Møde i Samarbejdsudvalgtet 4. juni 2018

Til stede:  Thomas G. Jensen, Thomas Juhl Corydon, Morten Schallburg Nielsen, Birgitte Mønster Christensen, Per Höllsberg, Bertha Mortensen (næstformand), Gitte Biller (suppl. for Bettina Grumsen), Inger Merete Paulsen, Anne Flensborg, Esben Boel, Steffen Junker, Helle Damkier, Rasmus Olesen
Fraværende: Claus Bülow Knudsen 
Andre deltagere: Dagmar Brøndt Kjær (referent)

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  2. Økonomi
    Orientering v/Thomas G. Jensen, Bilag 1: ØR1
    Thomas gennemgik kort økonomirapport ØR1 for 2018 for Institut for Biomedicin. ØR1 vedrører de første tre måneder af 2018. Økonomien ser overordnet godt ud, idet både DR1 og DR4 ser godt ud. Der er kommet flere eksterne midler ind og overhead er på et højt niveau.
    Der er overført opsparing fra 2016 og 2017.
    2018 ser også tilfredsstillende ud, da året forventeligt er i balance – når der tages hensyn til den overførte opsparing. Der er dog store usikkerheder i budgettet, da særligt flytteudgifterne fortsat er usikre.
    Der blev spurgt ind til budgetposten vedr. NMD- indtægter. Kort forklaret, betaler NMD en slags husleje for at anvende Biomedicins lokaler mv. De ansatte i NMD, der er tilknyttet instituttet, er gået ned i ansættelsestid på AU og får modsvarende løn fra NMD. På sigt forventes det, at NMD fraflytter AU.
    Der var spørgsmål om genomdatacenteret. Thomas forklarede kort, at instituttet har forpligtiget sig til sammen med Klinisk Medicin, ST og regionen til at drive centeret. Instituttet medfinansierer ½-1 mio. kr.
    TGJ forklarede i forlængelse af disse drøftelser, at grundet de usikkerheder, der er i budgetlægningen, holdes der øje med budgettet i højere grad end vanligt. Thomas forklarede, at det kan være afgørende, hvornår en udgift bogføres, da der er begrænsninger i forhold til overførsel af midler fra et år til et andet.
    Thomas blev forespurgt, hvorvidt instituttet lovligt kan lave en forsikringspulje, evt. til dækning af tyverier eller i tilfælde af, at noget går i stykker under flytning. Instituttet hjælper grupper, hvor dette er tilfældet eller det løses på anden vis.
    Der blev stillet spørgsmål til det tidligere forventede store underskud, som nu er vendt til balance/overskud. Thomas forklarede, at der er søsat mange initiativer for at bedre økonomien. Særligt fremhævede Thomas, at instituttet fortætter hvilket giver en huslejebesparelse. Lønudgifterne er også for nedadgående.
    Der forventes forhøjet husleje efter indflytning i Skou-bygningen.
    Der forventes imidlertid også flere medicinstuderende, og dermed flere indtægter. Det er dog ikke den fulde indtægt fra ekstraoptaget, der vil tilgå instituttet.
  3. Status på flytteplaner (herunder status på fællesfunktioner)
    Orientering v/ Thomas G. Jensen
    Sidste nye flytteplaner blev meldt ud i uge 22. Der har været afholdt flere møder med enkelte grupper/personer. Der afholdes større flyttemøder med hver fløj i Skou-bygningen, hvor der inviteres en repræsentant fra hver forskningsgruppe. Der blev bl.a. afholdt to af sådanne møder i uge 22.
    Møderne er meget lokalt orienteret, da det bl.a. drøftes, hvilke lokaler der skal klassificeres mv. Der var stor anerkendelse fra ledergruppens side, da mange grupper opleves som meget imødekommende over for hinanden, bl.a. arbejdes der for at fællesområderne anvendes bedst muligt og således at alle grupper får størst mulig glæde heraf.
    Det blev nævnt, at mange post.doc’s og PhD studerende er bekymrede for, hvorvidt der er kontorpladser nok. Ledergruppen forklarede, at der er pladser til alle post.docs og PhD studerende , og at der er foretaget optælling af post.docs / PhD studerende og kontorer. I laboratorierne kan der etableres skrivepladser, feks for enden af et laboratoriebord.
    Der er særligt udstyr, der skal kalibreres efter flytning. Dette betaler instituttet som udgangspunkt.
    Den officielle indflytning i Skou-bygningen er d. 8. oktober 2018. Der afholdes flyttefest fredag d. 12. oktober 2018.
    Selve flytningen vil sandsynligvis finde sted i oktober-december. Der arbejdes på planen for hvem der skal flytte præcist hvornår. Dette meldes ud efter sommeren. Dyrestalden skal forventeligt flytte sidst.
    Fællesfunktioner:
    Fællesfunktionerne er tæt knyttet med flytteplanerne. Det har været nødvendigt først at have et relativt godt overblik over, hvordan grupperne skal flyttes. Der er nu et fornødent overblik, hvorfor processen fsva. stillingtagen til placering, indretning mv. af fællesfunktionerne er igangsat.
    Vedrørende værksteder: Der udestår fortsat en del overvejelser og drøftelser, som de der har deres daglige gang i værkstederne er en stor del af. Det er ikke muligt at melde noget ud endnu. Thomas noterede at mange medarbejdere ønsker at have værksteder tæt på. Thomas forklarede, at der også er andre hensyn at tage højde for. Ønskerne vil blive taget med i overvejelserne.
    Det blev fremhævet, at det i forbindelse med opbygning af dissektionsfaciliteterne i kælderen, har været en fordel, at der var håndværkere tæt på.
    Vedrørende sekretariat: Der er indkommet ønsker om sekretariater tæt på, som med værkstederne. Det vil betyde fragmentering af sekretariatet, da der er flere bygninger. Thomas forklarede, at han og ledergruppen ønsker at afprøve en anden model, hvor sekretariatet alt overvejende centraliseres/samles i Skou-bygningen, og at der samtidig opprioriteres med piccoline-hjælp i de andre bygninger. Baggrunden herfor, er at det kan give bedre sammenhold og bedre arbejdsmiljø i sekretariatet, samt en mere ensartet og forhåbentligt bedre service. Thomas ønsker at diskussionen vedr. enkelte ansattes placering, først og fremmest diskuteres med de direkte berørte. Anne Flensborg bemærkede, at det er hendes vurdering, at der ikke er overvejende flertal i sekretariatet for en samling, men at der snarere tale om ca. 50% der går ind for en samling.
    Der arbejdes på en oversigt over, hvad der laves i sekretariatet samlet set. Thomas finder det ikke hensigtsmæssigt at spørge alle om input til denne oversigt, da der allerede nu er et godt overblik over, hvilke opgaver, der løses.
    Inger Merete Paulsen henstillede, at der fortsat lyttes både til ønsker fra kolleger i sekretariatet, men også udenfor.
    Anne Flensborg er bekymret for, at det ikke bliver øget service, hvis sekretariatet samles, men at det er laveste fællesnævner, der bliver gældende. Thomas forklarede heroverfor, at han ser en evt. sammenflytning og denne drøftelse i det hele taget som en rigtig god chance for at løfte det samlede niveau.
    Det blev videre drøftet, at de fleste brugere af sekretariatet kommunikerer via mail.
    Der er en række opgaver, som sekretærerne løser, der er bygningsspecifikke, hvilket kan være svært, hvis sekretærene ikke er tilstede i bygningerne. Herunder blev det drøftet;
    Der er bekymring for, at der forsvinder ekspertise fra de enkelte bygninger, og at der vil ske en opgaveglidning fra sekretærer f.eks. ift. pakkehåndtering til andre tap-ansatte, der ikke har den samme ekspertise.
    Der kan være problemer med undervisningslokaler. Når der er et problem i huset, skal der være tilgængelige personer at gå til. Det blev her særligt bemærket, at der er indkøbt et stort system til lokaleplanlægning mv., hvilket ser lovende ud.
    Anne bemærkede, at hun oplever, at der er konflikter i sekretariatet. Thomas har en klar forventning til alle ledere om, at der tages hånd om konflikter. Thomas har fuld tillid til, at dette sker på rette vis.
  4. Status på de årlige lønforhandlinger 2018
    Orientering v/ Thomas G. Jensen og Dagmar Brøndt Kjær
    Forhandlingerne er gået godt. Det er ikke muligt at afrapportere endnu, da ikke alle forhandlinger er afsluttede. Der var god feedback til HR, der har leveret god service.
    Der blev rejst ønske om, at institutledelsen udsender besked om, at der er åbent for lønforhandlinger. Thomas ønsker at imødekomme dette ønske og udsende en mail ud forud for lønforhandlingerne.
    Enkelte steder er lederindstillinger ikke sendt ud til tr. Det vil ske fremover.
    Der er på ST lavet en praksis, hvor afslag ikke udsendes til de enkelte ansøgere. Der udsendes fortsat afslag på HE. Der forventes ikke ændret i denne praksis på HE. Hvis et sådant forslag kommer til HE HR, ved Dagmar, at det er ønsket på Biomedicin, at det fastholdes, at der udsendes resultater uanset at der er tale om afslag.
    Der var enighed om, at der ikke er behov for yderligere kriterier og ej heller tilpasning af de alle besluttede.
  5. Status på MUS samtaler og drøftelse af evt. særlige temaer til næste års mus
    Orientering v/ Thomas G. Jensen
    Thomas forklarede, at der er trukket tal over afholdte og igangsatte Mus-samtaler. Tallene er meget skuffende. Der er igangsat og/eller afholdt i alt 121 samtaler, der er registreret i systemet. Dette skal ses i lyset af, at der er ca. 450 ansatte.
    Det er i vidt omfang gruppeledere, der ikke har afholdt samtaler.
    Der kan være afholdt samtaler, der ikke er tastet i systemet. Der er videre blandt de 450 ansatte, nogle der ikke skal afholdes mus med. F.eks nytiltrådte og folk, der fratræder inden for kort tid.  Thomas har en klar forventning om, og vil udmelde, at der skal strammes op.
    Der blev rejst bemærkninger om, at systemet kan være svært tilgængeligt. Der kan være en barriere, da systemet ser svært ud fra start.
    Der har været god service fra Annis side. En klik-vejledning kan være en stor hjælp.
    Der skal være en særlig opmærksomhed på, at der hidtil har været frist for ansøgninger om kompetencefondsmidler senest i november måned. Der ændres sandsynligvis herpå, da den nye overenskomst gældende fra april 2018 ikke viderefører den hidtidige aftale om kompetencemidler. Indholdet af den nye overenskomst er endnu ikke kendt, hvorfor vi heller ikke kender til en evt. ny/ændret procedure.
    Særlige temaer:
    Thomas startede med at forklare, at Mus-samtalen er vigtig og prioriteret. Den omhandler den enkelte medarbejders udvikling. Thomas forklarede videre, at der på Biomedicin tages flere ting ind i samtalerne, da anledningen er tilstede. Der er dog en opmærksomhed på, at ikke må komme for mange tjek-lister ind i samtalen.
    Thomas ønsker, at der ses på et nyt skema ved mus-samtalerne med fastansatte vip-ere. Skemaet er svarende til det dekanen har brugt til samtaler med alle fakultetets faste professorer.
    Skemaet handler om forskning, undervisning og visioner mv. Skemaet udfyldes inden samtalen. De fleste oplysninger kan indhentes andetsteds evt. i pure.
    I MUS samtalerne overvejes desuden at indsamle stikord om forskningen til AU-ansøgninger om fondsmidler, således at en oversigt kan fremsendes til forskningsstørre-enheden.
    LSU havde ingen indvendinger mod skemaet og stikordene ifm. MUS.
    Det blev bemærket, at der er et ønske om, at lektorerne kan komme til mus-samtale med institutlederen evt. hver tredje gang. Thomas forklarede, at han for nuværende ikke har mulighed for at tilbyde dette. Videre vurderer han, at viceinstitutlederne er tættere på de enkelte i hverdagen og vil kunne give en bedre samtale.
  6. Intro-side til nyansatte VIP-ere
    Orientering v/ Dagmar Brøndt Kjær
    Der er lanceret en ny hjemmeside, der særligt indeholder materiale til nyansatte VIP-ere. Siden er udarbejdet af kommunikationsafdelingen.
    Siden findes her: http://health.medarbejdere.au.dk/personaleforhold/ny-medarbejder/startpakke-til-vip/
    Der kan sendes ændringsforslag. Der står nederst på siden, hvem rettelser og forslag kan sendes til.
    Det blev allerede på mødet bemærket, at ”Startpakke” i forskningsmiljøet klinger af penge, hvilket næppe er intentionen her.
    Siden findes både relevant for både vip og tap og ikke som siden selv indikerer alene for vip.
    Der ligger velkomst-materiale på instituttets egen hjemmeside, der med fordel kan linkes til fra den nævnte hjemmeside.
    Dagmar sender disse bemærkninger til kommunikationsafdelingen.
  7. Eventuelt
    Thomas startede en drøftelse om, Instituttet evt. kunne omdøbes til Skou Instituttet, evt. ”Jens Christian Skou Instituttet”.
    Der var både for og imod. Særligt blev det bemærket, at det vil kræve meget benarbejde, da brandingen af Skou er vigtig. Mange udenlandske forskere kender næppe Skou, men de ved, hvad biomedicin er.
    Persondataforordning blev drøftet.
    Thomas fortalte, at der er skrevet om det i et nyhedsbrev.
    Der er en god hjemmeside på au og der er et godt og brugbart kursus på hjemmesiden.
    Persondataforordningen gav anledning til spørgsmål og usikkerhed ift. forskningsmateriale. Særligt når data udveksles med en samarbejdspart, eller man selv modtager materiale fra en samarbejdspartner, f.eks. i forbindelse med udveksling af prøver med cpr.nr. eksempelvis genom koblet med cpr.
    Thomas forklarede, at der arbejdes med at håndtere persondataover hele AU. Generelt kan det siges, at der ikke forventes at der er styr på alt fra dag 1., men vi skal dokumentere at vi er i gang med processen. Vi har hele tiden haft forpligtigelsen. Redcap kan evt. bruges som system med kliniske data.
    Databeskyttelseshjemmeside med rådgiver, findes her:
    http://www.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/
    AU’s databeskyttelsesrådgiver er: Michal Lund Kristensen, se evt. mere her:
    http://www.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/kontakt/