Møde i Samarbejdsudvalget 3. juni 2020 (via Zoom)

Til stede: Thomas G. Jensen,  Thomas Juhl Corydon, Birgitte M. Christensen, Per Høllsberg, Bertha Mortensen, Inger Merete Paulsen, Ulla Vosegaard Als (for Anne Flensborg), Esben Boel, Jani Kær, Gitte Biller, Agnete Larsen, Erling Dammand.
Fraværende: Morten Schallburg Nielsen, Steen Vang Petersen, Rasmus H. Olesen.
Andre deltagere: Christoffer Madsen Raben.    

  1. Godkendelse af dagsorden
    Dagsordenen blev godkendt. Det blev bemærket at evaluering af lønforhandlingerne kommer på næste møde, da de endnu ikke er afsluttet.
  2. Godkendelse af referat fra møderne d. 4. marts og 24. april 2020
    Referaterne blev godkendt
  3. Status på genåbning af instituttet
    Thomas G. indledte punktet med at fortælle at det har været en svær proces med nedlukning og genåbning. Formålet med punktet på dagsordenen er at få besvaret eventuelle spørgsmål. Det medførte en drøftelse om at mødes med kolleger på tværs af bygninger. Hertil er holdningen at man skal bruge sin sunde fornuft. Hvis der er tale om møder med få medarbejdere, hvor et par stykker kommer fra andre bygninger, er det ok at holde mødet fysisk.
    Det blev igen pointeret hvor vigtigt det er at overholde retningslinjerne på instituttet. Man skal blive ved med at være meget forsigtig, og at alle skal hjælpe hinanden med at sørge for, at retningslinjerne bliver overholdt. Forslag om at stille det maksimale antal stole i lokalerne, samt at bruge velkomstskærmene til at kommunikere retningslinjerne ud, blev foreslået som mulige løsninger.
  4. Økonomi
    Thomas G: orienterede om økonomien. Tallene for ØR1 viser nogenlunde styr på økonomien ved både delregnskab 1-2, og 4-5. Tallene er dog præget af usikkerhed om corona-nedlukningens indflydelse på økonomien, herunder om de studerende vil bestå på samme niveau som de plejer, eventuelle ændringer i indtægter i dyrestalden m.m.
    Det forventes at udgifter til vand og varme har været lavere under nedlukningen, hvilket kan være en besparelse.
    Det blev bemærket at HSU på det seneste møde drøftede AUs egenkapital på 14 pct. af omsætningen, hvor målsætningen er en egenkapital, som er på ca. 10 pct. De 4% vil kunne bruges til at kunne modstå udefra kommende påvirkninger af AU’s økonomiske rammevilkår, som f.eks. Corona-situationen.
    Udvalget rundede punktet af med en drøftelse af ressourceallokering og budgetmodeller.
  5. MUS
    Thomas G. indledte punktet med at understrege, at alle medarbejdere på instituttet skal have en årlig MUS-samtale. Alle har fået tilbudt MUS - nogen på efterbevilling – men da ikke alle bruger AUHRA, kan der ikke trækkes data på det.
    Udvalget drøftede forbedringsmuligheder til den kommende MUS-runde. Her blev særligt lagt vægt på mulighederne for kompetenceudvikling. En vinkel er at drøfte og have forståelse for kompetenceudvikling, der er relevant for medarbejderens udvikling, men som ikke nødvendigvis kommer den nuværende MUS-leder til gode. En anden vinkel er at MUS-ledere skal klædes bedre på ift. at kende mulighederne for kompetence- og karriereudvikling – både ift. den enkelte medarbejders udviklingspotentiale og instituttets kompetencebehov. Her er det nødvendigt at afklare hvor udgifterne skal ligge, hvis der ikke er tale om gratis tilbud.
    Udvalget var enige om, at det kan være relevant at komme ind på stress i løbet af samtalen, men at det ikke skal være et fast punkt på dagsordenen. Karriereudvikling blev ligeledes drøftet som et relevant tema. Thomas G. har løbende karrieresamtaler med løst-ansatte VIP’ere. Instituttet får stadig flere løst-ansatte VIP’er, og vi skal tage hånd om dem. Karrieresamtaler for TAP’ere blev efterfølgende diskuteret og der var opbakning blandt ledelsesrepræsentanterne.
    Stressfolderen er udbredt blandt visse faggrupper, men kan godt bruge fornyet opmærksomhed på instituttet. Udvalget diskuterede mulige steder at gøre pjecen tilgængelig, herunder kantiner, frokoststuer, samt områder hvor der er affolket i løbet af arbejdsdagen. Derudover blev det foreslået af LAMU kan bidrage til at udbrede kendskabet til stressværktøjerne.
  6. Arbejdsmiljøstatistik for det forgangne år
    Thomas G. orienterede om arbejdsmiljøstatistikken. Instituttet ligger højt på arbejdsulykker, sammenlignet med andre institutter. Tallene viser at arbejdsulykkerne stiger hen imod frokost, og at der bør der kigges på mulige årsager til dette. Psykologisk rådgivning ligger ligeledes højt, sammenlignet med resten af fakultetet. Udfordringen er her at man ved anonyme sager er, at man ikke ved om rådgivningen var tilstrækkelig hjælp til den pågældende medarbejder.
  7. Seniorordninger
    Thomas G. introducerede punktet ved at sige, at han meget gerne ville have en dialog om den rigtige måde, at håndtere seniordage og seniorordninger på instituttet. Snakken tog udgangspunkt i materialet fra AU’s hjemmeside om seniorordninger og seniordage.
    Thomas G. bemærkede at det er en rigtig god ordning, men at den er dyr for instituttet, da vi selv betaler for udgifterne til begge ordninger. Han vil derfor gerne have en dialog om, at man kan enten tildeles seniorordning eller seniordage, for at flest mulige får glæde af ordningerne. På HE skal dekanen godkende begge dele, og man kan max tildeles op til 6 seniordage om året.
    Der var tilslutning til at det er en god måde at vise medarbejdere, at de er værdsatte, og fastholde dem på universitetet. Derudover blev det påpeget at begge ordninger kan have positiv indflydelse, så som mindsket fravær og tiltrængt hvile, samtidig med at vi fastholder kompetencer og viden. Drøftelsen fortsatte og der blev udtrykt forståelse for, at ikke alle kan få en ordning, men at der både skal være en god begrundelse herfor, samt at det kan være en god idé at forventningsafstemme med medarbejderen, før beslutningen træffes.
    HR må fortsat gerne hjælpe med at sørge for, at der afholdes seniorsamtaler, og ellers er der en forventning om, at man kontakter ledelsen, hvis man ønsker en samtale. Da der reageres forskelligt på seniorsamtaler, blev det foreslået at det kan nævnes under MUS, så medarbejderen er forberedt på det.
  8. Eventuelt
    Udvalget diskuterede udfordringer ved forlængelse på grund af corona, for ph.d. og løst-ansatte VIP’ere. Eventuelle forlængelser sker på baggrund individuel vurdering. For at kunne få en sådan forlængelse er kravet bl.a., at man selv skal finde penge et sted, da instituttet ikke har pengene til det.
    Der arbejdes på at få afholdt SU-kursus efter sommerferien.
    Instituttet modtog donationer fra omverdenen til forskning i corona-virus, hvilket har resulteret i, at instituttet øger fokus på at gøre det lettere for omverdenen at donere penge til instituttet til eksisterende forskningsområder.