Referat af SU-møde 13. november 2014

Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Ole Bækgaard Nielsen, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Helle Christiansen, Esben Boel, Per Höllsberg, Peter Holm-Nielsen, Thomas Corydon.
Fraværende: Frederik Dagnæs-Hansen (barselsvikar for Janne Lebeck), Steffen Junker.
Øvrige deltagere: Morten Pless, Anni Mandrup Høeg (ref.).

DAGSORDEN:

  1. Godkendelse af dagsorden.
  2. Økonomi 2015 og frem – oplæg v/Thomas G. Jensen med efterfølgende drøftelse.
  3. Drøftelse af hvordan medinddragelsen kan styrkes på instituttet.
  4. Evt.

Ad 1
Godkendt.

Ad 2
Thomas G. Jensen indledte med at begrunde ønsket om et møde ang. økonomi med, at instituttet fortsat i 2015 vil være økonomisk udfordret, så selvom der ikke forelægger et godkendt budget for instituttet endnu, ønsker han at orientere LSU. Budgettet skal først behandles i bestyrelse, HSU og FSU. Han sagde indledningsvis også, at selvom økonomien bliver en udfordring er en ny omfattende afskedigelsesrunde ikke på tale. Der vil dog blive tale om tilbageholdenhed ift ansættelser.

Herefter opridsede han udviklingen i økonomien: Instituttets udgifter stiger pga. blandt andet følgende faktor:

  • Øgede udgifter til front office/back office og USM pga stigende omsætning på DR4
  • Huslejestigning på 2% (almindelig regulering)
  • Fremtidige større udgifter til husleje pga dyrere m2 og flere m2
  • Midlertidig reduktion i STÅ formodentlig pga. af de studerende tager orlov i større omfang end normalt lige nu, idet det bliver vanskeligere for dem seneres pga. fremdriftsreformen

Fremlæggelsen heraf gav anledning til drøftelse af især de konsekvenser øget omsætning på DR4 har. Følgende blev bemærket:

  • Bør der ikke i højere omfang søges bevillinger, hvor der er OH med?
  • Kan økonomien på instituttet ikke forbedres ved at DR1-udgifter i højere omfang betales af DR4 (laboranter, dyrestalde)?
  • Kan det virkelig være rigtigt at en bevilling på 1.000.000 kr. medfører øgede udgifter på 130.000 kr., når nu vi ikke udvider med m2 og har alle administrative funktioner i forvejen?
  • Cost drivere må revideres, så de afspejler reelt træk på ressourcerne
  • Skal vi sige nej til nogle bevillinger?
  • Der bør være incitamentet til at hente eksterne bevillinger - ikke som nu, hvor eksterne bevillinger giver problemer
  • AU bør gøre en større indsats for at få fondene til at betale OH

Herefter kommenterede Thomas G. Jensen på en række kommentarer/spørgsmål fremsendt fra B-siden. Han indledte med at sige, at han ønsker LSUs input til, hvordan instituttet kan ændre på såvel udgifts- som indtægtsside. Der ligger allerede en række ændringer i 2014-spareplanen, herunder reduktion i lønudgifter, øgede indtægter fra dyrestaldene osv.

Han sagde derudover bl.a.:

  • Udgifterne til flytning i de kommende år er ikke budgetlagt og der ligger her en udfordring
  • Balancen mellem DR1 og DR4 skifter i disse år, således at der forventes en uændret beskæftigelse, men færre lønmidler fra DR1
  • Det er flot klaret med færre på DR1, at der både undervises og publiceres mere
  • Der forventes flere stadig flere DR4-midler fremadrettet og muligvis flere centre
  • Der er hidtil talt om ”Marshall-hjælp” fra fakultetet i 2014 på ca. 7 mio. men behovet bliver nok større, hvorfor vi også er bedt om at udvise tilbageholdenhed resten af året for at begrænse underskuddet
  • På indkøbsområdet fokuseres på indkøbsaftaler
  • Cost driverne tages op til revision på AU
  • Der er ikke planer om reduktion af puljerne til VIP-rejser eller TAP-kurser i 2015 ift 2014
  • Udgifterne til front- og back office fastlægges via forhandling på henholdsvis AU-niveau og fakultetsniveau. Institutlederne har via fakultetsledelsen indflydelse herpå.

Dette oplæg fik følgende bemærkninger med:

  • Øget undervisning og flere publikationer medfører sammen med pres for at skaffe midler til flere laboranttimer, dyrere dyrestald mv, at mange VIP er hårdt pressede
  • Pres på VIP skal bl.a. afhjælpes ved at pres lettes oppefra fra topledelsen
  • Hvis flere ydelser fik en kostpris (sekretærtimer f.eks.) kunne de indregnes og afregnes på DR4
  • Udgifterne til varekøb kunne reduceres ved f.eks. at synliggøre udgifterne ved at benytte fællesfaciliteter, let adgang til overblik over leverandørers priser (Lyreco har f.eks. ikke priser i katalog) og ved at der ikke betales printerpatroner til lokale printere placeret på kontorer, idet de er dyrere i drift.
  • Økonomi bør have faste aktivitetsnumre for standardaktiviteter (rejser mv), således konteringen gøres nemmere, ligesom der bør være en bedre konteringsvejledning i det hele taget.

Ad 3
Thomas G. Jensen indledte mødet ned at motivere punktet. Fakultetet har bedt institutterne drøfte i deres fora, hvordan medinddragelsen styrkes. Der skal senest 15. december fremsendes referat af disse drøftelser, således at fakultetsledelsen i januar kan tage stilling til de indkomne forslag.

Han sagde videre, at vi er et stort institut med de ca. 450 ansatte. Instituttets ledelse prøver at være synlige og udøve en anerkendende ledelse.

Herefter var der debat:

  • Medejerskab opnås gennem medinddragelse
  • LSU kan blive mere synligt blandt medarbejderne, men travle hverdage, oplevelsen af at være ansat på et stort institut og forskellige traditioner for at følge med i LSUs arbejde, er nogle af barriererne for at LSU bidrager til en oplevelse af som medarbejdere at blive medinddraget
  • De daglige personaleledere kan styrkes via uddannelse/kurser/netværks-deltagelse – det skal måske være obligatorisk
  • Anerkendelse skal ske lokalt
  • Medinddragelse kræver at ledelsen forelægger sine overvejelser førend der er truffet en afgørelse, samt at der forelægges argumentationen for den påtænkte afgørelse. Kun således kan medinddragelses-fora spille en rolle
  • Beslutninger skal træffes tæt på hverdagen, idet topledelsen kan savne indsigt i organisationen.
  • Der er behov for bedre information lokalt, herunder om nye medarbejdere, lokalerokader mv – og adgang til informationer via flere kanaler bl.a. ønskes infoskærme.

Thomas G. Jensen afsluttede punktet med få kommentarer til det skriftlige fremsendte fra B-siden: Institutledelsen ønsker også at medarbejderne oplever nærhed til ledelsen og inddragelse i så god tid, at der forstsat er mulighed for at påvirke de afgørelser, der skal træffes. Ledelsen ønsker at fastholde 4 LSU-møder årligt suppleret med ekstraordinære møder efter behov. Med fire møder årligt kan møderne lægges i forlængelse af møderne i HSU/FSU. Flere møder årligt vil også kræve flere ressourcer.

Ad 4
Thomas G. Jensen orienterede kort om at dele af byggeriet af den nye bygning midlertidigt er stoppet, idet der er kommet flere rystelser end ventet. Der træffes formodentlig beslutning om at omlægge byggemetoden, hvilket muligvis kan medføre mindre forsinkelse – få måneder - og øgede byggeudgifter. Kommunikationsafdelingen holder hele parken orienteret, mens der sendes mere specifikt information ud til de mest berørte (anatomi-komplekset, Steno Museet).