Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Ole Bækgaard Nielsen, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Helle Christiansen, Esben Boel, Per Höllsberg, Thomas Corydon, Frederik Dagnæs-Hansen, Steffen Junker.
Fraværende: Peter Holm-Nielsen.
Øvrige deltagere: Christian Baas (HR), Peder Madsen pkt. 4-6, Anni Mandrup Høeg (ref.).
DAGSORDEN:
Ad 1
Godkendt.
Ad 2
Thomas G. Jensen fortalte kort om instituttets budget for 2015, hvor instituttet som led i besparelsesprocessen skal opnå et overskud på 5 mio. Der forventes efter 3. kvartal af 2014 et underskud for hele 2014 i størrelsesordenen 9 mio. hvilket er noget højere end ventet bl.a. pga. et uforudset fald i STÅ-indtægter foranlediget af ændret adfærd fra de studerende pga. fremdriftsreformen. Forbedringen i resultatet i 2015 ift. 2014 skal komme gennem realiseringen af spareplanen fra 2014, samt meget stram økonomistyring. Herunder må instituttet være meget tilbageholdende med ansættelse af nye medarbejdere.
Herefter fulgte en drøftelse:
Der blev bl.a. spurgt om instituttet får overført dele af underskuddet fra 2014 til 2015. Svaret herpå er at det pt ikke indgår i forventningerne til 2015, at der kommer yderligere krav til resultatet.
Det blev også spurgt, hvordan omlægningerne ift. ph.d. området indgår. Svaret herpå er, at det forventes udgiftsneutralt.
Det blev ift. overslagsårene drøftet, hvordan vi skal forholde os til den store ubalance som pt figurerer pga. de øgede huslejeudgifter fra 2017 samt de flytteomkostninger som pt ikke engang indgår? Der blev også appelleret til, at ledelsen ved udmelding af tallene i organisationen søger at forklare dem på en måde, så der ikke skabes unødig usikkerhed. Hertil blev svaret, at denne udfordring drøftes med dekan, administrationschef og fakultetsledelse og at det er intentionen at skrive om økonomien i førstkommende nyhedsbrev.
Det blev bemærket, at fordelingen af instituttets udgifter mellem på den ene side løn/drift og på den anden side husleje, front office/back office og USM er iøjnefaldende med pt 50%/50% stigende til 40%/60%. Videre blev det også bemærket, at det ikke kan passe at vores bidrag til front office/back office fortsat stiger voldsomt i 2015 og frem, idet det ikke svarer til et reelt øget udgiftstræk.
Ad 3
Der blev på basis af det udsendte bilag drøftet den forestående lønforhandling.
B-siden bemærkede, at det er kritisabelt, at det fremgår, at dekan og universitetsdirektør kan bestemme reduktioner i den afsatte ramme indenfor specifikke områder, når dette ikke er aftalt med HSU.
Følgende aftaltes:
Ad 4
Thomas G. Jensen præsenterede forslaget om en ændret ArbejdsMiljøOrganisation (AMO) Forslaget forelægges på baggrund af et ønske om at samle opgaverne på færre hænder og dermed reducere organisationen således den ligner AMO på lignende institutter. Instituttet skal i januar give besked om, hvilke arbejdsmiljøgrupper, der skal vælges arbejdsmiljørepræsentanter til valget februar 2015.
Herefter var der en drøftelse, hvor der bl.a. blev fremført:
Debatten afsluttedes med, at ledelsen tilkendegav at ville tage synspunkterne til overvejelse, inden en endelig beslutning træffes.
Herefter orienterede Peder Madsen om, at der i 2. eller 4. kvartal 2015 skal gennemføres en APV, og der i 4. kvartal 2016 skal være en psykisk APV.
Det blev aftalt, at der i referatet skal linkes til yderligere info herom: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/
Der blev spurgt ind til, hvordan det er gået med opfølgning på de sidste runders APV. Ift. den psykiske APV svarede Thomas G. Jensen at der efter hans opfattelse er sket en del, trods den betydning den seneste besparelsesproces har haft. Hos os er der bl.a. gjort en særlig indsats ift. mobning, der hvor der var en større – men fortsat beskeden – forekomst af mobning jf. den psykiske APV. Samt fortsat processen med drøftelsen af en code of conduct for hele instituttet.
Ad 5
Som led i opfølgningen på den psykiske APV, specifikt opgørelsen af den oplevede mobning på dele af instituttet, har LAMU haft nedsat en arbejdsgruppe, der som et tiltag for at forbedre trivslen, har udarbejdet et forslag til code of conduct. Dette forslag forelægges LSU med henblik på beslutning herom.
Drøftelserne af forslaget afdækkede, at der helt overordnet er uenighed om, hvorvidt en code of conduct er den rette tilgang. Der blev talt for at en positiv kultur på en arbejdsplads etableres via ledelsens eksempel, styrkelse af fællesskaberne ved tættere samarbejde o.lign. Ikke ved regler for social omgang, som der endvidere ikke er knyttet sanktioner til manglende overholdelse af.
Andre talte for idéen i at repetere for hinanden, hvad der forventes på vores arbejdsplads.
Konkret blev der foreslået følgende ændringer:
De to sidste forslag til rettelser var der dog ikke enighed om.
Ledelsen tog drøftelsen til efterretning og vil afgøre, hvad der skal ske ift forslaget.
Ad 6
Det blev aftalt, at der inviteres til et separat møde i februar for LSU og repræsentanter for Institutforum og LAMU. Inden mødet skal deltagerne vælge hvilket af 4 temaer, de vil deltage i en drøftelse af. Formandskabet for LSU forestår den yderligere indkaldelse/planlægning.
Ad 7
Der blev drøftet tre udvalgte spørgsmål fra spørgeguiden (fremgår nedenfor med kursiv):
Hvad er jeres væsentligste erfaringer med brug af personalepolitikken lokalt? Politikkerne anvendes. De inddrages lokalt ifm specifikke processer (besparelser, seniorsamtaler, misbrugspolitik).
I hvilket omfang har I oplevet situationer, hvor I har savnet hjælp i personalepolitikken? Politikkerne er ikke så konkrete, at de alene kan løse de problemer, man står i. Der var forskellig opfattelse i LSU af, hvorvidt politikkerne skulle gøres mere konkrete, eller i stedet skulle suppleres med flere (lokale) retningslinjer. Der var dog bred opbakning til, at politikkerne blev suppleret med eksempler på deres konkrete anvendelse, med henblik på at disse tjener som hjælp til fortolkning af politikkerne.
Har I ønsker til justeringer af personalepolitikken, som I mener, vil være væsentlige at gennemføre? Det blev nævnt, at der i forbindelse med de afholdte workshops om personalepolitikken er blevet talt om behovet for nye politikker: God ledelse, sprogvalg, trivsel (fremfor stress).
Ad 8
Det fremsendte forslag blev drøftet og følgende blev besluttet:
Forslaget træder IKKE i kraft med de nævnte ændringer, idet der afventes koordinering med den kommende HSU strategi for kompetenceudvikling.
Ad 9
Anni Høeg sender mødeindkaldelser ud i Outlook. Møderne lægges efter FSU-møderne.
Ad 10
De organisatoriske ændringer i Administrationen indebærer at der også skal ændres i SU-strukturen. Pt har bl.a. FSU et forslag hertil i høring. Der er et par forhold, som der vil blive kommenteret på i høring bl.a. at de nye LSU for Administrationen på fakultets-niveau påtænkes givet to ”ophæng”, samt at der lægges op til at repræsentationen for disse LSU’er i FSU skal være foruddefineret til at være formand og næstformand.
HSU arbejder med kompetenceudviklingsstrategi. Heri fastslå det bl.a. at MUS/GRUS er centralt ift fastlæggelse af planer for kompetenceudvikling.
Ad 11
Der efterspurgtes en liste over hvilke varer og tjenesteydelser, instituttet betaler. Thomas G. Jensen svarede herpå, at der er planer om at sammensætte en sådan liste, men pga. prioritering af andre opgaver, forelægger den pt ikke. Anne Flensborg og Claus Bülow foreslog, at man trak på henholdsvis sekretariat og håndværkere som i dag betaler fakturaer og derfor kender praksis.