Til stede: Thomas G. Jensen, Morten Schallburg Nielsen, Thomas Juhl Corydon, Per Höllsberg, Bertha Mortensen (næstformand), Bettina Grumsen, Anna-Marie Bundsgaard, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Esben Boel, Lene Holm, Emil Ernst, Steffen Junker, Helle Damkier
Fraværende: Birgitte Mønster Christensen; Christian Rønn.
Andre deltagere: Dagmar Brøndt Kjær (referent).
- Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt - Opfølgning på ekstraordinært LSU d. 2. januar 2018
drøftelse v/Thomas G. Jensen
Der blev på ekstraordinært LSU-møde d. 2/1 2018 orienteret om stormøde og indhold af dette d. 3. januar 2018. På mødet d. 3/1 2018 fik alle medarbejdere besked om revisionen af flytteplanerne.
Der var en generel tilfredshed med orienteringen både i LSU og generelt blandt medarbejderne. Medarbejderne og LSU afventer, hvad der mere præcist skal ske hvornår. Kort sagt kan de reviderede flytteplaner koges ned til to bygninger frem for tre på sigt, samt en anderledes overgangsperiode med hurtig fraflytning af Biokemi-bygningen (1170) i stedet for forskningsfløjen i Anatomi-komplekset.
Det blev særligt bemærket af b-siden, at håndværkerne (ansat på Biomedicin) forventes at få udfordringer, når de mister værkstederne i anatomi-bygningen. Lokaler andet sted skal findes, evt. i Skou bygningen, og evt. i samarbejde med håndværkere ansat i administrationscentret. Der er gode eksempler både i forhold til økonomisk gevinst, effektivitet og arbejdsglæde, hvis håndværkerne er tæt på de der bruger servicen.
TGJ bemærkede at alle fællesfunktionerne skal drøftes inden flytning; hvad har vi brug for, hvor skal de lokaliseres og hvordan skal de bruges. Der blev rejst et ønske om et temamøde vedr. fællesfunktionerne
Ledergruppen arbejder på et forslag til lokalisering. Planen er at processen tilrettelægges som for godt et år siden med skriftlige høringer. Forhåbentligt kan denne nye høringsproces startes op i januar. Efterfølgende vil der etableres møder mellem de, der skal lokaliseres sammen. Der vil i videst muligt omfang blive taget hensyn til de tidligere drøftelser, og de tidligere planer vil sandsynligvis derfor blive fastholdt i vidt omfang. - Økonomi
Orientering v/Thomas G. Jensen, bilag ØR3
Økonomien ser pt. ud, som forventet, idet instituttet kommer ud af 2017 med et overskud. Overskuddet stammer dels fra, at der rent regnskabsteknisk flyttes penge fra en regnskabsperiode til en anden (periodisering), men kan primært begrundes i udskydningen af flytningen. Regnskabet for 2017 er dog ikke helt færdiggjort. Det kan være svært at sammenligne tal fra år til år, da økonomimodellen løbende justeres.
Der er fortsat udsigt til økonomiske udfordringer i de kommende år. Der er planlagt en ny runde af økonomimøder mellem dekan, isntitutterne og økonomi hvor de økonomiske udfordringer er på dagsordenen. Instituttet har en opsparing, og der er fokus på at hjælpe biomedicin fra dekanens og AU’s side. Det er svært at være meget præcis i udmeldingerne om økonomien, da flytning til Skou og dermed fraflytningen af de andre bygninger har en stor indflydelse på økonomien og flyttedato ikke kan betragtes som endelig endnu. Indflytningstidspunktet påvirker økonomien, idet en af de største udgifter i budgettet er husleje. Den udmeldte fortætning og afgivelse af bygninger sker for at mindske de økonomiske udfordringer. Der arbejdes desuden videre på at generere øgede indtægter f.eks. fra bevillinger med overhead.
TGJ bemærkede særligt, at forskere fra instituttet er gode til opnå bevillinger med overhead.
Selve flytningen forestås af professionelle. Logistikken kunne potentielt håndteres af en ”flyttegeneral” som de har på andre institutter. Dette er imidlertid fravalgt af ledergruppen. De store apparaturer flyttes af eksperter, der har prøvet disse store flytninger før. Flytningerne vil blive planlagt meget nøje. Dette kræver meget af den samlede ledergruppe.
Adspurgt gjorde TGJ opmærksom på, at kompetenceudvikling af ansatte på Biomedicin fortsat er højt prioriteret, så i fald der mangler midler i løbet af 2018, vil der ses på, hvad der ikke blev forbrugt i 2017.
B-siden spurgte til risiko for personalereduktioner på grund af de økonomiske udfordringer. TGJ svarede hertil, at der gøres hvad der kan for at undgå dette. Der forsøges særligt på at mindske huslejeudgifterne og øge overhead- indtægterne.
Bertha og Inger Merete forklarede, at man på Biomedicin er gået fra 81 laboranter i 2013 til 59 laboranter i dag. I samme periode er man gået fra ca. 20 bioanalytikere i 2013 til ca. 15 i dag. En nedgang på ca. 25%. I laboratorierne er der dermed ikke længere det samme antal ”vagthunde og ankerpersoner”. Kulturen bliver svær at videreføre og der er risiko for, at de unge mennesker ikke indføres i opgaver, sikkerhed mv. så hurtigt som tidligere. Bunden er nået for laboranter og bioanalytikere.
Disse bemærkninger blev taget ad notam. Det bemærkedes dog samtidigt, at strukturen i forskergrupperne er under fortsat udvikling. Det ses oftere og oftere, at forskergrupper finansieret gennem dr4 fravælger laborant/bioanalytiker-bistand.
For at mindske instituttets udgifter arbejdes der også videre fra instituttets side på at mindske udgifterne til Ph.D-lønninger og de dermed forbundne udgifter, idet PhD økonomien overføres til institutterne. Biomedicin ansætter 13-15 ph.d.-studerende pr. år. Hvis disse kan finansieres med eksterne midler fremfor dr1 kan der spares nogle institutmidler. Det kræver at disse rent faktisk kan finansieres med eksterne midler, men det er ikke ubetinget godt, idet der så vil være færre PhD stipendier til fri konkurrence. B-siden opfordrede i den sammenhæng til, at der tages hensyn til at ph.d-erne ofte oplæres af laboranter, og at kultur og viden forankret ved ph.d.-studerende oftest forsvinder relativt hurtigt igen.
Der var bemærkninger til ØR3 side 3, hvoraf det kan læses, at der er givet 0,2 mio. til tr. Denne sætning ønsker b-siden ændret, så det ikke ser ud som om, at tr har fået disse midler. - Lønkatalog
Orientering v/ Dagmar Brøndt Kjær
Det gældende lønkatalog på Health udløber den 31. marts 2018. Arbejdsgruppen har påbegyndt arbejdet med revideringen af lønkataloget, så det kan have virkning fra den 1. april 2018. I arbejdsgruppen indgår Aase Pedersen, Helle Damkier, Steffen Junker, Thomas G. Jensen, Christian Lindholst, Lotte Westerby og Dagmar Brøndt Kjær. Evt. input kan indsendes til et af gruppens medlemmer.
Steffen Junker bemærkede, at den indførte lønforhandlingsprocedure, hvor ansættelsesbreve blot fremsendes til vid.ass og post.doc. der herefter må henvende sig til deres TR ikke er hensigtsmæssig. - APV
Orientering v/ Thomas G. Jensen
Universitetsledelsen har drøftet timingen for den kommende APV på Aarhus Universitet og har besluttet at afprøve en ny og enklere model, hvor den fysiske og psykiske APV bliver udarbejdet på samme tid, i foråret 2019. Der er nedsat en APV-følgegruppe af universitetsledelsen.
Det blev anbefalet, at APV gennemføres i efteråret frem for foråret, da sommerferien står i vejen for arbejdet med svarene fra APV-en. Der var en opfordring til medlemmerne af FSU, FAMU og HSU, HAMU om at tage denne betragtning med videre op i systemet.
Der var enighed om, at det på Biomedicin ikke vil være en fordel at slå LAMU og LSU sammen og ej heller en fordel at holde fælles møder. TGJ er nu som følge af en beslutning i fakultetsledelsen formand for LAMU. - Indgåede aftaler
Orientering v/Dagmar Brøndt Kjær
Der er indgået aftaler om arbejdstid mv. i dyrestalden samt aftale om Retningslinjer for studiebesøg ved præparatsamlingerne.
Tilbagemeldingen var, at processerne i forbindelse med aftaleindgåelserne har været gode. - Arbejdsgruppe for kompetenceudvikling foreslår sig afviklet
Orientering v/ Thomas G. Jensen samt tilstedeværende medlemmer af gruppen
Kompetenceudviklingsgruppen har givet følgende begrundelse for forslaget
Der er lagt en plan for kompetenceudvikling for laboranter/bioanalytikere, som ledelsen kan stå for gennemførslen af
Det er aftalt at videre arbejde med kompetenceudvikling for dyrepasserne, laves i et samarbejde mellem leder og medarbejdere i dyrestalden
Videre arbejde med kompetenceudvikling for sekretærer, håndværkere og glasvaskere kan med fordel ske samtidigt med, at der planlægges, hvordan fællesfunktionerne skal tilrettelægges i den nye bygning
Der er lavet en plan, og der er stadig kurser, der løber af stablen. Det udbudte Bioinformatik kursus for laboranter har der ikke været tilstrækkeligt med tilslutning til, uagtet at programmet har været revideret og der er sendt mails til alle relevante ansatte.
Kommer der en ny ide, kan denne naturligvis tages op, uagtet at arbejdsgruppen nu nedlægges. Der vil fortsat være fokus på kompetenceudvikling på instituttet. Der lød en opfordring til at huske at orientere sig mod de kurser, der udbydes på AU, hvor der udbydes en del gode og billige kurser. - Status på MUS samtaler
Orientering v/ Thomas G. Jensen
Mus-samtaler blev påbegyndt afholdt omkring sommerferien 2017. Der har været opstartsvanskeligheder, da det nye system Auhra er taget i brug. Systemet er netop taget i brug for løbende at kunne følge op på, hvorvidt den enkelte medarbejder har været til den årlige mus-samtale. Processen ser ellers ud som tidligere. Dvs. at der startes med mus med vip-erne. Når der er afholdt samtaler med vip-erne, typisk gruppeledere mv., sættes disse i gang med at holde mus med deres folk.
Hensynet til kompetencefondens ansøgningsfrist d. 15.12. er en problematik, der skal haves for øje, når der planlægges mus-samtaler.
b-siden forespurgte til, om ikke der kan arbejdes hen imod en skæringsdato der hedder 1.12. for afholdelse af samtlige mus-samtaler. Nogen mente at huske, at der tidligere på LSU er aftalt deadline d. 1. januar.
Nu aftales der deadline inden sommerferien 2018 for dette års samtaler. - Stress-folder og stress-værktøjskasse på Instituttet
Orientering v/Thomas G. Jensen og Bettina Grumsen
Foranlediget fra FSU møde 11.12.2017 – fra FAMU
Bilag: 2 udkast HE stress folder og 3 udkast til HE stressværktøjskasse
Det er vigtigt materiale med gode budskaber. Det blev drøftet indgående, hvordan materialet udbredes på instituttet. Der var enighed om, at det vil være en fordel at medtage i nyhedsbrev, på vip-møder, på husmøder og ved intro af nye medarbejdere, særligt når den nye medarbejder er vip-er, der skal fungere som gruppeleder.
Det blev samtidigt bemærket, at lederkurserne på au fremover bliver gratis. - Udbredelse af ny graviditetspolitik
Orientering v/Thomas G. Jensen og Bettina Grumsen
Foranlediget fra FSU møde 11.12.2017 – fra FAMU,
Bilag: 4 Graviditetspolitik for AU-HE okt. 2017
Materialet fik rosende ord med på vejen, særligt bemærkedes det, at ammende ansatte nævnes. Ligestilling på instituttet og på universitetet er noget, der efterstræbes.
Materialet kan udbredes ved at blive medsendt i et nyhedsbrev, og ved at blive medtaget på vip- og husmøderne. - Valg til LSU
Orientering v/ Bertha Mortensen og Thomas G. Jensen
Der skal snarest igangsættes en proces omkring valg af medarbejderrepræsentanter samt suppleanter til LSU, da det nye LSU er gældende for perioden 01. marts 2018 – 28. februar 2020. Ledelsesrepræsentanterne samt suppleanter udpeges af institutlederen og er gældende for den samme periode.
Bertha indkalder b-siden og vil i den forbindelse være opmærksom på hvilke grupper der er dækket af valgt TR, da de der ikke har valgt TR stadig skal repræsenteres i LSU. TGJ kommer med a-side-medlemmer. - Mødedatoer LSU 2018
Orientering og drøftelse v/Thomas G. Jensen
Der blev foreslået følgende mødekalender for LSU for 2018:
5. marts kl. 12.00 - 14.00, lokale 1182-101
4. juni kl. 12.00 - 14.00, lokale 1231-114
3. september kl. 12.30 – 14.00, lokale 1242-624
10. december kl. 12.30 – 14.00, lokale 1170-440
Det har tidligere været forsøgt at lægge LSU-møderne umiddelbart efter FSU og HSU-møderne. Datoerne for disse er dog ikke kendt endnu, hvorfor der alene er taget hensyn til at fordele møderne ud over året. Der er efterfølgende kommet bemærkninger om, at mødet 3. september foreslås lagt senere på måneden, da det giver større chance for, at der foreligger relevant materiale vedr. økonomi.
Dagmar lægger i kalenderen automatisk. - Eventuelt
Per Höllsberg fortalte om den nye studieordning på medicin-uddannelsen.
Visions- og strategiplaner kræver, at studienævnene giver alle fakultetets uddannelser et eftersyn. Per står som studieleder og som formand for studienævnet for medicin i spidsen for ændringerne i medicinuddannelsen. Per har holdt møder med alle lærergrupperne for at tale om de reviderede planer der foreligger. Nogle fag bliver berørt mere end andre. Arbejdsgruppen vil gerne have direkte dialog med de berørte, men kommunikationen er svær at ramme alle med på samme tid.
Det blev bemærket at dekanen har bemærket og er imponeret over det store engagement.