Møde i Samarbejdsudvalget 10. december 2018

Til stede:  Thomas G. Jensen, Thomas Juhl Corydon, Morten Schallburg Nielsen, Birgitte Mønster Christensen,  Bertha Mortensen (næstformand), Per Höllsberg, Bettina Grumsen, Inger Merete Paulsen, Anne Flensborg, Esben Boel, Steffen Junker, Helle Damkier, Rasmus Olesen, Claus Bülow Knudsen
Fraværende: Dorte Hermansen. 
Andre deltagere: Dagmar Brøndt Kjær (referent), Kenneth Kronow.

 

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Økonomi
    Bilag 1, budget 2019-2021
    Thomas og Kenneth gennemgik budget for 2019-2021 og orienterede kort om 2018.
    Der er i 2018 forventeligt et underskud på ca. 10 mio. Usikkerheden skyldes, at regnskabet endnu ikke er lukket. Underskuddet hat været forventet og der har fra tidligere år været overført opsparing på ca. 14 mio. kr.
    Underskuddet skyldes primært flytteudgifter. Uanset at der ikke er flyttet ind i Skou-bygningen endnu, er der brugt en del midler til bl.a. indkøb af borde, stole og inkubatorer.
    Det har været påkrævet, at der blev lavet budget for 2019-2022, der balancerer. Der er dog adskillige usikkerheder, da flyttetidspunkt og ombygninger ikke er fuldt ud påregnelige. Blandt andet er det forudsat, at der kan flyttes tilbage til Bartholin i 2021, og dette forventes i dag først at kunne ske i 2022. Hertil kommer ny økonomimodel. Kenneth forklarer, at økonomimodellen ikke forventes at påvirke institut for Biomedicins økonomi negativt. Det drøftedes, at det er problematisk, at det er svært at sammenligne budget og regnskab, når der i mellemtiden kommer ny økonomimodel. Ny økonomimodel forventes ikke før 2021.
    Stigningen i udgift til lønninger skyldes i vidt omfang indeks-regulering af de allerede eksisterende lønninger. Der er budgetteret med en ekstra lektor og ½ laborant/bioanalytiker per undervisningsteam pga. det øgede optag af studerende.
    Der budgetteres med et større intern salg. Indtægtsstigningen skyldes primært prisstigninger i stalden.
    Der betales ikke husleje for Skou-bygningen endnu. Der er indgået aftale med BYGST om huslejefritagelse i de første 3 måneder efter overtagelse.
    Der er budgetteret med en stigning i overhead. Det skyldes bl.a. Grundforskningscentret Promemo, hvilket genererer flere overhead-midler i de kommende år.
    Lundbeck-fonden udtaler i en kronik dags dato (10-12-2018), at de er villige til at betale overhead, hvis der sendes faktura. Biomedicin vil naturligvis fakturere.
    Der er et fortsat fokus på eksterne midler. Der budgetteres med en stigning i disse i de kommende år.
  3. Status på flytning
    Thomas forklarer, at AU ikke juridisk har overtaget Skou-bygningen endnu. Der arbejdes pt. på at sikre, at der er den rette indregulering af ventilation i bygningen. Manglende indregulering betyder at stinkskabe og flow-bænke ikke fungerer. Der er usikkerhed om, hvornår ventilation kommer til at virke. Der er test i denne uge (uge 50, 2018).
    Det betyder reguleringer af flytteplanerne. Ombygningen af Bartholin er planlagt til opstart i sommer 2019.
    Det haster lige nu mest at rømme bygning 1170, da ST skal overtage bygningen.
    Nogle fra bygningen skal på sigt arbejde i Skou og andre i ”det gamle biofysik”. Det er problematisk at flytte dyrestalden fra 1170, da flytning ikke som oprindeligt planlagt kan ske til Skou, førend bygningen er klar. Usikkerheden om dyrestalden og dermed dyreforsøg giver anledning til bekymring. Der er opmærksomhed på problematikken og de bekymrede opfordres til at indgå i dialog med dyrestaldsledelse og/eller institutledelse. Bekymringer forsøges imødegået med afklarende møder med blandt andet leder af dyrestalden. Der har været holdt møde på Anatomi, hvor også ”tilflyttere” deltog.
    Om flytning af dyrestalden mere generelt kan det siges, at dette er højt prioriteret. Der må påregnes en periode til test af dyrestald. Dyrestald kan ikke testes/tages i brug førend indreguleringen er på plads.
    Overordnet er det forståeligt, at der opstår usikkerhed, når flytning udskydes. Der arbejdes intensivt mod, at der sker mindst mulig forstyrrelse af arbejdet for de enkelte. Der kommer udmeldinger, så hurtigt det er muligt at komme med sådanne.
    Der er ikke planlagt flytning i de populære ferieuger – herunder uge 7. Medarbejderne kan derfor som udgangspunkt godt planlægge ferie i uge 7 og andre typiske ferieuger, med mindre man får direkte besked om andet. De der forventes at flytte i uge 7 er allerede orienteret og har alle oplyst, at de ikke har planlagt/ønsker ferie i uge 7.
    Udgangspunktet er, at en ph.d.-ansat ikke forlænges grundet flytning.
    Driftsleder Viggo Nielsen fratræder, og Conor vil overtage den daglige ledelse af håndværkerne på Biomedicin. Der ændres ikke yderligere i organiseringen for nuværende, hvilket betyder, at den enkelte biomedicin-medarbejder kan kontakte håndværkerne på samme vis som i dag. Der forventes at ske en yderligere ensretning af den måde indkøb af reservedele mv. fremover vil konteres på samme vis fra bygning til bygning.
  4. Revidering/gennemgang af LSU årshjulet for det kommende år, bilag 2, udkast til årshjul
    Dagmar indkalder i kalenderen til 4 lsu-møder 2019.
    Mus-proces 2018 har været udskudt fra efterår 2018 til ultimo 2018/primo 2019 grundet flytning. Flytning er imidlertid udskudt yderligere, hvorfor mus forsøges afholdt snarest. Det betyder, at opfølgning på mus 2018 ikke kan ske på første lsu 2019 men udskydes til et af de senere møder i 2019.
    Dagmar retter til i årshjul vedr. mus og årshjulet er herefter vedtaget. Der kan naturligvis altid tilføjes eller slettes punkter i dagsorden uagtet årshjul.
  5. APV 2019
    bilag 3, Overordnet tids- og procesplan for APV 2019
    APV-undersøgelse gennemføres i 2019. Den fysiske og psykiske slås sammen. Den fysiske undersøgelse er ikke anonym, hvilket den psykiske er.
    Der er nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra LAMU og LSU. 
    APV-følgegruppe 2019 på består af:
    - Peder Madsen (LAMU)
    - Bertha Beck (LSU)
    - Ulla Als (sekretær)
    - Thomas G. Jensen

  6. MUS-proces
    Thomas lægger vægt på, at MUS gennemføres, da MUS-samtalen er en vigtig del af ansættelsen på AU. Samtalen, der er rammesat, giver noget andet end den almindelige daglige samtale. MUS-samtalen skal prioriteres.
    Thomas vil gøre, hvad der er muligt for at sikre, at alle ledere afholder MUS.
    Biomedicin anvendte for første gang AUHRA i sidste mus-runde. Det kræver noget af alle at lære systemet at kende. Fordelene ved anvendelsen af systemet er, at der kan følges op på de enkelte aftaler, og der er sikkerhed om opbevaringen af referaterne.
    Se under punkt 4 vedr. udskydning af mus-proces fra efterår 2018 til ultimo 2018/primo 2019. Der er indtil videre afholdt mus med ledergruppen.
    LSU drøftede, hvorvidt det er ønskeligt at afholde mus med alle vip-ansatte hvert år. Steffen Junker og Helle Damkier rejste ønske om sjældnere mus-samtaler for VIP-ansatte evt. med institutledere. Det er på AU besluttet, at der afholdes en årlig mus-samtale, hvilket Thomas indtil videre ikke ønsker at arbejde for ændres. Thomas vurderer det ikke muligt at afholde mus-samtaler med flere personer, end han allerede gør. Thomas ønsker således at fastholde det mandat, der er givet viceinstitutlederne til afholdelse af mus med lektorer. Der er nogen usikkerhed for lektorerne vedr. disses videre karieremuligheder på AU, da der pt. er et stort fokus på ansættelse af internationale vip-er. Denne bekymring er vigtig at drøfte på mus-samtale og i øvrigt. Der er mulighed for at have en drøftelse med Thomas, hvis den enkelte lektor (eller andre ansatte) ønsker det.
    At den enkelte gruppeleder endnu ikke selv har været til mus-samtale udgør ikke en hindring for, at denne afholder mus-samtale med tap-personalet i gruppen.
    Det er et tema til mus 2018 for vip-erne, at der laves stikord for den enkeltes forskning.
  7. Ændret forskningsstruktur
    Drøftelse v/Thomas G.,
    Thomas fremlagde ønske om og plan for inddeling af forskningen på instituttet i 4 temaer. Kongstanken bag dette, er at skabe endnu bedre forskningsmiljøer. Der har været en tilsvarende drøftelse i institutforum, og Søren Paludan har fremlagt tankerne på møde med advisory board. Thomas har bedt Paludan påtage sig arbejdet med at koordinere de ny temaer og samtidig blive ny vice-institutleder med ansvar for forskning. Ved den nye struktur får den enkelte ansatte ikke ny/anden leder/mus-leder og ej heller i forhold til økonomi skabes der en ændring.
    Det er hensigten, at der skal udpeges en ”koordinator” på hvert enkelt forskningsområde, som bla skal stå for guidning ved ansøgninger, der kan søges inspiration til nye samarbejder og dermed forhåbentligt øget karriereudvikling. Der kan videre arrangeres seminarer osv.
    LSU bakkede op om ideen, men udtrykte bekymring for, hvorvidt alle ansatte kan finde et naturligt ståsted ift. de 4 temaer. Det er oplevelsen at de nuværende undervisningsteams fungerer godt internt, men at de samtidigt låser de enkelte fast i hver enkelt team- Noget tilsvarende risikeres i de forskningsgrupper der etableres. Der vil sandsynligvis være nogle ansatte, der passer ind i flere grupper.
    Der er fortsat mulighed for at der sker ændringer i undervisningsteamsene som følge af den nye studieordning.
    De 4 temaer der arbejdes med er:
    - Neuroforskning
    - Inflammation / infektion
    - Personlig medicin
    - Non communicable Diseases (NCD)

    Navngivningen af særligt NCD blev drøftet. Thomas opfordrede til, at der ikke fokuseres på navnet, men derimod fokuser på, hvem der er med i gruppen.
    De nye områder vil forhåbentligt give bedre muligheder for atforskerne kan dele sine resultater og få et fællesskab. Inden for fællesskabet yde sparring og evt. øget samarbejde på tværs af forskningsgrupper.
    De nye koordinatorer er ikke et ekstra ledelseslag men vil bidrage til et bedre fagligt fællesskab. Ideen er ikke at opdele instituttet i flere mindre institutter og skabe nye grænser imellem forskningsgrupperne.
  8. Eventuelt
    Seniorsamtaler:
    Der har tidligere været lavet aftaler om, at alle ansatte over en vis alder indkaldtes til samtaler. Der er pt. ikke aftaler for 2019. Man kan være senior allerede ved 55 år, men der indkaldes ikke til samtaler førend man er 60 år. Det er derfor pt. op til den enkelte senior og/eller lederen at ønske en seniorsamtale.
    Laborant-opslag – der har været en fuldtids tidsbegrænset laborantstilling i opslag, idet der manglede to ”halve” laboranter/bioanalytikere. Det har dog vist sig svært at finde den rette person, og der kigges nu på andre muligheder. Der blev udtrykt bekymring for, at der risikerer at blive færre laboranter/bioanalytikere, hvis ikke ledige stillinger besættes. Der var dog i dette tilfælde tale om et barselsvikariat, hvorfor stillingen ikke efterlades vakant.
    Driftsleder Vigggo Nielsen fratræder
    Der er afskedsreception i næste uge
    Institutleder- stillingen som institutleder på Biomedicin er pt. i opslag. Ansøgningsfrist er 31/12 2018. Thomas har meddelt at han søger stillingen.
    Professor – der er modtaget 92 ansøgninger til det netop udløbne professoropslag, heraf er der ca. 20 interne ansøgere.
    Lektor – der er modtaget 99 ansøgninger til dette netop udløbne stillingsopslag.
    Tenure track – der er modtaget 52 ansøgninger til dette opslag.
    Bedømmelsesudvalgene til de enkelte stillinger har mange bedømmelser, og det er udfordrende i forhold til inhabilitet. Der nedsættes et enkelt udvalg pr. stilling, hvorfor Thomas arbejder for at finde habile og kompetente til disse bedømmelsesudvalg. Der forventes anvendt shortlisting på lektor- og professor-opslaget.
    Highlights fra FSU og HSU
    LSUs medlemmer opfordres til selv at orientere sig i referaterne.
    FSU-materiale findes her: http://health.medarbejdere.au.dk/organisation/moedefora-og-referater/samarbejdsudvalg/
    22. oktober 2018
    HSU-materiale findes her:https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/samarbejdsudvalg/hsuny/
    26. oktober 2018