Thomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Anne Marie Bundsgaard, Morten Schallburg Nielsen, Helle Høier (suppleant for Bertha P. Beck Mortensen), Inger Merete Skrubbeltrang Paulsen (suppleant), Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Zitta Glattrup Nygaard, Helle Christiansen, Frederik Dagnæs-Hansen (suppleant for Helle Damkier), Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen, Bertha P. Beck Mortensenm Thomas Corydon, Ole Bækgaard Nielsen, Per Höllsberg.
Fraværende: Helle Damkier.
Øvrige deltagere: Bo Søgaard Sanden, HR; Anni Mandrup Høeg (ref.)
DAGSORDEN:
Godkendelse af dagsorden
Ad 1
Økonomi: Thomas G. Jensen orienterede om at han flere gange de seneste uger er mødtes med instituttets controller foranlediget af, at der skal aflægges kvartalsrapport for 1. kvartal 2013. Regnskabet for 2012 er blevet mere positivt end ventet gennem 2012, selv hvis der korrigeres for periodiseringsforskydning (bevillinger som indgå i 2012-regnskabet, selvom den tilhørende udgift først falder i de følgende år). Prognosen for 2013 bliver – baseret på 1. kvartal 2013 og en række skøn for udviklingen resten af 2013 – et underskud, der overstiger det budgetterede (som er på ca. 1½ mio). Hvor meget er vanskeligt at sige, idet især forbruget på varekøb er svært at skønne, da der er lille sikker erfaring at trække på fra tidligere år (fordelingen af varekøb henover året i 2011 og 2012 var meget forskellige). På lønsiden er der sket netto udvidelser fra 2012 til 2013. Det skyldes bl.a. forskydninger i ansættelsestidspunkter (forsinkelser).
Psykisk APV: Instituttets kontaktudvalg overvejer at fokusere indsatsen over for mobning der hvor der ses en større samlet forekomst (Biokemi). Det vurderes at være vanskeligt at tage fat i problemer med mobning – men også vold, trusler om vold og sexchikane – generelt, idet der er en meget lille forekomst fordelt henover hele instituttet.
Det blev foreslået, at der udmeldes, hvor medarbejdere med de nævnte oplevelser går hen. Der er åbenbart nogle, som oplever problemer uden at gøre opmærksom på dette. Enighed om at det er en god idé gentage og forstærke tidligere udmeldinger herom.
I forhold til at komme mere i dybden med forhold som alvorlig stress og bekymring over fremtidsudsigterne, foreslår kontaktgruppen, at det indgår i MUS-samtalerne.
Byggeri: Efter Byggestyrelsen har hentet COWI ind som bygherrerådgivere, er byggeriet blevet gennemgået. Da beskrivelserne om flere forhold især dimensioneringen af ventilationen er vurderet som manglefuld er projektet udsat seks måneder. LSU bemærkede hertil, at det var en god idé, at der er kommet bygherrerådgiver med, og det skulle måske have været sket tidligere, så der bl.a. havde været bedre støtte til byggegrupperne. Det er også bedre, at byggeriet forsinkes nu fremfor der træffes forkerte beslutninger, som der senere skal rettes op på. Thomas G. Jensen kunne ikke oplyse hvilken – om nogen – betydning, udsættelsen vil have for projektet vedr. ombygning af dissektionslokalerne.
Ad 2
Planen blev godkendt. Det blev dog bemærket, at idet afholdelse af MUS er nyt for såvel mange personaleledere som mange ansatte, skal man være forsigtig med at lægge mange ekstra emner ind i MUS-samtalen som f.eks. APV. Hertil bemærkede Thomas G. Jensen at APV efter hans opfattelse næsten automatisk vil blive en del af samtalen.
Der blev også spurgt ind til, om det vides, hvem alle skal have MUS med. Thomas G. Jensen gav det svar, at det gør vi helt overordnet, men der vil være situationer, hvor der f.eks. er flere personaleledere ift samme medarbejder og der skal man konkret aftale sig frem.
Ad 3
Lønforhandling 2013, herunder drøftelse af placering af ansvar forafslag til ansøgere:
LSU formulerede følgende fælles ønsker til de afslag, der skal gives til medarbejderne:
Det skal bemærkes, at der på LSU var uenighed om, hvorvidt tallene for ansøgninger og imødekomne ansøgninger skal angives for hele instituttet eller f.eks. for et område (eksempelvis det administrative område).
Ad 4
Varsling af afholdelse af restferie for ferieåret 2012/2013 og varsling af afholdelse af ferie i ferieåret 2013/2014 er pga. bl.a. overgang til nyt HR-system ikke sket efter samme tidsplan som tidligere år fra HR. Instituttet må nu derfor forholde sig til, hvad der skal meldes ud.
For det ferieår som påbegyndes 1. maj varsles alle medarbejdere om, at de skal holde deres fem ugers ferie i nogle bestemte uger. De instrueres også i, hvordan de kan flytte deres ferie. Udgangspunktet vil være, at alle skal holde fem ugers ferie + feriefridage. Derfor vil man også kun kunne flytte ferieuger, ikke få nogen slettet i HR-systemet. Varsling af afholdelse af ikke-afholdte (eller planlagte) feriefridage foregår under andre regler, men det vil også ske primo 2014. Flytning af ferie mellem ferieår og udbetaling forudsætter aftale med Institutlederen og der skal foreligge særlige grunde (feriehindring som f.eks. barsel eller ekstraordinære grunde).
Afslutning af indeværende ferieår vil pga. usikkerhed om varsling afvige fra tidligere år. Nogle vil muligvis kunne få udbetalt eller overført ikke-afholdt ferie. Der skal dog fortsat udfyldes et skema, som Institutlederen skal underskrive.
Når institutter ønsker at være restriktive ift udbetaling af ikke afholdt ferie, skyldes det:
LSU tog orienteringen om ferievarslingen til efterretning. Medarbejderne forventes at få udsendt information pr mail med relevante skemaer mv indenfor den kommende uge.
Ad 5
Godkendt med den ændring, at den foreslåede slutmodtager skal være HSU underudvalget som arbejder med de personalepolitiske retningslinjer.
Per Höllsberg påpegede to problemer med dokumentet fra HR SUN:
Thomas G. Jensen rejser disse spørgsmål overfor HR.
Ad 6
Gruppen har næsten komplet informationsmateriale lagt på nettet her: http://biomed.medarbejdere.au.dk/ny-medarbejder-new-employee/
Gruppen skal nu mødes og revidere det fremstillede, samt drøfte dels udsendelse af udvalgte dele af materialet til nyansatte pr post f.eks. med ansættelsesbrev, dels standard-introduktionsprogram.
Udfordring p.t. er at fremsendelse af ansættelsesbrev netop nu overvejende sker efter tiltrædelse. Det giver vanskelige vilkår for at give god forhåndsinformation og introduktion i øvrigt.
Ad 7
Mødedatoer godkendt.
Drøftet hvordan der bedst orienteres om udvalgets arbejde. Stemning for at det sker via etablerede kanaler (Nyhedsbreve, Institut- og Hus-møder) for at holde antallet af udsendelser nede.
Ad 8
HSU har på sit seneste møde bl.a. drøftet:
FSU har bl.a. drøftet:
Komplette dagsordener + referater findes efter møderne via det her link: biomed.medarbejdere.au.dk/udvalg-og-moedereferater/samarbejdsudvalg-referater/
Ad 9
Bertha Beck beklagede, at der til arrangementet ”Den gode forhandling”, der er led i forberedelserne til lønforhandlingerne, var en fordeling af deltagerne på 94 TR og kun 6 ledere. Thomas G. Jensen bemærkede hertil, at han havde været tilmeldt, men at et andet møde om byggeriet forhindrede ham i at deltage. Han deltog endvidere sidste gang et tilsvarende arrangementet blev afholdt.
Thomas G. Jensen orienterede om, at Administrationschef Steen Harrit har lavet en analyse af instituttets varekøb for at identificere muligheder for udgiftsreduktioner på pris og processen (herunder fakturabehandlingen). Der ser ud til at være et stort potentiale, som bl.a. kan indfries gennem udvidelse af modellen for fælles varekøb og lager fra Bartholin-bygningen. Hertil blev bemærket:
Øget information om hvad der kan hentes i Bartholin-lageret – og kan leveres udenfor bygningen - blev efterlyst. Hertil blev svaret, at der for nuværende ikke kan ændres det store. Der skal bl.a. ses på hjælp til Ole Frandsen som i dag står for lageret, muligheden for fjernlagre osv.