Til stede: Thomas G. Jensen; Morten Schallburg Nielsen; Thomas Juhl Corydon; Per Höllsberg; Bertha Mortensen; Steen Vang Petersen; Inger Merete Paulsen; Jani Kær; Stinne Ravn Greisen; Gitte Biller; Agnete Larsen; Erling Dammand; Esben Boel; Ulla Vosegaard Als.
Fraværende: Anne Flensborg, Birgitte M. Christensen.
Sekretrariat: HR-partner Pia Lind Lunau Kristensen
- Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt. - Godkendelse af referat af 09-12-2020 – referat vedlagt
Referatet blev godkendt. - Vedtagelse af årshjulet for 2021 og evaluering af årsjulet for 2020 v/HR
LSU bemærkede, at flere temaer er nævnt til 3. LSU-møde. Disse kan med fordel spredes ud. Bertha supplerede med, at hun og Thomas er obs på sammen med HR, at dagsorden ikke bliver for lang.
Der var ikke yderligere forslag til temaer for nuværende, så sættes blot på ad hoc, når behov opstår. - Orientering om økonomien - orientering v/institutleder
Thomas oplyste, at der siden udsendelse af dagsorden er udarbejdet bilag til dagens møde - Pia udsender bilaget umiddelbart efter mødet. Overordnet er økonomien i balance fsa. institutøkonomien, og på eksterne midler vækster instituttet fortsat. Corona har influeret regnskabet, med bl.a. færre indtægter, men alligevel er der balance. STÅ-indtægterne har været uændrede, ligeså udgifter til lønninger. Ombygninger har betydet større omkostninger.
En række fonde har givet bindende tilsagn, og det betyder, at der fortsat er stor positiv tilgang af eksterne midler. Instituttets forbrug af eksterne midler er steget fra 147 mio. kr. i 2019 til 160 mio. kr. i 2020 og på sigt er der en forventning om at komme på plus 200 mio. kr. Væksten af eksterne midler betyder flere ansatte og dermed pres på bygninger samt core-faciliteter. Det er positivt, at overhead også er øget.
Der blev spurgt til, om der evt. har været besparelse for instituttet som udtryk for manglende rejseaktivitet. Det er kun tilfældet i mindre grad, idet langt de fleste rejseomkostninger dækkes af eksterne midler.
Der blev ligeledes spurgt, om den mulige udvidelse med anatomi-bygningen er indregnet i de kommende års budgettet. Thomas oplyste, at det er de, men også at det fremstår som en udfordring om 2-3 år, hvor huslejeudgiften i givet fald skal betales. Der er en forhåbning om, at AU selv kan få lov at forestå ombygningen, det vil måske give en betydelig besparelse.
Der blev spurgt til ombygningen af Bartholin, der ses at trække ud. Thomas orienterede om, at byggeprojekter er komplekse, der kommer hele tiden ny udvikling og dermed nye overvejelser. Thomas deltager i byggemøder. Der er for denne renovering laves en fastpris-kontrakt, men det betyder, at man løbende drøfter præmisserne for den faste pris. Instituttet er udfordret af at mangle m2 mens renovering pågår og har samtidig dobbelt husleje. For nuværende foreligger der ikke en endelig tidsplan, men den generelle vurdering er, at renoveringen er gennemført om ca. 2 år.
Det er planen at anatomi-bygningen skal bruges til laboratorie-faciliteter og kontorer.
Thomas redegjorde for regnestykket omkring STÅ – og som efterspurgt på seneste LSU-møde. Se eftersendt bilag. Modellen sigter frem til 2022 – det fremgår ikke af bilaget, hvordan modellen ser ud fra 2022. Thomas undersøger med Økonomi. Generelt er der behov for at dykke yderligere ned i uddannelsesøkonomien og afdække, hvilken betydning en evt. ændret gennemførelsestid har af betydning for instituttet. Det får Thomas kigget på sammen med Økonomi. - Optakt til de årlige lønforhandlinger - orientering v/institutleder og HR
Pia oplyste, at medarbejdere har kunnet udfylde skema med oplysninger til brug for lønforhandling 2021 i perioden 4. februar til 25. februar 2021. HR arbejder lige nu på, at få ansøgningsmateriale klargjort til tillidsrepræsentanter og forhandlende ledere med henblik på at kunne fremsende snarest. Lønforhandling på Institut for Biomedicin finder sted 30. april, 6. maj og 11. maj –tillidsrepræsentanterne bedes derfor reservere disse datoer i egne kalendere. De konkrete forhandlinger bookes først, når antallet af anmodninger kendes. AC-organisationerne melder snarest tilbage, om de ønsker individuelle forhandlinger eller at forhandle sammen.
Alle forhandlinger sker i 31.3.2012 niveau – bortset fra engangsvederlag der vil være i aktuelt niveau. Som udgangspunkt er alle tillæg pensionsgivende. Dog er engangsvederlag ikke pensionsgivende. Universitetsledelsen har fastlagt rammen for lønforhandlinger 2021 til 0,5 % af lønsummen til kvalifikationstillæg/funktionstillæg, omklassificeringer og engangsvederlag. Dekanen har truffet beslutning om, at lønforhandlingsbudgettet for 2021 er op til 0,5 % af lønsummen.
Der blev spurgt til om ph.d.-ansættelser genererer lønsum til forhandling, og hvordan midlerne fordeles. HR bekræftede, at lønsum for ph.d.-ansættelse indgår i instituttets samlede lønsum. Thomas supplerede med, at Biomedicin i 2020 anvendte rammen på de 0,5%.
Der blev spurgt til, om man som TR kan anvende det fremsendte løndata til at beregne de 0,5%. HR og Thomas oplyste, at det kan man og som tommelfingerregel. Det kan være nødvendigt at tilgodese fx mindre forhandlingsområder med nogle flere midler, da organisationen ellers ikke vil have mulighed for at forhandle tillæg af en fornuftig størrelse til de medarbejdere, de repræsenterer. - Opfølgning på MUS – drøftelse
LSU drøftede, at udover at MUS er gensidigt forpligtende for leder og medarbejder, så bør MUS også kvalitativt give udbytte, fx med inddragelse af instituttets strategi og AU’s overordnede strategi og således at MUS kan bruges til en drøftelse af, hvordan den enkelte medarbejder kan se sig selv i strategien og kompetenceudvikle sig i takt med instituttets behov – eller behov uden for instituttet, hvis der fx opstår bevillingsmangel.
LSU drøftede, at den enkelte medarbejder kan have en oplevelse af, at fx en gruppeleder skal tilbage til institutleder og fx afstemme kompetenceudvikling. Der er formentlig en række videnskabelige medarbejdere der kunne ønske at holde MUS med institutlederen.
Thomas fastslog, at det ikke er muligt for ham at holde MUS med hele gruppen af videnskabelige medarbejdere eller alle instituttets 450 medarbejdere. Thomas oplever, at han har en stærk ledergruppe og at institutledelsen løbende afstemmer, hvad der skal drøftes på kommende MUS og følger op på generelle tilbagemeldinger vedr. afholde MUS. Thomas sikrer sammen med institutledelsen, at ledere klædes bedst muligt på til MUS-samtalerne. Institutledelsen følger op på, om alle ledere har holdt MUS. Instituttet skal løbende afrapportere på afholdt MUS til fx Fakultetsledelse og HSU.
LSU var enige om, at MUS er vigtig – ikke mindst i Corona-tid.
LSU drøftede karriereudvikling som mange af de yngre og/eller tidsbegrænsede videnskabelige medarbejdere er optaget af. Thomas oplyste, at alle videnskabelige medarbejdere i den situation er velkommen til en drøftelse med Thomas. Oftest kan Thomas dog ikke love større sikkerhed i ansættelsen. Det er ofte de eksterne midler, der definerer karrieremuligheder. I forbindelse med instituttets brede opslag, er Thomas omhyggelig med at vende tilbage til de interne ansøgere, der måtte have søgt, men ikke er kommet i betragtning til de faste stillinger. Viceinstitutlederne supplerede med, at de i udgangspunktet har MUS med de fastansatte gruppeledere – hvilket betyder, at det som udgangspunkt vil være gruppelederne, der har MUS med de tidsbegrænsede ansatte. Institutledelsen modtager gerne input, hvis tillidsrepræsentanter oplever, at karrierespørgsmålet ikke drøftes mere lokalt, og som sagt er det muligt at få en samtale med Thomas.
LSU drøftede, at GRUS kan være en mulighed for drøftelser på mere generelt plan, og som en mulighed for at øge sammenhængskraften.
En enkelt medarbejdergruppe er ikke indkaldt til MUS. Thomas følger op.
Bertha har eftersendt vedhæftede bilag, som HR lovede at sende ud med det endelige referat. - Trivsel – rollefordeling, medarbejderen, lederen, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og HR - hvor går man hen som medarbejder
Der var forud for mødet fremsendt link til oplægget ”Psykologisk tryghed – et fælles ansvar” v/Christian Ørsted. Oplægget er filmet ifm. afholdt AU-temadag om arbejdspladskultur og krænkende adfærd den 17-11-2020.
LSU drøftede, at tillid og tryghed er en forudsætning for, at turde tale om trivsel – eller mistrivsel. Det blev drøftet, at tidsbegrænsede ansættelser kan medføre utryghed hos den enkelte medarbejder.
LSU drøftede, at det kunne være godt, hvis den enkelte medarbejder kender mindst to ledere, så udover egen leder også den leder, som lederen refererer til. Tillidsrepræsentanterne har drøftet, om de kan gøre noget for at være mere synlige og for at introducere sig til nye medarbejdere. Måske kan man lave en ”kend-din-TR kampagne”, og institutledelsen kan overveje, om der evt. er plads på intromøderne for nye medarbejdere til, at en eller to TR’ere deltager på intromøderne og fortæller om TR-organet – måske kan man supplere med en folder, der kan udleveres og hjemmesiden kan tjekkes ift. om man kan skærpe opmærksomheden på TR og AMR her. Nogle TR’ere holder løbende møder med dem, de repræsenterer. Der er netop gennemført valg til AMR, og i den forbindelse kunne man ligeledes lave en ”kend din AMR kampagne”. LSU drøftede, at man også kan hjælpe nye medarbejdere til at få kendskab til mere uformelle netværk, ph.d.-forening, andre foreninger og fora. Buddy og/eller mentor-ordning som obligatorisk tilbud til nye medarbejdere kan også være med til, at den nye medarbejder får en større indsigt i de mere uformelle ting, der vedrører arbejdspladsen.
LSU drøftede, at kulturforskelle og værdier tillige har betydning for, hvem den enkelte finder, at vedkommende kan have tillid til. Kendskabet til organisationen er en forudsætning for, at der kan opnås tillid, og dermed drøfte de svære ting.
Thomas oplyste, at som udgangspunkt har resultaterne af APV været fine fsa. psykisk arbejdsmiljø, men nogle trives bedre end andre med at være løstansat. Utryghed ifm. ansættelse kan udløse stress – og der er generelt meget fokus på karriere. At have mange muligheder kan også skabe usikkerhed ift. hvad man som enkelt medarbejder skal fokusere på. Thomas bemærker, at institutledelsen og gruppeledere generelt bør sikre forventningsafstemning og tydelighed omkring muligheder, krav og forventninger. Antallet af faste stillinger ved instituttet bliver ikke flere – og der bliver større konkurrence, da der ansættes flere medarbejdere på eksterne bevillinger.
LSU var enige om, at trivsel bør have særligt fokus – særligt i Corona-tid.
Thomas orienterede om, at instituttet har igangsat en trivselskampagne. Den blev skudt i gang med Thomas’ nyhedsbrev i fredags, og i det kommende år vil der løbende være nye indsats-fokusområder. Temaerne vil blive behandlet forskelligt, nogle gennem skrift andre med oplæg etc. om emnet. Instituttet har flere medarbejdere, der er blevet stressramt – det er meget hårdt for den enkelte, så hvis kampagnen og fokus på emnet, kan hindre, at bare én medarbejder går ned med stress, så er det, det hele værd. LSU drøftede, at det kan ses som svaghedstegn at bede om hjælp –der skal være tilstrækkelig tillid og tryghed til, at man kan sige til, hvis man har brug for hjælp. Der påhviler alle et ansvar for at tage handling på, hvis man iagttager, at en kollega ikke har det godt eller ikke trives. Det blev bemærket, at der i filmen blev sagt, at man ikke bør sige til én, der ikke har det godt: ”Nu skal du passe på dig selv”, men i stedet tage ansvaret på sig selv og evt. spørgeeller undersøge, hvad man kan hjælpe kollegaen med.
Forskning viser, at der er en tydelig sammenhæng mellem jobtrivsel og performance.
LSU opfordrede til, at interaktion indtænkes i kampagnen, hvor det er muligt, og ikke mindst, når det igen er muligt at mødes fysisk og med henblik på, at sammenhængskraft styrkes. I dag har enkelte enheder oprettet ”kaffe-rum”, hvor man kan tjekke ind og få en uformel snak med kollegerne.
LSU blev enige om på næste LSU-møde at evaluere på gennemførte aktiviteter.
Instituttets onboarding-programmer vil blive gennemgået og evt. justeret ift. LSU’s drøftelser på dagens møde. - Highlights fra LAMU, FAMU samt FSU og HSU
Der blev orienteret om, at Nat/Tech står i en økonomisk udfordring. Det kan bla. betyde, at øvrige Fakulteter får mulighed for – i forbindelse med ledige stillinger – at overtage evt. overtallige medarbejdere fra Nat/Tech.
LSU medlemmerne opfordres til selv at orienterer sig i referaterne fra møderne.
Materiale fra møderne i Institut for Biomedicins arbejdsmiljøudvalg (LAMU) findes her
Materiale fra møderne i Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) findes her.
Materiale fra møderne i Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) findes her.
Materiale fra møderne i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) findes her. - Eventuelt
Kommende møder 26-05-2021, 22-09-2021 og 07-12-2021
Det blev nævnt, at Biomedicin ikke har gennemført APV-spotmåling. Thomas oplyste, at der lige var gennemført en flytte-APV, da opfordringen til spotmålinger kom, og det blev derfor vurderet ikke at være nødvendigt med spot-måling. Da Corona-hjemsendelsen har trukket væsentlig ud, og vi fortsat ikke ved, hvornår vi kan være tilbage, vil Thomas tage med i arbejdsmiljøudvalget, om der er grundlag for at gennemføre spotmålingen nu.
Til evt. drøftelse på senere møde/r:
Status på håndtering af aktiviteter under Covid-19 på instituttet:
https://health.medarbejdere.au.dk/personaleforhold/corona-smitte-blandt-medarbejdere-paa-health/
Onboarding
AU’s normer for det daglige arbejdsliv skal indarbejdes i de lokale onboardingprocesser. I den forbindelse opfordres LAMU og LSU til dialog om den lokale forståelse af normerne for det daglige arbejdsliv.
Rekruttering (foreslået på LSU-møde 18-09-2020)
Vi skal tænke instituttets strategi, diversitet og ligestilling ind i arbejdet omkring de brede opslag.