Til stede: Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Ole Bækgaard Nielsen, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Helle Christiansen, Esben Boel, Per Höllsberg, Thomas Corydon, Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen.
Fræværende: Christian F. P. Scholz.
Øvrige deltagere: Dagmar Kjær, HR ; Anni Mandrup Høeg (ref.).
DAGSORDEN:
Ad 1
Godkendt.
Ad 2
Thomas G. Jensen gennemgik instituttet økonomi 2015 på basis af kvartalsregnskabet efter 3. kvartal. Instituttet skulle få et overskud på 5 mio., men prognosen er at det formodentligt kun bliver ca. 1½ mio. Der er behov for fortsat stram økonomisk prioritering fremadrettet.
Der var en kort drøftelse om bl.a. udviklingen i indtægter fra undervisning. Der er fortsat fald i færdiggørelsesbonus-indtægter og spørgsmålet er om det forbedres, eller om de studerende fortsat vil trække tiden på bl.a. 6. semester, hvor de venter med at bestå bacheloropgaven og bruger den ekstra tid på ikke-studie-aktiviteter.
Det blev bemærket, at instituttet nu må afsætte penge til udgifter til barsel for delregnskab 4-ansatte, idet fondene eller DFF ikke vil afholde udgifter forbundet hermed.
Der blev efterlyst tal, der kan belyse udviklingen i udgifter til administration.
Der gennemføres psykisk APV i foråret 2016. På både institutniveau og fakultetsniveau nedsættes arbejdsgruppe med repræsentanter fra samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisation til at arbejde med resultaterne.
Der er afholdt MUS for stort set alle faste VIP. Gruppelederne er i denne runde blevet spurgt om de har holdt MUS med deres medarbejdere og har fået at vide, at de skal holdes.
Der er afholdt møde med repræsentanter for arrangørerne af Kapsejladsen og drøftet de problemer, vi har bragt op. Vandtryk og kloakforhold begrænser hvor mange flere toiletter, der kan opsættes, men der arbejdes på forbedringer, herunder bl.a. bedre skiltning. Vi tilbydes direkte nummer til vagterne i parken. Derudover skal vi evt. selv klarere signalere, at vores bygninger ikke har adgang for kapsejlads-gæster.
Hertil blev bemærket, at det næppe er tilstrækkeligt. Det er et stort ønske at adgangen med nøglekort kan reduceres, således at studenterundervisere o.lign. den dag får deres kort lukket.
Ad 3
Udsat til efter nyvalg til LSU.
Ad 4
Thomas Corydon fortalte kort om de omtalte episoder: Det drejer sig bl.a. om forsøg, der er ødelagt ved at film over cellekulturer er ødelagt og låg skruet af. Der er fortsat ingen, der har meldt sig som ansvarlig, og der foreslås etableret udvidet videoovervågning for fremadrettet at kunne fastslå, hvem der har været i bygningerne, når noget sådant sker. Det betragtes også som en tryghedsskabende tiltag.
Der fulgte en længere drøftelse, hvor der bl.a. blev bemærket:
Thomas G. Jensen konkluderede, at han og ledergruppen vil revurdere forslaget efter de modtagne input.
Ad 5
Thomas G. Jensen indledte punktet med at redegøre for de hensyn, der har afgjort hvordan grupperne foreslås placeret 2017-2019: Oprindeligt var der fokus på antal flytninger og etablering af nye miljøer. Senere har der været opmærksomhed på at stille et forslag, der sikrede at alle kan arbejde i perioden (har adgang til f.eks. tilstrækkelig klasse 2-lab kapacitet) og på at undgå at inddrage øvelsesgangen i Biofysik-bygningen.
De to sidstnævnte hensyn har gjort, at det foreslås, at Bartholins grupper og anatomi-kompleksets grupper bruger den nye bygning som ”hotel” fra 2017-2019. Grupperne i Biokemi-, Biofysik- og Fysiologi-komplekset bliver foreløbig.
Det har været sonderet, hvorvidt renoveringen af Anatomi kunne udskydes til efter renoveringen af Bartholin. Det er dog vurderet som for dyrt af Byggestyrelsen.
Forslaget, der præsenteres i større detaljer på Institutmøde 12. november og derefter sendes i høring, angiver på hvilke etage og i hvilken bygningsdel (nord eller syd), grupperne placeres. VIP-kontorerne er tildelt, men labs og andre faciliteter skal fordeles gennem aftaler mellem grupperne i de enkelte områder. Her ved man bedst hvordan man opnår det optimale udbytte af lokalerne.
Forslaget blev kort drøftet: Der blev lagt stor vægt på at medarbejdere får indflydelse på såvel flytning som disponeringen af lokalerne. Herudover afventes det konkrete forslag.
Ad 6
Thomas G. Jensen indledte punktet med at præsentere ledelsens oplæg til nye priser: Det foreslås at priserne fastlægges så de dækker de direkte omkostninger (løn, varer + de heraf afledte bidrag til administration mv). Indirekte omkostninger (husleje og inventar, øvrige bidrag til administration mv) afholdes af fortsat medfinansiering fra instituttet.
Derved opnås et prisleje, hvor priserne er på niveau med sammenlignelige faciliteter (f..eks. på KU) og det er forventningen at aktivitetsniveauet kan fastholdes.
Der har været overvejelser om at lade brugerne betale både direkte og indirekte udgifter. Dette forslag er forkastet, da priserne formodes at ville reducere aktivitet betydeligt.
Det har tilsvarende været overvejet at øge medfinansiering for at holde priserne lavere, men det er også forkastet, idet der ikke findes økonomisk råderum hertil.
Herefter var der en kort drøftelse. Det blev bl.a. foreslået at priserne i de små stalde ikke lægges på 90% af den nye stald men på samme pris, når nu ønsket er at reducere aktivitet der.
Oplægget præsenteres i en omskrevet version for ansatte på instituttet og andre brugere. Fra institutmødet 12. november kan LSU medlemmer drøfte det med kollegaerne. Indtil da er der tavshedspligt.
Ad 7
Thomas G. Jensen indledte punktet med en kort redegørelse for problemstillingen: Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF) har i fire ansøgningsrunder fra september-december 2015 udlovet 28 mio. i startpakker til adjunkter og 30 mio. til lektorer på AU. Efter nogen polemik er der fjernet en tidsgrænse for hvor længe en adjunkt/lektor, kan have været ansat for at søge midlerne. Der er i gengæld i betingelserne skrevet, at ansøgere skal have instituttets støtte til at søge en bevilling fra AUFF.
Ledergruppen på instituttet har besluttet at støtte ansøgninger fra relativt nyansatte lektorer og adjunkter (ansat de sidste 4 år), som aflønnes af institutmidler.
Det er ønsket at forbeholde denne gruppe, som har fået svære opstartsvilkår som følge af instituttets økonomiske problemer de sidste år, muligheden for at få del i midlerne. Selvom færre dermed kan søge fra instituttet er der alligevel sendt 14 ansøgninger bare i de første to runder herfra.
LSU udtrykte generelt forståelse for denne prioritering men bemærkede dog, at hvorvidt en lokal prioritering er en god idé vil afhænge af hvordan prioriteringsudvalget tildeler midler. Herunder om instituttilhørsforhold har nogen betydning. Det afklares først, når der kommer svar på ansøgningerne.
Ledelsen blev opfordret til at formidle begrundelserne for beslutningen omhyggeligt, da der er især flere delregnskab 4-ansatte som pt står uforstående overfor beslutningen og betvivler instituttets engagement i dem og deres fremtid her.
Ad 8
Kort orientering om at ledelsen nu udarbejder udkast til lokal udmøntning, som kan drøftes på LSU møde i januar. Ledelse og medarbejdere er enige om at reglerne skal gøres mest muligt smidige – indenfor de afstukne rammer - således at såvel tids- som ressourceforbrug reduceres mest muligt. Der vil søges inspiration i andre institutters udmøntning.
Ad 9
Emnet blev kort drøftet. Der var enighed om at besøgende på vores institut ikke burde blive mødt af rygere direkte udenfor vores indgangsdøre. Vi er trods alt en del af det sundhedsvidenskabelige fakultet og uddanner læger. Der var til gengæld også enighed om at det er et svært problem at foreslå løsninger til. Flytning af askebægre vil ikke nødvendigvis flytte rygerne og evt. forbud ville ikke kunne håndhæves. Ledelsen fik til opdrag at arbejde videre med problemstillingen, herunder drøfte den med andre enheder hjemhørende i Bartholinbygningen og Bygningsservice.
Ad 10
Status på arbejde i LSU arbejdsgruppe vedr. kompetenceudvikling
Arbejdsgruppen afholder 2. møde 27/10, hvor planer om en online spørgeskemaundersøgelse om behovet for om kompetenceudvikling drøftes. Der forelægger udkast til spørgeskemaet som skal rettes til på mødet og herefter ventes udsendt.
Ad 11
HSU har bl.a. drøftet: Kompetenceudvikling, fordelingen af strategimidler, de mulige konsekvenser af besparelser i Finansloven for 2016 og de økonomiske konsekvenser af fremdriftsreformen.
FSU har drøftet: Strategi, sammenlægningen af SKT og Institut for Odontologi, fakultetets økonomi og SU-strukturen.
Ad 12
Eventuelt
Byggeriet på Anatomi (renovering og udvidelse af dissektionskælderen) er pt forsinket pga forsinket leverance af inventar. Det giver problemer/omlægninger for undervisning og kurser, hvorfor utilfredshed må forudses.
Byggeriet af den nye bygning skrider ift den justerede tidsplan frem som planlagt. Fast inventar indgå i byggeprojektet (skabe, borde til laboratorier mv), mens løst inventar (skriveborde, borde og stole til fællesrum) skal anskaffes derudover. Det er derfor usikkert, hvor meget nyt der kan indkøbes.
Dette blev problematiseret af et medlem af LSU, der påpegede at der ikke alle steder er tidssvarende møbler (f.eks. hæve/sænke skriveborde) at flytte med.