Tomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Inger Merete S. Paulsen (suppleant for Anne Marie Bundsgaard), Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Ole Bækgaard Nielsen, Claus Bülow Knudsen, Anne Flensborg, Helle Christiansen, Helle Damkier, Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen, Thomas Corydon, Per Höllsberg.
Fraværende: Zitta Glattrup Nygaard.
Øvrige deltagere: Christina Baas, HR; Anni Mandrup Høeg (ref.)
DAGSORDEN:
Ad 1
Dagsorden godkendt.
Ad 2
Thomas G. Jensen orienterede om, at der pt ikke er nyt vedr. forventet økonomisk resultat for 2013 eller budget 2014. LSU udtrykte utilfredshed med dette. Der aftaltes, at der evt. kan afholdes ekstraordinært LSU ang. økonomi, når der forelægger information.
Herefter orienteredes om, at det på HEALTH er besluttet at der på sigt skabes et råderum (en såkaldt dialog-pulje) i institutternes økonomi, hvis anvendelsen kan drøftes mellem dekan og institutleder, med inddragelse af oplysninger om instituttets performance.
Der har været afholdt møde på Biokemi om særlige udfordringer med arbejdsmiljøet, herunder mobning, og der planlægges en tema-formiddag samme sted om disse emner. Deltagelse bliver ikke obligatorisk. Et tiltag, der blev drøftet, er ideen om at udarbejde materiale om ønskværdig adfærd ift kollegaer på arbejdspladsen. Drøftelserne på Biokemi viste forskellig opfattelse af, hvorvidt dette er relevant eller at gå for langt.
Det blev drøftet, hvorvidt sådanne møder har de ønskede effekter. Der blev feks stillet spørgsmål ved om de mobbede vil give sig til kende og hvorvidt de der udfører mobning selv har denne erkendelse. Steffen Junker fremførte en manglende nærhed i den nye organisering som medvirkende til at de mobbede ofte ikke et sted at henvende sig med problemerne. Han har som TR oplevet et stigende antal henvendelser. Han foreslog, hvorledes denne nærhed kunne genoprettes og dermed skabe en større individuel identitet og dermed større medejerskab – og endeligt et bedre kollegialt miljø: At der på stort set hver etage (hvilket jo nogenlunde svarer til de gamle institutter) udpeges en tovholder, der refererer direkte til såvel viceinstitutleder som institutleder. En tovholder, der "går stuegang".
Viceinstitutlederne bemærkede, at indtrykket er at MUS-runden har medvirket positivt til at opbygge relationerne lokalt, samt at mange af de løst ansattes problemer snarere er knyttet op på det pres de er under, ift at få en fast stilling, end f.eks. mobning.
Herefter drøftes MUS: Status er at gruppelederne i oktober/november skal holde MUS med deres TAP og løst ansatte VIP. Der har som forberedelse hertil været afholdt både introduktion for gruppelederne til MUS konceptet og udsendt info pr mail.
Der er etableret en netværksgruppe for senior post doc (vores interne betegnelse for post doc, adjunkter o.lign. som er ansat på fondspenge og som er mere end tre år efter deres Ph.d.). Det første møde har været afholdt og der planlægges flere. Disse medarbejdere er ofte i en vanskelig situation, idet de indenfor skal have en fast stilling, hvis de skal blive på instituttet på længere sigt. Dog således at de nye regler for stillingsstruktur formodentlig vil give nogle i gruppen længere respit. Herudover holdes der også møder i en netværksgruppe for de nyeste fastansatte.
Herefter blev de nye stillingsstrukturregler for VIP stillinger kort gennemgået. Reglerne er formelt ikke vedtaget, selvom de har virket siden 1. september 2013. Reglerne omfatter alle nye stillinger. Det hører til de væsentligste ændringer, at post doc stillinger defineres som rene forskningsstillinger og derfor ikke kvalificerer til lektorstillinger. Efter en post doc stilling (der maksimalt kan vare i fire år) kan man fremadrettet ansættes som adjunkt i op til otte år. LSU opfordrede til, at der bliver lagt karriere planer for post doc.
Thomas G. Jensen orienterede afslutningsvis om at der i de 2 netværksgrupper for yngre VIP er ved at blive etableret mentorordninger, således at yngre Vip kan få en karriere-samtale med en erfaren VIP.
Ad 3
Bettina Grumsen orienterede om, at hun havde taget op med Thomas G. Jensen at LSU burde være blevet inddraget, inden der blev truffet beslutning om lokalerokaderne. LSU kunne have bidraget med væsentlige input til overvejelserne og beslutningen. Om end hun ikke vil hævde, at der er truffet en forkert beslutning. Når det endvidere i den udsendte orienteringsmail nævnes, at LSU løbende har været orienteret, så er det også problematisk.
Thomas G. Jensen erklærede sig enig i, at LSU bør inddrages inden væsentlige beslutninger træffes, og vil også fortsat bestræbe sig på at det sker. Timing af LSU-møder ift beslutninger kan være en forhindring, hvilket gør at der i visse situationer må indkaldes til ekstraordinære møder. Han er i øvrigt af den opfattelse, at ledelsen generelt gør meget for at inddrage medarbejderne i beslutningerne.
Ad 4
Thomas G. Jensen redegjorte kort for problemet: Hvis en medarbejder søger en anden opslået stilling på instituttet og får denne, så kan det ikke bare indebære tab af kompetencer i det lab, som medarbejdere forlader, men også direkte afgivelse af konkrete kompetencer til et konkurrerende lab. Derfor kan man drøfte, hvorvidt ansættelsesmyndigheden – dvs institutlederen – ikke bør have mulighed for at stoppe medarbejderes flytning i visse situationer.
Dette gav anledning til en række bemærkninger imod at stoppe flytningen:
Der blev argumenteret således for, at problemstillingen er mere kompleks:
Konklusionen på drøftelserne blev, at retningslinjerne fastholdes som de er, idet der allerede står således: ”Beslutninger vedrørende omrokeringer af medarbejdere træffes på baggrund af en samlet afvejning af medarbejderens og organisationens behov”.
Der blev aftalt en række mindre rettelser til retningslinjen. Disse refereres ikke her. I stedet vedlægges referatet en revideret version af retningslinjen. Denne lægges endvidere på hjemmesiden.
Ad 5
Følgende blev udpeget til arbejdsgruppen:
Thomas G. Jensen planlægger møde. Steffen Junker indhenter materiale fra ST hvor man er længere med et sådant arbejde.
Ad 6
Thomas G. Jensen indledte mødet med at begrunde behovet for en alkoholpolitik, nemlig at alkohol kan være et problem for medarbejdere på instituttet, og at det er uforeneligt med arbejdet på instituttet.
Herefter blev der fremsat en del ændringsforslag:
Afslutningsvis var der en kort drøftelse af, hvorvidt politikken er nødvendig/relevant: Afhjælper vi med politikken de problemer med alkoholmisbrug, som politikken bl.a. skal begrundes med?
Hertil blev fra lederside bemærket, at en alkoholpolitik supplerer den eksisterende misbrugspolitik på AU og vurderes som nødvendig bl.a. for at have klare regler at henvise til, når man tager alkoholforbrug op med medarbejdere.
Oplægget revideres nu jf. de indkomne input og forelægges igen LSU.
Ad 7
Der blev nedsat en arbejdsgruppe, som skal supplere fakultetets kriterier, med følgende medlemmer:
Gruppen blev anmodet om at tænke de indgående lønaftaler mellem AU og organisationerne ind i arbejdet.
Der var enkelte bemærkninger til den netop overståede forhandlingsrunde. HR understøttede processen bedre end det foregående år, og det overordnet er gået fint. Det blev diskuteret om afslagsbrevene kan forbedres/afslagene konkretiseres, men det er svært, når afslagene helt overvejende gives pga. økonomien.
HR blev gjort bekendt med, at en del breve har cirkuleret internt pga mangelfuld adressering. ”Institut for Biomedicin” er ikke tilstrækkeligt. Enkelte afslag har også været sent ude.
Ad 8
Forslaget blev godkendt med følgende rettelser:
Forslaget er ny principgodkendt og sekretariatet kan arbejde videre med det, herunder ændre/revidere med henblik på at optimere arbejdsgange mv. Det behøver ikke komme til fornyet godkendelse.
Ad 9
Der blev på FSU-mødet drøftet økonomi, herunder den nye budgetmodel. En fordel ved modellen er større transparens.
På HSU redegjorde Brian Beck for sine tanker. Der blev bl.a. drøftet fælles HSU/HAMU møde 11/4, IT-projekter (top 12), og krav om studietidsforbedring på AU med 4,6 måneder.
Se i øvrigt referaterne fra møderne.
Ad 10
Vedtaget.
Ad 11
Der sker en rokade i sekretariaterne. Sekretariatsleder Morten Pless sender orienteringsmail herom.
På næste møde ønskes drøftet muligheden for en aftale om adgang til fysioterapi/kiropraktor gennem en virksomhedsaftale evt. med hel eller delvis betaling fra instituttet.
Der bør reklameres mere for AUs motionscenter, og der blev spurgt om muligheden for at indgå virksomhedsaftaler med fitnesscentre.
LSU-arbejdet skal evalueres i foråret 2014.