftelsen om, hvad giver den enkelte og gruppen energi at arbejde med etc. Institutleder tilkendegav, at tillidsrepræsentanterne i den forbindelse er vigtige aktører, der også er dygtige til at rådgive kolleger.
LSU drøftede, at stress - for de fleste – ikke er en permanent tilstand, og derfor er det vigtigt tidligt i forløbet at italesætte, at der er en vej tilbage. FSU har fået oplæg fra HR om muligheder, og det er mulighederne, LSU ønsker at fokusere på – men hvordan man bedst gør det er vanskeligt at svare på.
LSU drøftede at tage sygefravær – med de positive briller på – ind i trivselskampagnen, og rette fokus på, at det er et fælles anliggende, og som der heldigvis er en vej ud af igen. LSU var enige om, at det kunne være dejligt, hvis man kunne lykkes med at forebygge, at medarbejdere er nødsaget til at sygemelde sig grundet stress.
Det blev drøftet, om man kunne lægge en større grad af systematik nedover, og give nogle flere tilbud til medarbejdere, der kommer i denne situation – omvendt ligner to sygefraværsforløb sjældent hinanden, så der skal også være plads til den individuelle og konkrete vurdering af, hvordan vi bedst hjælper den enkelte.
Ledelsen oplyste, at HR sender sygeadvis’er til instituttet, og at der altid følges op på disse – netop konkret og individuelt. Der afholdes som udgangspunkt altid sygefraværssamtaler, hvis der er tale om længerevarende sygefraværsforløb.
Det blev drøftet, at der også kan være forskellig håndtering af sygefravær alt efter om det er VIP- eller TAP-ansatte. Derudover registreres der også mere sygefravær på TAP, da mange ikke har mulighed for – som de videnskabelige medarbejdere – at tilrettelægge deres arbejde på anden vis.
Medarbejderrepræsentanterne var åbne over for, at de måske har en opgave her, og at det måske vil synes anderledes over for medarbejderne, hvis det er medarbejderrepræsentanterne – og ikke ledelsen – der er initiativtagere på dette område.
Institutleder hilste forslaget velkommen, og der vil ledelsesmæssigt blive bakket op, hvis medarbejderrepræsentanterne fremsætter ønsker om konkrete tiltag. - Highlights fra LAMU, FAMU samt FSU og HSU
LSU medlemmerne opfordres til selv at orienterer sig i referaterne fra møderne.
Materiale fra møderne i Institut for Biomedicins arbejdsmiljøudvalg (LAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) findes her. - Eventuelt
Institutlederen informerede om, at dekan Lars Bo Nielsen er blevet tilbudt og har takket ja til at blive direktør i Lægemiddelstyrelsen. Lars Bo fratræder med udgangen af juli måned. Det er et stort tab for AU og en stor gevinst for Lægemiddelstyrelsen. Der vil blive konstitueret en dekan frem til en ny ansættelse kan falde på plads.
Det blev drøftet, at flere har modtaget mail fra Information i sagen om rektors rolle i aktindsigtssagen.
Institutleder oplyste, at aktindsigtsreglerne er gennemgået på Fakultetsledelsesmøde – det er kompliceret stof.
LSU-kursus – kan/tør vi planlægge?
LSU besluttede, at vi arbejder videre med at afholde LSU-kursus primo oktober.
Temadag om arbejdsmiljø den 10. juni
LSU har mulighed for at deltage – tilmeldingsfrist 1. juni. Invitation er fremsendt i særskilt mail til LSU.
Kommende LSU-møder: 22-09-2021 og 07-12-2021
Til evt. kommende møder:
Status på håndtering af aktiviteter under Covid-19 på instituttet: https://health.medarbejdere.au.dk/personaleforhold/corona-smitte-blandt-medarbejdere-paa-health/
Onboarding
AU’s normer for det daglige arbejdsliv skal indarbejdes i de lokale onboardingprocesser. I den forbindelse opfordres LAMU og LSU til dialog om den lokale forståelse af normerne for det daglige arbejdsliv.
Rekruttering (foreslået på LSU-møde 18-09-2020)
Vi skal tænke instituttets strategi, diversitet og ligestilling ind i arbejdet omkring de brede opslag.