Referat af SU-møde 10. april 2014

Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Ole Bækgaard Nielsen, Claus Bülow Knudsen, Inger Marie Bro (suppleant for Anne Flensborg), Helle Christiansen, Zitta Glattrup Nygaard, Thomas Corydon, Per Höllsberg, Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen.
Fraværende: Helle Damkier.
Øvrige deltagere: Morten Pless; Christina Baas, HR (ref.).

DAGSORDEN:

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Status på besparelser, herunder fremlæggelse af den endelige spareplan efter effekt af fratrædelser kan endeligt opgøres, og redegørelse for det videre forløb v/Institutlederen med efterfølgende drøftelse heraf

    Der skal specifikt drøftes,
    Hvordan afskedigede/frivilligt fratrådte/arbejdstidsreduktioner fordeler sig på TAP/VIP, køn og fag – og hvilken bemanding det efterlader indenfor hvert fag/område
    Forlængelse af ansættelsesstop?
    Hvilke planer har ledelsen for ledelse af og kommunikation med de blivende medarbejdere, herunder opgaveoverdragelse, fremtidsorientering og nye muligheder
    Hvordan tilrettelægges bedst afsked med de medarbejdere som ophører

    Evaluering af Økonomiproces 2014 hidtil
  3. Øvrig orientering om instituttets økonomi og drift v/institutlederen
    Bilag: Regnskab 2013 for instituttet (eftersendes hvis muligt)
  4. Evaluering af MUS
    Se bilag.
  5. Evaluering af LSUs arbejde
  6. Orientering fra HSU og FSU
  7. Eventuelt

Ad 1
Kommentarer til dagsorden
Bettina Grumsen (BG) ønsker, at punkter på dagsorden prioriteres, så økonomi kan nå at blive gennemgået i dybden og så vil punkter der ikke nås til dagens møde blive udsat. Der var enighed blandt deltagerne.
Evaluering af MUS udskydes.
Evaluering af LSU udskydes, formandskabet vælger evalueringsmodel.

Ad 2
Jf. i det dele det udsendte bilag.
I store træk skal BM spare ca 1/9 af løn- og driftsbudgettet svarende til ca 14 mio. Cirka 1/3 del var forventet at blive opnået på afskedigelser, cirka 1/3 ved frivillige fratrædelsesaftaler, og den resterende del på øget betaling til dyrestald, reduktion i laborantbistand og annuum.

Anatomi:
Endvidere vil en udvidelse af dissektionsprojektet som var planlagt at skulle foregå til sommer 2014, give en udgift på omkring 1,5 mio (usikkert tal). Projektet er foreløbigt udskudt, men vil blandt andet på grund af arbejdsmiljø og fremtidssikring ikke standses helt, og det undersøges om der kan skaffes eksterne midler til finansiering.

Steffen Junker (SJ) spørger om regionerne kan have en interesse i projektet. Peter Holm-Nielsen (PHN) svarer hertil at regionen betaler de omkostninger som de har i kælderen. På sigt vil det være nogenlunde selvbærende, men lige nu er det vigtigt at få arbejdsmiljøet i orden. AU skulle gerne komme før Odense i det der kan tilbydes på anatomi.

TGJ: Projektet skulle have kostet ca 36 mio, men er steget til ca 42 mio og samtidig er der 5 mio UNILAB midler færre end forventet. Den samlede årlige udgift (incl. afskrivninger) for BM er på ca.  3,2 mio kr. . De 3,2 mio er et bud på den forventede bruttoudgift for BM. Ved samtidig finansiering fra eksterne midler og evt. bidrag fra dekanen, kan beløbet blive mindre. Der er gang i en afklaring af muligheden for eksterne tilskud og muligheden for eksterne indtægter.

Per Höllsberg (PH): spørger til hvor den eksterne finansiering kommer fra og ud fra hvilke forudsætninger?

PHN: De forbundene udgifter skal dækkes, men der skal ikke tjenes penge på det. Det forventes, at der ved opgradering kan tiltrækkes kursusmidler både nationalt og internationalt.

Afskedigelser, fratrædelser og øvrige besparelser på driftsbudgettet:
Det er ikke helt nemt at lave en kobling mellem antal opsagte og det økonomiske resultat, da der er særlige forhold for hver enkelt fratrædende/ afskedigede  medarbejder. De endelige tal for opsigelser og frivillige fratrædelser? er 17 årsværk, men der er stor forskel på ansættelsesbrøk, fratrædelsestidspunkt m.v. Der har for de 15 partshørte medarbejdere været nærmere drøftelser for at afdække muligheder, og det endelige resultat blev, at 11 medarbejdere har modtaget en opsigelse og at i alt mere end 30 medarbejdere forlader instituttet.

Der er endvidere fundet ca 4,4 mio ved øvrige besparelser på driftsbudgettet i form af øget betaling i dyrestaldene, reduktion i laborantbistand og pr. 1. juli ved et differentieret annuum, som hver VIP kan søge om. Besparelsen i substratafdelingen giver en besparelse på lønudgifter, men også flere udgifter for de enkelte forskningsgrupper.

Øget betaling dyrestalde

1.275.000

Reduktion laborantbistand

2.383.500

Reduktion annuum
Færre VIP og omlægning til annuum efter ansøgning

750.000

Reduktion rejser/kursusmidler (15%)

75.000

 

4.483.500

SJ spørger hvad besparelsen er på studenterundervisere. Der er omkring 50 studenterundervisere. Det vil blive undersøgt, hvad den indregnede besparelse har været til næste møde.

SJ: Spørger hvordan vil normeringen af hvad? vil være fremadrettet? Det vil der blive set på.

AMB: Kan det lade sig gøre at opnå den udmeldte besparelse på laborantbistand.

TGJ: Der sættes et maksimum for hver VIP på 2/3 laborant fra instituttet, og samtidig sættes hver VIP ellers to timer ned i den situation hvor VIPen har mere end 1/2 laborant fra instituttet. Dette sker grundet den store stigning i eksterne midler, som i større udstrækning vil blive brugt til dækning af laboranttimer.

BBM: Man skal være opmærksomhed på, at ikke alle eksterne midler må gå til laboranttimer, blandt andet EU-midler.

PH: Bliver der ved fastsættelse af TAP normering taget hensyn til, at laboranter i substratafdelingen var finansieret af tidligere institutter – jf det fremsatte argument for stadig at fastholde en skæv fordeling af TAP-normering pga. forhold under de gamle institutter?

HC: Der skal tages hensyn til at opgaverne fremover stadig varetages af rette personale med rette uddannelse.

BG: Vil gerne have et bedre indtryk af hvordan besparelsen falder.

PH: Der er en fornemmelse af, at besparelsen rammer skævt. Hvorledes har besparelserne ramt de forskellige fagområder? Hvor mange medarbejdere finansieres af instituttet fremadrettet inden for de forskellige fagområder?

TGJ: Instituttet er igang med nedbryde de gamle faggrænser for bedre at kunne fungere som et institut, og udgifterne registreres ikke fordelt på de gamle fagområder.

TGJ: Drøftelse med udgangspunkt i bilag over hvor afskedigelser og fratrædelser sker jf. bilag.

Der er ikke sparet lige meget overalt idet besparelsen er fundet med udgangspunkt i de for instituttet udvalgte kriterier og der er ikke tilstræbt en ligelig procentfordeling på de enkelte fagområder. Besparelserne er omfattende og der er fremadrettet et stort arbejde med at få prioriteret opgaverne.

Der er dog stadig et ønske om at få nærmere oplysninger om hvad effekten af besparelserne er på de forskellige fagområder.

TC: Det ønskes ikke at der skal skabes et miljø, hvor der skal peges fingre af, hvem der er blevet ramt hårdest. Ole vil se på undervisningsbelastningen og den fremadrettede fordeling.

TGJ: Særligt på bakteriologi, farmakologi og makroskopisk anatomi er der problemer med at få dækket undervisningen, og her må der blive rettet op på den ubalance, der er opstået.

PH: Ser gerne at vi bliver et institut, men ser også at der refereres til gamle institutter i forbindelse med TAP-normering.

AMB: gennemsnitsalder vil gerne vides for hele instituttet. Det kommer i forbindelse med levering af tal til rektor. Tal bliver eftersendt, når de haves.

AMB: Vil gerne vide noget mere budgettet for 2014

TGJ: Det er yderst beskedent, hvad effekten af besparelserne er for 2014 men der forventes et stort underskud. Her har dekanen udtrykt mulighed for at hjælpe ekstraordinært i 2014.

For så vidt angår 2015 kendes budgettet ikke endnu. Rektor og dekan har udmeldt, at en ny sparerunde ikke forventes i 2015.

TC: Er der tegn på at den nye økonomimodel, hvor Biomedicin skal betale ekstraordinært meget, bliver ændret?

TGJ: Dekanen vil se på det, da det ser ud som om, at særlig Biomedicin rammes uforholdsmæssigt hårdt.

SJ: Bør de store ansøgninger behandles i LSU, eks. store centre, da det kan have effekt for personalet.

TGJ: Det er absolut en mulighed. Alle store ansøgninger har siden januar været forbi TGJ for få de eksterne midler til i større udstrækning end tidligere at bidrage til de afledte udgifter der er ved forskningsprojekterne.

PHN: Der bør som minimum være en trappestigning i udgifterne, da det ikke koster det samme at administrere 20 mio som 200 mio.

Ansættelsesstoppet:
TGJ: Ansættelsesstoppet bør ikke forlænges. I forhold til TAP ansættelser, har vi retningslinjer, der sikrer mulighed for omplacering af ledighedstruede medarbejdere.

Kommunikation:
Kommunikation m.v. Der er på nuværende tidspunkt allerede iværksat indsatser for at følge op på eftervirkningerne af besparelserne og alle de relevante medarbejdere vil blive inddraget. Der været afholdt husmøder på hele instituttet, og der kommer VIP-møder fremover i alle fagene.

OB: Mener det er vanskeligt, at kommentere på hvad der skal ske fremover, medmindre man ved hvad fremtiden byder på.

Kommunikationen for afskedigelser og fratrædelserne beskrives. Orienteringen på Biomedicin af hvilke medarbejdere der fratræder, er kommunikeret ud på den efter omstændighederne mest hensynsfulde måde. Der er både fordele og ulemper herved.

Afskedigelsesreception:
TGJ: Foreslår at der holdes afskedsreceptioner før sommer og efter sommer.

Der blev opnået enighed om, at TR tager kontakt til egne medlemmer og hører ønsker og melder til TGJ. Herefter kommer udspil fra ledelsen.

Ad 3
Der kommer en erfaringsopsamling i HSU i den kommende tid og der ønskes derfor tilbagemeldinger fra LSU.

BG: De fleste medarbejdere har været påvirket af den langvarige usikre situation, instituttet har været i

CBK:Det har været svært at gennemskue tal.

TGJ:Instituttet er underlagt udefra kommende vilkår, hvor der ikke kan ydes indflydelse.

AMB:Det er svært for LSU at arbejde når det ikke anses for at være valide tal hvilke?.

TGJ: Alt der har været til kendskab, er blevet givet videre. Der er også oplysninger, som ikke er tilgængelige endnu og det kan tyde på et kommunikationsproblem.

BG: God og ordentlig orientering inden udlevering af partshøringsbreve. Det var svært at sidde ved PCen i så kort tidsrum, hvor så mange fik besked på samme tidspunkt indenfor så kort et tidsrum.

PH: Det kan ses fra den anden side også.

HC: At det var lang tid at vente.

BBM: Det er mere omfangsrigt end forventet.

AF: Der burde ikke have været supplerende kriterier, da medarbejderne blev kede af det og der burde have været mulighed for at fritstille.

CB: Frem til en opsagt medarbejders fratrædelse, sker der som udgangspunkt ikke fritstilling, kun i helt særlige tilfælde ved konkret individuel vurdering.

TGJ: Det har haft store omkostninger og det er en langvarig proces for hele instituttet.

Regnskabet, foreløbige tal:
DR1:
Institutregnskabet for 2013 blev et underskud på 3,8 mio, hvilket var som forventet.

MP: Den relative forskel mellem budget og regnskab 2013 er ikke særlig stor. Man kan ikke umiddelbart sammenligne tallene i R2013 med R2012, da der i mellemtiden er indført en ny økonomimodel, der gør, at tallene ikke umiddelbart er sammenlignlige. Hvis man tager højde for forskellene i økonomimodellen fra 2012 til 2013 viser tallene, at instituttet har nogenlunde det samme budget som tidligere. De øgede lønudgifter skyldes bl.a. NY Løn forhandlinger og konstitueringer, der blev sent forhandlet på plads, samt overtagelse af fakultetsdyrestalden, der samtidig har givet en ekstra indtægt, der kan ses som en reduktion i øvrige driftsomkostninger. 

DR4:
Fondsmidlerne er steget fra 2012 til 2013 fra 101 mio til 127 mio. Det gennemsnitlige overheadprocent er som tidligere 11%.

Der efterspørges mere nøjagtige tal, særlig for omkostninger til administration, herunder front og backoffice. TGJ foreslår en nærmere redegørelse om økonomi på et temamøde.

Ad 4-6
BBM:  HSU/FSU: Udgifterne til laborantpraktikanter er flyttet ud på institutterne. Vi har en forpligtelse til at have praktikanter og BBM har sagt til dekanerne, at der bør laves en målrettet pulje.

Ad 7
TGJ:  Vi har kigget på hvor mange VIP og TAP der har været ansat på instituttet de senere år.

MP: Det er kun frem til 2012 der er tal for dette:

I 2006 var 91,7 VIPere ansat --> 89,9 i 2012

I 2006 var der 105,5 TAPere ansat --> 89 i 2012, primært et fald i sekretariatsbistand begrundet i den administrative omlægning.

STÅ-indtægterne var  84-85 mio i 2009 og 107-108 mio i 2014.

PH: Har dekanen meldt noget ud i forhold til fremdriftsreformen.

TGJ: Ikke på nuværende tidspunkt.

TC: Summer schools er udskudt??.

PHN: Forskningsårsstuderende bør tages ud eller korrigeres??

MP: allerede i dag mister vi penge på at de studerende ikke bliver færdige som en konsekvens af fremdriftsreformen.

Gennemførelsesproblematikker drøftes.

AF: Oplever ofte fejl i økonomi-tal og ser det som problematisk og det bør bringes op til økonomiafdelingen, at det næsten forventes at der laves skufferegnskaber.

PHN: Det skal med i analysearbejdet.

BG: Nyt LSU skal på plads inden 1. juni. BG sørger for B-siden, TGJ sørger for A-siden.


Kommende punkter:

  • BG: Foreslår at Inger Rønde Jeppesen kommer og fortæller om det kommende budget.
  • TGJ: Foreslår at den fremtidige strategi kommer på som temadrøftelse
  • TGJ: vil gerne have inddragelse for så vidt angår instituttets strategi både på kort og langt sigt, dissektionskælderen er sat på pause, det nye byggeri forventes af have første spadestik 4. Aug (TGJ ny dato i september). Fra 2016 til 2018 renoveres Bartholin og anatomi og det skal planlægges hvem der skal være hvor i byggeperioden.

Emner for kommende møder:

  • ŸLokale kriterier for tildeling af Ny løn (afventer arbejdsgruppe)
  • ŸRetningslinjer for ansættelse VIP (afventer arbejdsgruppe)
  • Ÿetningslinjer for indtagelse af alkohol på instituttet (Thomas G. Jensen skal forelægge LSU revideret oplæg)
  • ŸEtablering af kursusudbud på instituttet?
  • ŸRetningslinjer for receptioner o.lign. jf. HSUs revision af regelsættet