Thomas G. Jensen, Bettina W. Grumsen, Morten Schallburg Nielsen, Bertha P. Beck Mortensen, Thomas Juhl Corydon, Inger Merete Skrubbeltrang Paulsen (suppleant), Per Höllberg, Claus Bülow Knudsen, Ole Bækgaard Nielsen, Anne Flensborg, Zitta Glattrup Nygaard, Helle Christiansen, Helle Damkier, Steffen Junker, Peter Holm-Nielsen.
Fraværende: Anne Marie Bundsgaard
Øvrige deltagere: Birgitte Eriksen, HR; Anni Mandrup Høeg (ref.)
DAGSORDEN:
Ad 1
Dagsorden godkendt.
Anni Mandrup Høeg blev valgt som ordstyrer.
Ad 2
Thomas G. Jensen redegjorde således for instituttets økonomi: Instituttet har et underskud efter 6 måneder af 2012 på 3,5 million. Se bilag.
Der er ikke planer om drastiske indgreb. Der kan til gengæld forventes, at genbesættelser af stillinger vil blive nøje overvejet og annuum reduceres som varslet. Løn udgør langt hovedparten af instituttets forbrug og evt. udgiftsreduktioner vil derfor ovevejende skulle findes på løn.
Underskuddet skal ses i sammenhæng med, at instituttet fik et samlet underskud for 2011 på 4 mio. Forklaringen på underskuddet er bl.a. at omlægningen på det administrative område giver os ekstra lønudgifter. Det samme gør en besættelse af VIP og TAP stillinger, som instituttet tidligere har forpligtiget sig til at etablere i forbindelse med centre, og som først får effekt nu.
Det blev problematiseret, hvorvidt det er rimeligt, at bemandingen reduceres, hvor der kommer fratrædelser. Det vil jo være tilfældigt. Thomas G. Jensen svarede hertil, at hver enkelt fratrædelse ledsages af en konkret vurdering af, om stillingen skal genbesættes. Der vil fortsat blive opslået og besat stillinger.
Det blev bemærket, at den administrative omlægning ikke opleves at have reduceret arbejdet i sekretariaterne i det omfang, der var forudsat for reduktionen i stillinger. Måske kan vi få tilbageført stillinger centralt fra?
Endelig blev der spurgt, hvilken – om nogen – effekt, den dårlige økonomi får på lønforhandlingerne. Svaret hertil var, at der jo er fastlagt en minimums-ramme i overenskomsterne.
Thoms G. Jensen redegjorde således for instituttets driftssituation: Den største udfordring er byggeprocessen. De seks byggegrupper fortsætter men suppleres, hvor der er faldet medlemmer fra. Der bliver mange møder det næste halve år, herunder heldagsmøder hver 14. dag for formændene. Fokus forsøges holdt på, at bygningen ikke alene skal kunne bruges nu men også en lang årrække fremover. Der forsøges skabt stor fleksibilitet.
Det blev bemærket, at der bl.a. skal huskes ventilation, som kan håndtere efterspørgslen efter udvidelser. Det er et stort problem i de eksisterende bygninger.
TGJ orienterede videre om, at der fortsat ikke er afklaring af om nybygning og renovering kan ske forskudt. Der er heller ikke taget stilling til fordeling af m2 i den nye bygningsmasse.
Peter Holm-Nielsen orienterede om en række møder, han havde holdt i relation til ombygningen af dissektionsfaciliteterne på anatomi. Han er forundret over, at der inddrages bygningens øvrige etager i drøftelserne. Thomas G. Jensen afviste at vide mere om, at der inddrages mere i drøftelserne end selve kælderen. Udover naturligvis en afstemning mellem planerne for ombygningen af anatomis øvrige bygninger og så denne ombygning.
I relation til bygninger blev det kort nævnt, at der på fysiologi savnes en vicevært-funktion. Teknisk Forvaltning gør, hvad de bliver bedt om, men hvem holder øje med, hvad der bør iværksættes? Thomas G. Jensen sagde, at det altid var muligt at kontakte Viggo Jensen ang. bygningerne.
Ad 3
Siden sidste LSU-møde er der afholdt møde for laboranter og bioanalytikere om harmonisering af TAP/VIP ratioen. Herudover er der ikke meget nyt. Der forventes på sigt en tildeling på ca. 2/3 laborant eller bioanalytikerstilling pr VIP.
Ad 4
Instituttets HR partner har givet den tilbagemelding, at der er nogle mindre ting, der ønskes rettet/tilføjet. Hun er blevet bedt komme med forslag til ændret/ny tekst.
Ad 5
Der var enighed om, at det var for vidtgående at drøfte referaterne i deres fulde længde på mødet. Der henvises til referaterne fra møderne i disse fora.
På siden her findes links til referaterne:
http://biomed.medarbejdere.au.dk/udvalg-og-moedereferater/samarbejdsudvalg-referater/
Ad 6
Ekstraordinært møde fremrykkes ca. 1 uge, da TR og institutleder ønsker drøftelsen af særlige formål og indsatsområder som den forestående lønforhandling skal understøtte, inden de skal påbegynde prioriteringen af ansøgningerne (perioden 13. – 24. september).
Instituttets sekretariat udsender materialet ang. lønforhandlingerne til medarbejderne.
Ad 7
SUs medlemmer er informeret om datoen. Tilmelding via webshop.
Ad 8
Der var enighed om at nedsætte en arbejdsgruppe under SU, som skal arbejde med information til nye medarbejdere. Anni Mandrup Høeg yder sekretariatsbistand til udvalget.
Fra SU deltager Zitta Nygaard og Anne Flensborg. Herudover opfordredes SUs medlemmer til at foreslå kollegaer, der kan bidrage, til at indgå i arbejdet. Navne på de pågældende meldes tilbage til Anni Mandrup Høeg, som inden næste ordinære møde prøver at lave et oplæg til en gruppesammensætning mv. Arbejdsmiljøorganisationen skal også repræsenteres.
Der var opfordringer til at sikre, at alle huse og faggrupper repræsenteres. Samt til at der inddrages allerede eksisterende intro-materiale.
Ad 9
Punktet udsættes til at HR partner kan medvirke og der forlods kan afklares overenskomst og- regelgrundlag.
Formålet med at drøfte emner i LSU er harmonisering af den måde der udmøntes i forhold til grundlaget. Der har været forskelige rammer for, hvilket fodtøj mv, der er blevet betalt.
Ad 10
Thomas G. Jensen ønsker fortsat at der afholdes MUS i efteråret 2012, men det er uafklaret om det lader sig gennemføre. Inden MUS kan påbegyndes er der flere ting, som skal gå forud, bl.a. skal ledere klædes på til at holde samtaler, herunder have afklaret deres kompetencer.
LSU udtrykte forståelse for at MUS kunne blive udskudt og det blev nævnt, at der først nu sker en afprøvning af MUS materialet på ST.
Ad 11
Fakultetet har påtaget sig en rolle i forhold til afvikling af valget. Et forslag til valgproces er sendt i høring. Valget trækker derfor ud.
Ad 12
Se under punkt 6.
Ad 13
Thomas G. Jensen udtrykte et ønske om at lave en politik for uansøgt afsked jf. også drøftelserne i forbindelse med udarbejdelse af politikken for ansættelse og fastholdelse. Begrundet i den aktuelle arbejdsbyrde for organisation og SU, blev det besluttet at udsætte yderligere drøftelser herom til næste ordinære møde.
Ad 14
Afholdes 29. oktober kl. 11-13
Ad 15
Adresseringsskabelon/-standard: Mange indgående pakker og breve er dårligt adresseret. Der blev efterspurgt en standard for angivelse af adresser – især ved bestilling af varer.
Zitta Nygaard oplyste, at Instituttet har nu 4 officielle adresser, som skal benyttes ved bestilling og levering af varer. Adresserne findes på : http://http://biomed.medarbejdere.au.dk/kontakt/ , hvor fælles EAN, VAT/CVR, stedkode også står anført.
Ny økonomimodel ventet fra 2013: Den aktivitetsbaserede økonomimodel er udskudt pga behov for yderligere tid til at definere den. Dette påvirker dog ikke de omlægninger af økonomisystemerne, som er varslet her i efteråret, og som betyder lukning af Indfak og AURUS i perioder.
Information: Ønske om bedre information om ændringer. Det blev f.eks. utilstrækkeligt varslet, at der blev låst en dør i Bartholin-bygningen i vareindleveringen.
Adgangskort: Planer om udskiftning af adgangskort for alle medarbejdere, således alle får kort med chip, billede og adgang til alle biomedicins bygninger, er forsinket. Dels pga leveringsproblemer i forhold til kort, dels pga drøftelser ultimo august med Teknisk Forvaltning og AUs sikkerhedschef med henblik på sikre en fremtidssikret løsning.
Lovpligtig udskiftning af HPFI-relæer: Udskiftningen har desværre forårsaget en række problemer. Viggo Nielsen og hans stab har arbejdet hårdt på at få løst dem løbende.