Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Helle Høier (suppleant for Bertha P. Beck Mortensen), Inger Merete Skrubbeltrang Paulsen (suppleant), Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Zitta Glattrup Nygaard, Helle Christiansen, Frederik Dagnæs-Hansen (suppleant for Helle Damkier), Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen, Bertha P. Beck Mortensenm Thomas Corydon, Per Höllsberg, Helle Damkier.
Fraværende: Ole Bækgaard Nielsen.
Øvrige deltagere: Bo Søgaard Sanden, HR; Anni Mandrup Høeg (ref.)
DAGSORDEN:
Ad 1
Dagsorden godkendt.
Ad 2
Byggeri: Bestyrelsen skal efter sommerferien tage stilling til det store byggeri og renovering. Derved er forsinkelsen foreløbigt holdt på ½ år. Der lægges som tidligere udmeldt op til nybyggeri først og herefter renovering.
Der er sideløbende besluttet igangsættelse af udvidelse og renovering af dissektionsfaciliteterne i anatomikomplekses for ca. 35 mio. kr. som delvist skal finansieres over en forhøjet husleje instituttet skal betale. Indtægter på kursusvirksomhed skal være med til at betale de øgede huslejeudgifter.
Lønforhandlinger: Pågår og det er opfattelsen at de går godt.
MUS: Vil ved udgangen af august være gennemført for alle gruppeledere (fastansatte VIP) og ledergruppen. I september vil disse blive klædt på til at holde med egne medarbejdere. Det bliver en del af forberedelsen at få afklaret, hvem der har MUS med hvem, der hvor det kunne være med flere. Hver enkelt medarbejder skal på en liste matches med en leder (det kan også være to), som skal afholde MUS.
Projekter 2013/2014: Bla. benchmarking (bestemt af fakultetet), procedurer for faste VIP ansættelser
Økonomi: Regnskabet for 2012 endte i nogenlunde balance, men det er fortsat forventningen, at regnskabet i 2013 vil blive dårligere pga større lønudgifter.
Ad 3
Thomas G. Jensen indledte punktet med at redegøre baggrunden for oplægget: Tilgangen af eksterne projekter og midler hertil øges på AU, mens prognosen er at de faste budgetmidler forbliver nogenlunde uændrede. Dette er ofte et problem, idet de eksterne projekter kan give øgede udgifter for universitetet/institutterne. Som en følge heraf har ST angiveligt allerede økonomiske problemer, mens vi på Health endnu forsøger at undgå dem, ved at kræve af eksternt finansierede projekter i højere grad finansierer de reelle udgifter.
Fakultetet har pålagt institutlederne i deres politik for ekstern forskningsfinansiering at lægge en implementeringsplan, der både sikrer reel udgiftsdækning og kvalitetssikring af de ansøgninger, der afsendes. Målet er fortsat at gå efter (øgede) eksterne midler og samtidigt sikre at fondene bidrager til den daglige drift. Derved – kunne man argumentere – forsøges at beskytte forskningsfriheden ved, at de ikke bliver eksterne bevillinger som dikterer universitetsforskningen.
Udkastet til oplæg om afledte udgifter og eksterne midler drøftes i instituttets forskellige fora. Ligeledes er der modtaget en række høringssvar som indgår i det videre arbejde med at revidere udkastet.
Høringssvarenes stiller bl.a. spørgsmålstegn ved, om forslaget om at institutlederen skal godkende ansøgningerne kan gennemføres uden at skade forskningen og hvorvidt det er rimeligt, at projektmidler skal flyttes fra den konkrete forskningsaktivitet til instituttets faste driftsomkostninger.
Thomas G. Jensen gav udtryk for tilfredshed med den debat, som vi har på instituttet om oplægget.
Herefter fulgte en række indlæg, hvor der bl.a. blev fremført:
- Problemstillingen er større end instituttet eller Aarhus Universitet kan løfte alene: Det handler om hvorvidt industrien skal styre, hvordan universiteterne anvender deres bevillinger
- Det er svært at forstå, at AU ikke kan betale almindelige driftsudgifter(el, vand, varme) af budgettet – Hvad bruges pengene til? – Hvad er prioriteringen? Der savnes åbenhed.
- AUs administration er for dyr, hvis det koster 500 kr. at betale en faktura
- Hvor stort et overhead skal der egentlig være, for at projekterne ikke belaster? Visse beregninger viser 65%? (antageligvis som en gennemsnitsberegning for universiteterne)
- Hvorfor skal der foretages en vurdering af ansøgningernes indhold, når de eksterne fonde selv har et system til vurdering? Er det ikke dobbeltarbejde?
Thomas G. Jensen rundede punktet af med at sige, at der også er rejst spørgsmålet hvorvidt det kan lade sig gøre at få vurderet så stort et antal ansøgninger. Det mente han godt. Han fremførte endvidere at er den absolutte undtagelse at der vil blive afvist ansøgninger – måske med undtagelse af ansøgninger, hvor der forventes direkte medfinansiering af instituttet, men sådan har det også været hidtil. Det var dog naturligvis en relevant betragtning, som var kommet, at retningslinierne også skal kunne fungere, hvis der kommer en anden institutledelse.
Ad 4
Fysisk APV: Thomas G. Jensen redegjorde for hvordan APV kontaktgruppen på instituttet har sat fokus på særligt tre områder: Mobning, stress og usikkerhed ift fremtiden. De sidste to området gælder især løst ansatte – men også fastansatte – VIP.
I forhold til mobning planlægges en målrettet indsats ift TAP-gruppen på Biokemi, hvor tallene viser at der er en særlig stor forekomst af mobning. Herudover har man drøftet at et oplæg om, hvordan vi forventer, man omgås hinanden på vores arbejdsplads, kan indgå i intromaterialet. Arbejdsgruppen bag intromaterialet bedes om at se på dette. Endelig italesættes det, at mobning – og vold, trusler om vold og sexchikane er helt uacceptabelt og at man som medarbejder kan gå til nærmeste leder eller f.eks. sin TR med problemer af denne art.
I MUS-samtalerne søges kausalsammenhængene bag stress og usikkerhed ift fremtiden klarlagt vha to ekstra spørgsmål til VIP, for herefter at lave målrettede indsatser mod de bagvedliggende årsager.
APV kontaktgruppen har overfor APV kontaktgruppen på fakultetet endvidere påpeget, at der er problemer, som ikke kan løses på institutniveau, men som der må løses højere op i organisation. Det gælder de problemer, der rapporteres ifm de administrative forandringer og den faglige omstillingsproces.
Fysisk APV: alle indberettede problemer i den fysiske APV ligger i et regneark på et sharepoint, således alle i arbejdsmiljøorganisationen kan tilgå dem. Problemer scoret med 1-2 er løst, mens der er iværksat handleplaner for problemerne scoret 3-5. Heraf er de fleste gennemført – dog således at alle problemerne scoret 5 først løses af nybyggeri/renovering. To væsentlige tiltag, som der netop nu arbejdes på, er lugtgener i Biofysik-bygningen og tunge løft i dyrestalden (der ibrugtages letvægtscontainere).
Der blev efterlyst mere information til medarbejderne og planen er at APV skal på førstkommende Institutmøde efter ferien.
Ad 5
Thomas G. Jensen orienterede om, at instituttet følger følgende arbejdsgang, når der kommer en henvendelse ang. seniorordning:
a) Daglig personaleleder forespørges om, hvorvidt denne vurderer, at instituttet skal prioritere at bruge ressourcer på fastholdelse (er der særlige kompetencer o.lign.) og om medarbejderen har behov for sådanne særlige aftaler for at blive fastholdt (lig de overvejelser, der lægges op til skal foretages om indgåelse af aftale om seniordage)
b) Daglig personaleleder forespørges om en nedgang i arbejdstid er foreneligt med arbejdet
c) Der afholdes møde med den pågældende
d) Der laves indstilling til dekan af institutleder på basis af ovenstående – pga instituttets stramme budget udvises generelt tilbageholdenhed ift aftaler der påfører instituttet udgifter
Alle aftaler indgås ud fra en individuel vurdering. Hidtil har instituttet set velvilligt på aftaler om nedgang i arbejdstid uden tilsvarende nedgang i pensionsindbetaling (ved 1 dag/ugen). Sådanne aftaler kan indgås af institutlederen.
TR bad om at emnet tages op igen om et år med henblik på at LSU får en orientering om hvilke henvendelser der henholdsvis er imødekommet eller afvist. Fra TRs side ønskes at adgangen til seniorordninger at følges tæt, idet der på AU kan etableres vidt forskellige praksis, når man ikke vil indgå en generel aftale fra arbejdsgiverside.
Ad 6
Gruppen har næsten komplet informationsmateriale lagt på nettet her: http://biomed.medarbejdere.au.dk/ny-medarbejder-new-employee/
Gruppen har tidligere overvejet også at udarbejde materiale til at udsende til nye medarbejdere sammen med deres ansættelsesbrev, men idet de oftest er startet, før de får ansættelsesbrev, prioriteres dette ikke pt.
I stedet tages der fat på introduktionsmateriale til nye medarbejdere i forbindelse med deres opstart. Der er aftalt møde i august.
Gruppen blev bedt om at tage med på sit næste møde, hvorvidt sekretariaterne kan udmelde nye medarbejdere – de får jo kontakt til dem i forbindelse med at de nye medarbejdere skal have adgangskort.
Ad 7
HSU har bl.a. drøftet psykisk APV, intern kommunikation på AU (herunder rektors nyhedsbrev og hjemmeside).
FSU har bl.a. drøftet status på APV og lønforhandlinger.
Der er sommerfest igen 13. juni 2014.
Feriefonden har anskaffet yderligere boliger (lejlighed i Berlin, lejlighed i Budapest og feriebolig i Bjerregaard ved Tipperne ved Ringkøbing Fjord). Se mere på feriefonden.au.dk.
Ad 8
Der har været afholdt nøde i Institutforum, hvor der bl.a. blev drøftet udskrivning af konkurrence om navne til instituttets bygninger år 2018, når nybyggeri og renoveringer er færdige. Instituttet kan indstille forslag om navne til universitetsledelsen/bestyrelsen.
Der har været afholdt første møde i et netværk for nyeste institutbetalte adjunkter og lektorer. Der har bl.a. været drøftet mentorordninger, forskerlederuddannelse og de økonomiske vilkår for nystartede laboratorier.
Det drøftes om der tilsvarende skal etableres et netværk for senior post doc (post docs mere end 3 år efter ph.d.).
Peter Holm-Nielsen kunne i tilknytning til ovennævntes særlige ansættelsessituation (der er en tidsbegrænsning på, hvor længe man kan være ansat som post doc/adjunkt) fortælle, at forhandlingerne om en ny stillingsstruktur for universiteterne snart er forhandlet på plads, og at det indgår i Universitetsstyrelsens oplæg at der skal kunne etableres tenure track forløb. Dvs ansættelser på post doc/adjunkt niveau, hvor man er garanteret en mulighed for fastansættelse hvis man opnår forud fastsatte mål.