Deltagere: Thomas G. Jensen; Morten Schallburg Nielsen; Bertha P. Beck Mortensen; Steen Vang Petersen; Inger Merete S. Paulsen; Gitte Fynbo Biller; Agnete Larsen; Esben Thorup Boel; Anne Flensborg.
Afbud fra: Thomas Juhl Corydon; Stinne Ravn Greisen; Jani Kær; Erling Melchior Dammand.
Gæst: Administrationschef Nikolaj Harbjerg og Jeannette Madsen.
Referent: HR-partner Pia Lind Lunau Kristensen
- Gennemgang af økonomimodeller - v/administrationschef Nikolaj Harbjerg
Administrationschef Nikolaj Harbjerg gav introduktion til økonomimodeller på AU og Health med henblik på at give LSU større indsigt i forståelse for økonomien og de anvendte økonomi-modeller. Health-modellen bygger på stabilitet og solidaritet, som bl.a. betyder, at hvis ét af Health’s institutter er udfordret, så dækker de øvrige institutter ind. At Fakulteterne ikke anvender samme økonomi-model kan give udfordringer ved tværfakultære samarbejder. Nikolaj Harbjergs slides er fremsendt til LSU. - Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt – nyt pkt. 4 vedr. Corona-situationen. - Godkendelse af referat
Referatet blev godkendt. - Corona-situationen – v/institutleder
Institutleder orienterede om, at siden dagsorden blev udsendt, har Universitetsledelsen udmeldt:
”På Aarhus Universitet følger vi de nationale retningslinjer og anbefalinger i forhold til at holde smitten nede. Alle medarbejdere på Aarhus Universitet er fra og med mandag den 29. november 2021 pålagt at kunne fremvise gyldigt coronapas ved fysisk fremmøde på universitetets lokationer. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen opfordrer til, at universitetet følger op med kontrol af coronapas. Hovedsamarbejds- og Hovedarbejdsmiljøudvalgets formandskaber har her til eftermiddag den 26. november drøftet og aftalt, hvordan coronapas anvendes på AU, og hvordan opfordringen til kontrol håndteres. Medarbejdere kan forvente, at der foretages stikprøvekontrol. Det er nærmeste leders ansvar at sikre, at det sker.”
Institutlederen ønskede LSU’s besyv ift. spørgsmålet omkring, hvordan tjek af Corona-pas kan finde sted.
LSU drøftede, at alle medarbejdere skal have størst mulig tryghed i at gå på arbejde, og at alle overholder gældende retningslinjer ift. at kunne fremvise gyldigt Corona-pas. Flere i LSU fremsatte ønske om, at instituttet melder mere præcist ud, når en medarbejder oplyser at være smittet. Alene med henblik på, at kolleger, der har opholdt sig i samme bygning/på samme etage etc. kan tage egne forholdsregler og lade sig teste, hvis man har været tæt på den smittede kollega.
Af hjemmesiden fremgår det:
”Det er nærmeste leders ansvar:
at afklare, sammen med medarbejderen og Styrelsen for Patientsikkerhed, hvilke kolleger og studerende, medarbejderen har haft tæt kontakt med på universitetet.
at der straks gives besked til kolleger og studerende, der bør gå i selvisolation og/eller lade sig teste. Lederen skal orientere pågældende om, at der er konstateret smitte hos en, de har været i kontakt med (uden angivelse af identitet), og bede medarbejdere/studerende følge Sundhedsstyrelsens retningslinjer om opsporing og håndtering af nære kontakter.
at der hurtigt bliver iværksat en grundig rengøring af medarbejderens arbejdsstation og tilhørende områder.
at informere øvrige relevante kolleger om, at ”en medarbejder er sygemeldt eller hjemsendt pga. COVID-19, at kolleger i risiko for smitte er orienteret, og at arbejdspladsen er rengjort”. Specifikke medarbejderes konkrete sygdom bør principielt ikke nævnes (jfr. GDPR).”
Institutlederen tog LSU’s input til efterretning – der vil fremadrettet blive kommunikeret ud ved kendskab til smitte.
LSU drøftede tillige, om der skal være tale om stikprøve-kontrol eller mere målrettet kontrol.
Institutledelsen vil, jf. angivelsen på hjemmesiden, foretage stikprøvekontrol.
HR supplerede med oplysning om, at en leder ikke har krav på at vide, om den enkelte er vaccineret, har været smittet eller får foretaget test – der er alene adgang til at tjekke, om Corona-pas er grønt.
Medarbejdere, der sygemelder sig, opfordres til at oplyse, hvis der er tale om Corona.
LSU opfordrede til, at skilte fonyes, spritstandere evt. flyttes samt at der sikres adgang til håndsprit og bordafspritning i alle møderum – og med henblik på at skabe fornyet opmærksomhed på anbefalingerne. Institutleder vil kontakte Bygningsservice med denne opfordring. - Økonomi - Orientering v/institutleder og forretningscontroller
Institutleder orienterede kort om resultatet i Økonomirapport 2022-25.
Instituttet forventer ultimo 2025 et akkumuleret underskud på 25 mio. kr. Underskuddet svarer til den ekstra udgift, der er ved udskydelse af indflytningen i Bartholin med et år (dobbelt husleje) og de udgifter der er relateret til indflytningen i Bartholin. Den ekstraudgift, der er til dobbelt husleje forventes dækket af BYGST. Instituttet håber på, at der også opnås hjælp til at dække flytteomkostninger.
Instituttets økonomi er påvirket af en væsentlig huslejestigning og store ombygningsudgifter. For at få et budget i balance (når der ses bort fra dobbelt husleje og flytteudgifter mv., jf. ovenfor) er der indarbejdet en u‐udmøntet besparelse på, 3 mio. kr. i 2023, 5 mio. kr. i 2024 og 6 mio. kr. i 2025. Der arbejdes desuden på at øge indtægterne fra et nyt forskningscenter eller fra spinouts (startups), således at de kan finansiere et beløb svarende til ca. huslejen i Einarsson‐bygningen. Der budgetteres med en ekstraindtægt hertil på 8 mio. kr. i 2025. Institutlederen supplerede med, at der er tale om engangsudgifter og således ikke et generelt og strukturelt problem.
LSU havde en række spørgsmål til de enkelte poster og ikke mindst den store ændring siden fremlæggelse på institutmøde i november, og som er bekymrende.
Økonomi bekræftede, at budgetlægningsopgaven løbende ændrer sig – forstået på den måde, at nogle gange er opgaven at præsentere et budget i 0, andre gange afspejle, hvor udfordringen reelt ligger – og det er den beslutning, der er taget forud for det fremsendte økonomibilag.
LSU ønskede tillige belyst, hvad uudmøntede besparelser betyder.
Institutleder og Økonomi oplyste, at der skal findes besparelser andre steder i budgettet for at udligne de uudmøntede besparelser. På et institut som Biomedicin, anses størrelsen af de uudmøntede besparelser ikke som værende kritiske, da instituttet samtidig fortsætter den ambitiøse rekrutteringsstrategi, der ses at styrke instituttet i konkurrencen om eksterne midler.
Institutlederen præciserede, at flytteudgifter er et anslået beløb – det kan reelt blive mindre eller højere.
Økonomi supplerede med, at det forventes, at BYGST betaler for den ekstraudgift, der er ved, at udskydelsen af indflytningen i Bartholin er forlænget.
En del af instituttets udfordring omkring ombygning og flytteudgifter er opstået/opstår på baggrund af en række nye, store forskningsgrupper, der alle ønsker at have de bedste faciliteter.
Institutlederen påpegede, at det er afgørende vigtigt med overhead ifm. eksterne bevillinger og/eller, at udgifter søges inddækket på anden vis i ansøgningerne.
Økonomi supplerede med, at der arbejdes på et ”katalog” til forskerne over, hvad de skal være opmærksomme på evt. at søge midler til.
Institutlederen oplyste, at ift. at søge indtægter øget, så kigges der bl.a. på prissætning af dyrestaldens ydelser, men på en måde så alle fortsat har mulighed for at gøre brug heraf. - APV, fysisk og psykisk - orientering v/HR
Den overordnede tidsplan for APV findes her:
https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/
Institutleder har et ønske om at nedsætte en APV-følgegruppe. Følgegruppen skal hjælpe institutlederen med at læse rapporterne og sparre ift. indsatser. Ud over institutleder, den daglige arbejdsmiljøleder (Birgitte Mønster Christensen) og mulige LAMU-medlemmer, ønsker institutleder, at APV-følgegruppen også består at medlemmer fra LSU. Agnete Larsen og Bertha Beck Mortensen meldte sig til at indgå i arbejdsgruppen. - Valg/udpegning af medlemmer og suppleanter til LSU - orientering v/institutleder og næstformand for LSU
Der skal snarest igangsættes en proces omkring valg af medarbejderrepræsentanter samt suppleanter til LSU, da det nye LSU er gældende for perioden 1. marts 2022 – 29. februar 2024. Ledelsesrepræsentanter samt suppleanter herfor, udpeges af institutlederen og er gældende for den samme periode. Konstituering af LSU vil komme på som et punkt til første LSU møde i 2022.
Næstformanden initierer på medarbejdersiden. - Mødedatoer 2022 - orientering v/institutleder
22. marts, 14. juni, 21. september og 8. december. - Evaluering af LSU årshjulet for 2021 samt revidering/gennemgang af LSU årshjulet for 2022 - drøftelse v/institutleder og næstformand
LSU besluttede, at årshjulet kan fortsætte uændret i 2022. Ad hoc punkter kan altid tilføjes, såvel som APV vil fylde mere i 2022. - Årlige lønforhandlinger 2022 – orientering v/institutleder
I perioden 2. februar til 24. februar 2022 kan medarbejderne give oplysninger til brug for de årlige lønforhandlinger. Datoerne for lønforhandling på Institut for Biomedicin er nu reserveret i ledelsens kalendere til at finde sted 16. maj, 19. maj og 20. maj. Forhandlende tillidsrepræsentanter må meget gerne reservere datoerne i egne kalendere. - Lønkatalog HE 2023 – orientering v/HR
FSU har indgivet forslag til dekanen til medarbejderrepræsentanter til arbejdsgruppen, og dekanen har tiltrådt forslaget. Arbejdsgruppen består dermed af følgende medarbejder- og ledelsesrepræsentanter:
- Malene Hviid, Institut for Klinisk Medicin
- Steen Vang Pedersen, Institut for Biomedicin
- Søren K. Kjærgaard, Institut for Folkesundhed
- Agnete Larsen, Institut for Biomedicin
- Bertha Beck Mortensen, Institut for Biomedicin
- Inger Merete Paulsen, Institut for Biomedicin
- Siri Beier Jensen, institutleder på Institut for Odontologi og Oral Sundhed
- Thomas G. Jensen, institutleder på Institut for Biomedicin
Ligesom tidligere indtræder både medarbejder- og ledelsesrepræsentanter i arbejdet med mandat fra deres bagland således, at alle interesser er repræsenteret i arbejdet.
Deadline for at komme med ændringsforslag til lønkataloget til HR som understøtter arbejdsgruppen i arbejdet med revideringen den 31. december 2021. Ændringsforslag skal indsendes via den medsendte formular til HR-partnerne Annett Bülow Højgaard (aba@au.dk) eller Lonni Hou (lhou@au.dk). Agnete er tovholder for medarbejdersiden, Institut for Biomedicin. - Highlights fra LAMU, FAMU samt FSU og HSU
LSU medlemmerne opfordres til selv at orienterer sig i referaterne fra møderne.
Materiale fra møderne i Institut for Biomedicins arbejdsmiljøudvalg (LAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) findes her.
Næstformand for FSU oplyste, at det der fylder i FSU-sammenhæng er dimensionering og udflytning på det ene af Health’s institutter, Folkesundhed.
Institutlederen informerede om, at Birgitte Mønster Christensen har overtaget som daglig arbejdsmiljøleder for Peder Søndergaard Madsen. LAMU-møder foregår nu på engelsk. - Eventuelt
Slides fra LSU-kursus vedhæftet. Ønsker LSU at samle op og arbejde videre med læring fra kurset?
Det blev aftalt, at sekretær for LSU renskriver noter fra dagen. Punktet dagsordensættes – og noterne sendes som bilag – til næste LSU-møde med henblik på at aftale, hvordan der følges op på LSU-kurset.