Til stede: Thomas G. Jensen, Morten Schallburg Nielsen, Birgitte Mønster Christensen, Per Höllsberg, Bertha Mortensen (næstformand), Bettina Grumsen, Anna-Marie Bundsgaard, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Esben Boel, Lene Holm, Emil Ernst, Steffen Junker, Helle Damkier, Rasmus Olesen
Fraværende: Thomas Juhl Corydon
Andre deltagere: Dagmar Brøndt Kjær (referent), Morten Pless, Kenneth Kronow.
- Godkendelse af dagsorden
Dagsorden godkendt. Dagsorden har ved en fejl ikke været udsendt til suppleanterne, hvilket den bliver fremover, ligesom den fremover kommer på hjemmesiden. - Konstituering af det nye LSU
Orientering om udpegning på a-siden v/Thomas G. Jensen
Orientering om valg på b-siden v/Bertha Mortensen
Thomas foretog genudpegning af de siddende a-side medlemmer.
Bertha orienterede om, at de siddende medlemmer alt overvejende er genvalgt. Dog er Christian Philip Rønn fratrådt og Rasmus Olesen erstatter ham på posten. - Årshjul og forretningsorden for LSU
udkast til årshjul 2018 vedlagt dagsorden som bilag 1– godkendt
udkast til forretningsorden vedlagt dagsorden som bilag 2–godkendt.
Bertha opfordrede til, at LSU arbejder aktivt med forretningsordenen, der skal understøtte et udvalg med en åben og ærlig dialog. - Ferie
Orientering v/ Morten Pless
Instituttet varsler al ferie til afholdelse primært for at sikre at de enkelte ansatte holder ferie og får velfortjente og nødvendige pauser fra deres arbejde.
Udkast til ferievarsling til hele instituttet udleveret til alle mødedeltagere på dansk og engelsk. Det udleverede er vedlagt som bilag 1 til referat.
Morten forklarede, at der ikke er foretaget store ændringer. I forhold til, hvad der fremgår af AU’s hjemmeside, er der primært rettet datoer. Med mailen, der vil blive udsendt til alle ansatte, varsles de 5 ferieuger samt overført ferie, man som arbejdsgiver kan varsle. Der varsles altså ikke den 6. ferieuge.
Dyrestaldsansatte vil modtaget mailen, men vil efterfølgende få særskilt besked fra deres ledelse om at det ikke er muligt, at alle dyrepassere afvikler ferie samtidigt.
Også andre medarbejdere kan have arbejdsopgaver, der skal varetages i den varslede periode. Det er åbent for alle at aftale at flytte ferien, hvilket den enkelte leder/medarbejder opfordres til at gøre i et sådant tilfælde.
Man er som ansat dækket af forsikring uanset, at man er på arbejde i en periode, der er registreret i systemet. Det kan få betydning at have registreret ferie, der ikke afvikles i den givne periode, hvis man stopper på instituttet. I dette tilfælde vil ferien skulle slettes og ferie vil blive udbetalt. Der kan principielt opstå uenighed om, hvorvidt der er afviklet ferie eller ej. Sådan uenighed, hvor der ikke er fundet en god løsning, er dog ikke opstået på instituttet.
Den største udfordring opstår for ph.d.-studerende, der nødigt vil holde ferie op til aflevering. Morten forklarede, at instituttet ret kontante i disse tilfælde. Instituttet insisterer på at ferien også op til aflevering skal afvikles.
Samtidighedsferie varsles også, hvorved instituttet påtager sig en risiko.
I fald ferie ikke afvikles har dette tidligere år betydet udgift til udbetaling af ferie på ca. 0,5 mio. kr. årligt. Denne udgift minimeres ved at varsle ferien.
Det er ikke anbefalelsesværdigt at bruge andet ord en varsling af ferie, da ferielovgivningen bruger begrebet varsling. - Økonomi
Orientering v/Thomas G. Jensen og Kenneth Kronow fra økonomi deltog og besvarede spørgsmål. vedlagt dagsorden som bilag 3: ØR4
Overskuddet var i 2016 ca. 7 mio. og overskuddet i 2017 var også på ca. 7 mio.
Der er økonomiske udfordringer i de kommende år, hvorfor det akkumulerede overskud på ca. 14 mio. er fornuftigt. Budget 2018 syner i det fremsendte bilag 3 af, at der bliver et stort underskud. Tallene for 2018 er imidlertid ikke retvisende og behæftet med meget store usikkerheder, særligt ift. husleje mv. efter indflytning i Skou-bygningen.
Der er en stigning i eksterne midler (DR4). Forbruget af eksterne bevillinger i 2016 var ca. 115 mio. kr., hvor forbruget i 2017 var på ca. 120 mio. kr. Der er videre opnået flere overhead-indtægter i 2017 end i 2016, hvilket især skyldes forskningsrådsbevillinger.
”Overhead-procenten” på Biomedicin er god, og instituttet ligger i top blandt HE-institutter.
Thomas vurderer, at det skyldes de mange dygtige og engagerede medarbejdere på instituttet. Det intensive arbejde med ansøgninger om bevillinger, herunder arbejdet med at kvalificere disse giver pote. I den forbindelse nævntes det, at medarbejdere på instituttet inden for den seneste tid har modtaget eliteforsker-pris og der er modtaget en stor ERC-advanced bevilling.
Thomas forklarede, at forskningsbevillingerne er fordelt bredt på flere personer. Helle Damkier bemærkede hertil, at en stor del VIP oplever tiltagende problemer med at skaffe fondsmidler, og at man skal passe på, at enkelte forskere ikke ender i en ” ond spiral” af undervisning som opdeler instituttets forskere i en slags A og B hold hvor A holdet udelukkende forsker og B holdet er rene undervisningsstillinger. Thomas bemærkede her til at forskellige medarbejdere har forskellige kompetencer, der alle er lige værdsatte ved instituttet. - Opfølgning på flytteplaner
Orientering v/ Thomas G. Jensen. Herunder fællesfunktioner og ledelsesgruppens placering.
Det forventes, at indflytning i Skou-bygning markeres den 8. oktober 2018. Bygning 1170 (Biokemi-bygningen) skal afgives løbet af 2018. Hertil kommer, at det skal planlægges, hvem der skal arbejde hvor, mens Bartholin-bygningen renoveres. Renoveringen tager efter planen et par år, hvorefter mange kan flytte tilbage.
Der er siden sidste LSU-møde udsendt ny foreløbig flytteplan, og denne har givet anledning til flere høringssvar. Disse høringssvar giver anledning til en ny revideret flytteplan med efterfølgende høring i 2 uger. Ledelsen har ikke endnu haft mulighed for at tage højde for alle detaljer, hvorfor alle input i høringssvarene er meget værdifulde.
Ledelsesgruppens placering:
Da flytteplanerne ikke er endelige, er det ikke besluttet, hvor viceinstitutlederne er placeret. Thomas G. prioriterer synlighed og tilstedeværelse ved placeringen af viceinstitutlederne, ligesom der også er andre hensyn.
Fællesfunktionerne består af dyrestald, sekretariat og håndværkere:
Særligt ift. sekretariat:
Morten Pless forklarede, at drøftelsen med de enkelte sekretærer om disses placering er i gang. Det er en præmis at bygning 1170 og Bartholin-bygningen skal fraflyttes – i alt 7 personer i sekretariaterne.
Skou-bygningen er som udgangspunkt ikke planlagt således, at alle sekretærer kan samles der, da bygningen er dimensioneret efter, at der fortsat skal være et sekretariat i Bartholin. Renoveringsperioden giver dermed en særlig problemstilling.
Morten Pless vil efter at have talt med alle sekretærer udarbejde en plan. I planen vil følgende hensyn forsøgt balanceret
- ingen sekretær skal sidde alene, pga. arbejdsmiljø og sårbarheden.
- Nærhedsprincip, tilhørsforhold og tilgængelighed
- Faglig meningsfyldt placering, der skal være fagligt udfordrende og spændende arbejdsopgaver
Med i overvejelserne vil ligeledes medtages, hvad brugerne efterspørger. I fald en bygning ikke har et sekretariat i bygningen, vil praktisk hjælp, evt. i form af en piccoline blive prioriteret.
Særligt vedr. dyrestalden:
Alle dyrestalde skal som udgangspunkt samles i Skou-bygningen.
Særligt vedr. håndværkere
Anatomi skal opgives på sigt, hvorfor det ikke giver mening at etableret et nyt stort værksted i anatomi. Der kan muligvis etableres et nyt stort værksted inde i Skou-bygningen. Viggo taler med håndværkerne enkeltvist.
Nærhedsprincip er også vigtigt for værkstederne. Særligt vil en ny bygning og nyt inventar forventeligt skulle håndteres. Helt særlige forhold vil gøre sig gældende for vaskeanlægget i dyrestalden, der vil skulle serviceres af egne håndværkere. Det må ikke blive for sårbart. Miljøerne oplever, at det er let at få de små problemer med apparatur etc løst hurtigt, når der er let adgang til håndværkerne. - Optakt til de årlige lønforhandlinger 2018
Orientering v/ Thomas G. Jensen og Dagmar Brøndt Kjær, Bilag til dagsorden: procesplan for de lokale årlige lønforhandlinger.
Procesplanen ligner den fra tidligere år. Dog skal indsendelser af anmodninger om lønforhandling ske elektronisk.
Det blev bemærket, at Thomas G. Jensen ikke har udsendt mail med individuel invitation til hver enkelt ansat. Thomas G. Jensen forklarede, at denne invitation er udsendt via nyhedsbrevene fra Health og fra Biomedicin. Begge nyhedsbreve, der rammer hver enkelt ansat. - Must win battles for AU
Orientering v/ Thomas G. Jensen
Must win battles er et synonym for fakultetets særligt prioriterede indsatsområder. Disse områder er:
- Ekstern finansiering
- Internationalisering
- Rekruttering
Der vil på hele AU blive søsat mange initiativer. Institutledelsen vil også i løbet af den kommende tid sætte fokus på must win battles.
Ad 1. Ekstern finansiering.
De enkelte institutter skal knytte tættere relationer til fondene. Thomas G. har allerede været på første besøg ved Novo Nordisk fonden.
Der skal laves hvidbøger inden for flere forskningsområder. En hvidbog er en rapport, der beskriver et forskningsområde særligt med fokus på, hvad der er af muligheder. Det første emne, der er udtaget er det kardiovaskulære område. Til at koordinere indsatsen med at skrive denne hvidbog er udvalgt 3 forskere, bl.a Chr. Aalkjær fra Biomedicin. Der vil blive samlet ca. 30 mennesker til at indgå i arbejdsgruppen. Hvidbogen kan bl.a. anvendes til at søge forskningsmidler.
Ad 2. Internationalisering
Hele fakultetet og dermed også Biomedicin skal øge antallet af gæsteprofessorer og adjungeringer (professor). Fakultet skal udnævne 50 nye adjungerede professorer, der skal hjælpe med seminarer, undervisning og vejlede. Heraf skal tilknyttes ca. 9 nye adjungerede professorer på Biomedicin. Hvis de adjungerede er ansat på et top 100-universitet skal de som udgangspunkt ikke skal bedømmes på ny.
Per Höllsberg supplerede med at neuroscience kurset på medicin bliver udbudt på engelsk, og den nye studieordning herved underbygger intentionen om øget internationalisering.
Ad 3. Rekruttering.
Universitetsledelsen har besluttet et sæt fælles normer for rekruttering af VIP. Det betyder bl.a., at der fremadrettet skal udarbejdes brede opslag og oprettes søgekomiteer. Der skal på fakultetet udarbejdes rekrutterings-strategier og nye skabeloner til opslag. - Studieordning
Orientering v/ Thomas G. Jensen, der videregav ordet til Per Höllsberg.
I forlængelse af LSU-møde skulle holdes møder i arbejdsgrupperne.
Helle Damkier bemærkede, at processen, der foregår pt., virker lukket. Der er kolleger, der ikke er informeret/inviteret. Per forklarede, at det ikke har været muligt at informere om mere, da der ikke er truffet endelige beslutninger. Revisionen foregår som et samarbejde og ikke ledelsesbeslutning. Studienævnet vurderer, hvad der kan implementeres efter indstilling fra arbejdsgruppen. - Erhvervssamarbejde
Orientering v/ Thomas G. Jensen
Det går rigtigt godt med erhvervssamarbejdet. Der er i størrelsesordenen 10-15 projekter, der er på nippet til bevillinger fra innovationsfonde. NMD-Pharma blev fremhævet som et godt eksempel. - Arbejdsmiljøstatistik
Orientering v/ Thomas G. Jensen, arbejdsmiljøstatistik for 2017 vedlagt dagsorden som bilag.
LSU noterede samlet, at statistikken ikke giver anledning til særlige tiltag. - Status på MUS samtaler
Orientering v/ Thomas G. Jensen.
Vi har problemer med systemunderstøttelsen. Det vigtigste er at MUS bliver holdt. - Eventuelt
Følgende blev kort drøftet:
Digitalisering, - AU som et hele er godt på vej.
Det er muligt at orientere sig i fordelingen af kompetencemidler. Fordelingen er udspecificeret på fakultet og faggrupper, ikke på institut.
Tyveri af bl.a. computere. Da universitet er selvforsikrerede, er det ikke muligt at få midler til genanskaffelse fra forsikringsselskab. Genanskaffelse må derfor ske indenfor annuum. Instituttet har i et konkret tilfælde valgt at yde tilskud til genanskaffelse af en computer med halvdelen af genanskaffelsessummen. Thomas G. pointerede, at annuum netop kan benyttes til anskaffelse af den type udstyr.
Uindbudte gæster – hvordan håndteres det, når man møder en sådan.
I forlængelse heraf blev det drøftet hvorvidt en fællespolitik for, hvem der kommer ind i bygningerne bør udarbejdes. En sådan politik kan evt. indeholde bestemmelser om at adgangskort skal bæres synligt.