Møde i Samarbejdsudvalget 22. september 2021

Deltagere: Thomas G. Jensen; Morten Schallburg Nielsen; Thomas Juhl Corydon; Per Brøndsted Höllsberg; Bertha P. Beck Mortensen; Steen Vang Petersen; Inger Merete S. Paulsen; Jani Kær; Agnete Larsen; Erling Melchior Dammand; Esben Thorup Boel; Bettina Grumsen
Afbud fra: Stinne Ravn Greisen; Gitte Fynbo Biller; Anne Flensborg
Referent: HR-partner Pia Lind Lunau Kristensen

 

 

1. Godkendelse af dagsorden
   Dagsordenen blev godkendt.
2. Godkendelse af referat af mødet den 26. maj 2021
   Referatet blev godkendt.
3. Orientering om økonomien - orientering v/institutleder
   Institutlederen orienterede om at der ikke er udsendt økonomi-bilag til dagens møde. ØR3 er under udarbejdelse og viser økonomien efter årets første tre kvartaler. ØR3 viser, at økonomien er i balance – det vil sige, at indtægter og udgifter balancerer nogenlunde. Der er desuden en fremgang i eksterne midler.
   LSU drøftede, at det kan være svært at gennemskue økonomien. Administrationschef Nikolaj Harbjerg har på FSU givet oplæg af økonomien – et oplæg der giver lidt større indsigt i og forståelse for økonomien og anvendt økonomi-model, der kan være forskellig mellem fakulteterne. Nikolaj vil kunne forklare Health-modellen, der bl.a. bygger på stabilitet og solidaritet, som bl.a. betyder, at hvis ét af Health’s institutter er udfordret, så dækker de øvrige institutter ind. At Fakulteterne ikke anvender samme økonomi-model kan give udfordringer ved tværfakultære samarbejder.
   LSU drøftede, at der ønskes større indsigt i økonomi-begreberne og måske mindre indsigt i det rent budget- og regnskabstekniske, såvel som der ønskes indsigt i de enkelte poster på en sådan måde, at LSU også vil kunne bidrage til og give deres besyv med ift. om budgetposter evt. kan ned- eller opprioriteres – hvilke knapper kan der skrues på.
   LSU drøftede, om LSU-kurset i november kan rumme økonomipunktet.
   HR oplyste, at det er Samarbejdssekretariatet, der står for gennemførsel af LSU-kurset i november – indholdet vil omhandle LSU’s formål, roller og forpligtelser, indholdet i SU’s arbejde etc.
   Institutlederen fastslog, at udgangspunktet i økonomien er godt, og at der på trods af ombygninger for 5 mio. kr. i dyrestalden og indkøb af bure for 4 mio. kr., fortsat er balance.
   LSU drøftede, hvorfor der allerede har været så store ombygninger af dyrestalden i Skou-bygningen. Institutlederen oplyste, at det hænger sammen med øget aktivitet – oprindeligt var der bekymring for, om dyrestalden var dimensioneret for stor, men der har løbende været nye og større behov, trods prisstigninger. Det er dyrestaldens oplevelse, at der blandt brugerne er større fokus på at lære at gøre tingene selv, så de ikke løbende skal betale for ydelserne udført af dyrestaldens medarbejdere.
   Institutlederen oplyste, at der fortsat forventes balance i instituttets budget for 2022 og 2023, mens der i 2024 kommer øget huslejeudgift pga. Bartholin-bygningen – det er en betydelig budgetpost. Institutlederen har for nuværende troen på, at en fortsat vækst i eksterne midler vil bidrage til at dække de øgede huslejeudgifter.
   LSU drøftede problematikken i, når bevillingsgiver alene giver 5% overhead – det er ikke nok til at dække huslejeudgifter etc. der følger med at huse en forskningsgruppe.
   LSU spurgte, om der er udsigt til, at instituttet eller Health indtænkes i de nye røde bygninger.
   Institutleder afkræftede dette, om end det ift. økonomi kunne være ønskeligt. Huslejeudgiften er anderledes i de røde bygninger, der ejes af Aarhus Universitets forskningsfond, fremfor i de gule bygninger, der er ejet af BYGST.
   Institutlederen oplyste, at i 2024 påbegyndes en renovering af anatomi-bygningen, og medarbejdere fra denne bygning skal således fordeles på Skou-bygningen og Bartholin. Det forventes, at instituttet også på det tidspunkt afhænder bygningerne 1160+1180.
   LSU spurgte til, om der fortsat skal være satellit-stalde – denne løsning ses ikke at være den mest optimale ift. medarbejdertilfredshed i dyrestalden.
   Institutlederen oplyste, at der nok fortsat vil være satellit i hvert fald i Bartholin-bygningen, når den tages i brug.
   LSU spurgte, om der er en plan for, hvilke medarbejdere, der skal være hvor ifm. flytning i 2024.
   Institutlederen oplyste, at der arbejdes på planer ud fra, at det måske kan være en opdeling fordelt efter instituttets fire forskningsområder.
   LSU drøftede om ombygning af Bartholin og kommende renovering af anatomi tager højde for kommende behov.
   Institutledelsen oplyste, at der er tænkt så praktisk som muligt og aftalt en fast pris - med erfaringen fra Skou-bygningen er det forventeligt den billigste løsning på sigt, idet Skou-bygningen har vist sig meget fleksibel og let at foretage ændringer i.
4. MUS- proces - orientering v/institutlederInstitutlederen orienterede om, at MUS-hjemmesiden nu er opdateret med små videoer om ”hvorfor MUS” – se link nedenfor. Det er gode og informative videoer om MUS. Institutlederen opfordrede til, at alle besøger MUS-hjemmesiden og bruger lidt tid på videoer m.v.
   Formålet med MUS er at sikre en forventningsafstemning mellem leder og medarbejder omkring resultater, opgaveløsning og relevant kompetenceudvikling, der kan bidrage til målopnåelse.
   Som noget nyt i år, er
   Samtaleguides er opdateret med spørgsmål om diversitet og ligestilling, jf. AU’s strategiske mål om ligestilling
   MUS-hjemmesiden er opdateret med videoer og håndgribelig information til forberedelse og overblik: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/kompetenceudvikling/mus/ 
   Hvilke medarbejdere er omfattet af MUS
   Alle ansatte på AU, med over 15 timer ansættelse ugentligt og mere end ½ års ansættelse, er omfattet af årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Det gælder, at det er en gensidig pligt mellem leder og medarbejder til at gennemføre samtalen jf. Kompetenceaftalen. 
   Forberedelse/lokale temaer – gengivelse fra referat af 26. maj 2021:
   ”LSU fandt – og med udgangspunkt i Jeannettes oplæg om trivsel på dagens LSU-møde – at det er oplagt at tage arbejdsmiljø med ind som en drøftelse af MUS, herunder det positive fokus: Fx hvad giver dig energi, og endvidere, at det bliver tydeligt for den enkelte, hvordan man bidrager til opgaveløsningen, målopfyldelse og den samlede strategi. Det er vigtigt, at man som individ har en oplevelse af at høre til og at bidrage. Det kunne også være relevant at drøfte fx kompetencetiltag for bestemte medarbejdergrupper, en forskningsgruppe el. lign., og så kompetenceudvikling bliver et mere fælles anliggende i stedet for et individuelt anliggende.”
   Institutlederen mindede tillige om Den Statslige Kompetencefond, hvor der kan søges støtte til kompetenceudvikling hos Den Statslige Kompetencefond. Der er ansøgningsfrist fire gange årligt og midlerne fordeles efter kompetencefondens kriterier. Der kan læses mere om fonden her.
   LSU drøftede, hvorvidt de nye spørgsmål om ligestilling og diversitet samt arbejdspladskultur og omgangstone ses at høre hjemme i MUS-samtalen.
   HR oplyste, at det er drøftet med Udviklings & Arbejdsmiljø, der oplyser, at det er tidsaktuelle spørgsmål, og at spørgsmålene er tænkt på individniveau og som en mulighed for at drøfte med sin leder. I den kommende APV vil der ligeledes være fokus på spørgsmålene.
   LSU drøftede, at hvis man oplever noget, skal det ikke afvente en årlig MUS-samtale med nærmeste leder. LSU drøftede tillige, at evt. tilbagemeldinger vil være svære at måle og handle på baggrund af. LSU drøftede, om der på AU er de rette fora til at drøfte nogle at disse svære spørgsmål, og siden at man fra AU’s side nu har valgt at sætte spørgsmålene ind i MUS-samtaleguides. Der var bred enighed i LSU om, at MUS skal handle om den enkelte og med fokus på udvikling – og bruges som sådan, mens APV kan afdække andet og mere.
   Institutlederen konkluderede, at LSU er alignet ift. de nye spørgsmål i MUS-guides.
   LSU drøftede, hvordan aftaleskema og AUHRA anvendes på instituttet.
   HR forklarede om systemet, herunder at flere institutter – grundet oplevelse af, at AUHRA er administrativt tung – har fravalgt at bruge systemet. AUHRA er dog den eneste mulighed for at opbevare et aftaleskema korrekt ift. GDPR, idet det alene er leder og medarbejder, der kan tilgå aftaleskemaet. LSU spurgte om et aftaleskema evt. kan opbevares på personalesag – HR oplyste, at det kan det ikke aht. GDPR, idet som minimum den medarbejder i HR, der skal journalisere aftaleskemaet, så har indsigt i aftaler mellem leder og medarbejder – og at hele HR-afdelingen i øvrigt har adgang til personalesagerne.
   LSU drøftede, hvor forpligtelsen til at følge op på MUS ligger. Der var bred enighed i LSU om, at det er en gensidig forpligtelse mellem leder og medarbejder, og at der som en del af MUS-samtalen med fordel kan aftales, hvornår der følges op af hvem – og ikke blot afvente næste års MUS.
   Afslutningsvist drøftede LSU muligheden for kompetenceudvikling, også her var der bred enighed i LSU om, at det er en fælles forpligtelse for leder og medarbejder at drøfte – nogle gange vil kompetenceudvikling være på individniveau, andre gange kan en leder med fordel tilrettelægge et forløb eller en udviklingsaktivitet for hele enheden.
   LSU efterspurgte, om alle MUS-ledere er godt nok klædt på til at afholde MUS.
   HR oplyste, at der løbende holdes MUS-kurser for ledere: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/kompetenceudvikling/ledelsesudvikling/vaerktoejskurser-for-ledere/mus-grundkursus-for-ledergrupper/ – eller har mulighed for individuel ledersparring om MUS: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/kompetenceudvikling/ledelsesudvikling/vaerktoejskurser-for-ledere/kom-godt-i-gang-med-mus-tilbud-om-sparring/
   Institutledelsen konkluderede, at der er en gensidig forpligtelse for leder og medarbejdere til at være forberedt til MUS og gøre sig tanker om, hvad der skal ske i fremtiden.
5. APV2022- fysisk og psykisk - drøftelse ved institutleder
   Institutlederen orienterede om, at APV2022 står for døren – spørgeskemaet forventes udsendt til besvarelse i uge 9-10/2022. Den fysiske APV er udarbejdet på en måde, der gør det muligt at følge op på de problemstillinger, der måtte blive påpeget omkring det fysiske arbejdsmiljø, mens den psykiske del af APV er anonym. Som allerede nævnt under MUS-punktet, vil der også i APV blive sat fokus på krænkende adfærd. Der er en særlig opmærksomhed denne gang på at spørge anderledes til emnet, idet seneste APV fra 2019 ikke viste de store problemer med krænkende adfærd, men efterfølgende har der været adskillige eksempler og underskriftindsamlinger, der har vist, at også AU har et problem med krænkende adfærd. Da der samtidig ønskes en vis sammenlignelighed ift. besvarelsen fra 2019, er man dog også opmærksom på, at spørgsmålene ikke kommer til at afvige for meget.
   Arbejdet med APV på AU videreudvikles løbende på baggrund af organisationens erfaringer med henblik på den bedste proces, som giver mening for enhederne og bidrager til at skabe gode arbejdspladser. APV’en giver et øjebliksbillede af arbejdsmiljøet som udgangspunkt for dialoger. Opfølgning på APV’en skal ikke ses som en opgave hvert tredje år, som overstås inden for en given periode, men som et værktøj for ledelse og medarbejdere, der kan bidrage til løbende at arbejde med at udvikle arbejdsmiljøet (både fysisk og psykisk). I forbindelse med tidligere APV har der været meget fokus på at drøfte selve APV-processen og formulering af spørgeskemaer. Det er i forbindelse med APV 2022 blevet foreslået, at AU sætter fokus på forventningsafstemning ift. mål og udbytte.
   I den forbindelse ønskes der en drøftelse, i både LAMU og LSU, af det ønskede udbytte af APV 2022, fx Forventet og/eller ønsket udvikling (svarprocent, den ønskede effekt, særlige emner m.m.)
   Hvordan vil samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen arbejde sammen om APV?Hvordan bruges APV aktivt som et værktøj i det løbende arbejde med udvikling af arbejdsmiljøet?Den overordnede tids- og procesplan for APV 2022 findes her: APV 2022 (au.dk).
   Næstformanden oplyste, at det på HSU er drøftet, om der skal være et kommentar-felt til at supplere afkrydsningerne i APV-spørgeskemaet. Det er en svær beslutning, idet man med kommentarfelter risikerer at kompromittere anonymiteten.
   LSU drøftede, at sidste gang fulgte AU op på APV-undersøgelsen med dialogmøder. Det er dog institutlederens oplevelse, at der ikke kommer et tilstrækkeligt antal medarbejdere til dialogmøderne, så det kalder på, at instituttet denne gang gør noget andet.
   LSU drøftede, at evt. diversitetsproblematikker ligeledes vil blive belyst i APV’en. Instituttet er langt med fx onboarding-programmer for internationale medarbejdere, men der kan sikkert gøres meget mere end det.
   LSU drøftede, at man måske med fordel kan invitere til dialogmøder inden for konkrete temaer, og med henblik på, at de fremmødte får indflydelse på mulige løsningsforslag til opfølgende handlinger.
   LSU drøftede, at der også i forbindelse med opfølgning på APV ses at være behov for at understrege den psykologiske tryghed, herunder igen henvise til tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, egen leder/kollegaer etc., hvis noget er svært at bringe frem.
   Institutlederen tog LSU’s forslag til efterretning.
6. Status på arbejdsmiljøindsatser - orientering v/institutleder
   Institutlederen mindede om instituttets igangværende initiativer. Morten Albæk kommer den 5. oktober og giver oplæg omkring meningsfuldhed. Næste initiativ i rækken omhandler resilience og det er instituttets egen tenure adjukt Antoine de Morree, der holder oplæg herom – oplæg som Antoine ligeledes har afholdt på Stanford. Antoines oplæg bliver udbudt både som fysisk møde og online-tilbud. Senest er afholdt stress workshop over et par eftermiddage. Planen for aktiviteterne kan ses nedenfor   

   
   
   Institutlederen spurgte, hvordan arbejdsmiljøet har det rundt omkring på instituttet.

   I dyrestalden opleves det, at der er en bedre kommunikation både ind- og udadtil ift. seneste APV fra 2019.
   LSU drøftede, hvordan der følges op på aktiviteterne som instituttet har fået god feed-back på. LSU fremsatte ønske om, at der følges op på aktiviteterne, så initiativerne i højere grad kommer ud at leve på instituttet. Måske kan der etableres netværk/åbne forum, hvor forskellige problemstillinger og problematikker kan drøftes. Medarbejdersiden tilkendegav, at måske skal flere initiativer også komme fra medarbejderne selv – det er godt, at ledelsen tager det alvorligt og igangsætter initiativer, men måske har det en anden virkning, hvis det kommer fra medarbejderne selv.
   Institutlederen tilkendegav, at et ønskescenarie for instituttet er at skabe en højere grad at fællesskabsfølelse og sammenhængskraft – at alle bliver glade, når en forskningsgruppe opnår en bevilling, og kan se, at det har positiv effekt for hele instituttet. Ledelsen kan skabe nogle rammer og sørge for, at medarbejderne får nogle gode oplevelser sammen. Ledelsen er opmærksom på, at det at have flere lokaliteter også kan have betydning for, om man føler sig som ét institut.
   LSU vil gerne hjælpe med planlægning af dialogmøder, når resultaterne af APV foreligger. Flere af tillidsrepræsentanterne pegede på muligheden for også at samle egne faggrupper til evt. drøftelser.
   Ledelsen supplerede med, at man i år også vil anvende GRUS i flere forskningsgrupper, dette bl.a. også med henblik på fællesskabsfølelsen.
   Institutlederen noterede sig, at evaluering bør ske efter hver aktivitet, og at der skal være et større fokus på næste skridt – efter en afholdt aktivitet.Seniorpolitik/seniordage - orientering v/HR

7.  HR redegjorde for det fremsendte bilag 2, der omhandler overenskomstteksten vedr. seniorbonus. Den nye seniorbonus forventes at træde i kraft 1. april 2022, og udgangspunktet er, at medarbejdere, der er fyldt 62 år, får udbetalt 0,8% af årslønnen – med mindre der er forud for udbetalingen er indgået aftale om, at beløbet i stedet ønskes konverteret til frihed og/eller ekstra pensionsbetaling. Overenskomstteksten er ikke endelig udlagt for nuværende, så ikrafttræden og hvordan ordningen skal administreres udestår fortsat. Både HR og formentlig også tillidsrepræsentanter er begyndt at få spørgsmål til ordningen. Det forventes ikke, at det er tillidsrepræsentanterne/de faglige organisationer, der skal foretage sig noget her. AU har naturligvis data på medarbejdere, der bliver omfattet af ordningen. Den nye ordning træder ikke i stedet for det nuværende cirkulære og fratrædelses- og seniorordninger. Det nuværende cirkulære vil dog blive opdelt i to, og også her afventes det nye cirkulære, der ifølge overenskomstteksten er trådt i kraft 1. april i år.

8. Highlights fra LAMU, FAMU samt FSU og HSU
    LSU medlemmerne opfordres til selv at orienterer sig i referaterne fra møderne.
   Materiale fra møderne i Institut for Biomedicins arbejdsmiljøudvalg (LAMU) findes her.
   Materiale fra møderne i Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) findes her.
   Materiale fra møderne i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) findes her.
   Materiale fra møderne i Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) findes her.
   Materiale fra møderne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) findes her.   

9. Eventuelt
   På LSU’s årsplan er følgende angivet som muligt punkt:
   ”Sygefraværspolitik/sygeprocesser”
   Hvad ønsker LSU at drøfte?
   LSU vil gerne have en gennemgang af sygefraværsprocessen. I FSU har HR-partner Louise Jensen givet et oplæg om muligheder, dele heraf kunne gentages overfor LSU.
   Punktet sættes på til december-mødet.
   LSU drøftede, om AU stiller mulighed for influenza-vaccine til rådighed.
   Institutlederen har ikke kendskab hertil. De medarbejdere, der får tilbudt vaccinen via e-boks, og som gerne vil vaccineres, opfordres derfor til at tage imod det personlige tilbud.

   Husk LSU-kursus den 10. november, nærmere info følger snarest