Nyhedsbrev nr. 5

3. august 2011

Kære alle (English version/ZN)

Håber I har haft det godt henover sommeren. Mange af jer er endnu ikke tilbage fra ferien, men da der er nyt at fortælle, kommer der hermed et nyhedsbrev.

Den administrative forandringsproces
Som I måske ved er baggrunden bl.a. ønsker om centralisering og specialisering af administrationen. Det er overordnet besluttet, at institutsekretariaterne fremover ikke skal varetage administrationsopgaver, idet alle administrationsområder fremover er organiseret i centre, der hører under de enkelte vicedirektører.

Som en følge heraf vil de fleste af instituttets 26 administrative medarbejdere flytte til administrationscentre, og kun 9 vil forblive på instituttet. Som det ser ud lige nu er de personer der bliver her på Biomedicin:

Inge Eggert Jensen (fys)
Dorrit Ipsen (ana)(efter 1 års orlov)
Zitta Nygaard (gen)
Linda Edge (farma)
Inger Marie Bro (farma)
Lisbet Wellejus Pedersen (mikro)
Lene Sloth (Bartholin)
Anne Flensborg (Bartholin)
Annette Kudahl Jensen (Bartholin)

Vi er i gang med at fastlægge præcist hvilke opgaver, der skal løses på institutniveau. Ifølge brev fra AUs direktør handler det om:

“sekretariatsmæssig betjening på institutniveau, hvor nærheden er afgørende. Det drejer sig i første omgang om den betjening, der vedrører den direkte forskningsaktivitet, undervisning og videnudveksling samt ledelses- støtte til institutlederne. Herunder kan bistanden på institutterne også omfatte forhold som generel sekretærmæssig bistand til instituttets medarbejdere, bistand ved layout, sproglig bistand etc.”

Hermed eksempler på opgaver der skal løses på institutniveau:

Hjemmesider, logistik ved møder, seminarer og konferencer, sekretærhjælp til ansøgninger, ekstern kommunikation, postomdeling, organisering af studentermedhælp, piccolineservice, teknik, registrering (arbejdstid, PURE, hjælp til AURUS) ,visse typer af undervisningsadministration (information, lokaler, apparatur, undervisningsmaterialer), modtagelser af nye studerende og medarbejdere, sekretærbistand til institutlederen og andre ledere f.eks. centerledere.

Hvor mange administrative medarbejdere vi skal have her på Biomedicin, er ikke helt klart endnu, men under alle omstændigheder skønner jeg, at vi får brug for flere end vi har i dag. Til at stå for organiseringen har vi været i gang med at ansætte en sekretariatschef. Dette kommer desværre til at tage lidt længere tid end planlagt, bl.a. fordi universitetet har indført et midlertidig ansættelsesstop for permanente administrative medarbejdere (man er bange for at den samlede administration skal vokse for meget). Det er derfor undertegnede, der står for planlægningen.

Alt dette fortæller jeg for at I skal forstå, at i en overgangsperiode bliver den administrative støtte I kan forvente ikke optimal, men forhåbentligt bliver situationen hurtigt bedre.

Heldigvis har det vist sig, at alle vore administrative medarbejdere, både de som bliver her på instituttet, og de som rejser, har vist sig yderst fleksible og villige til at yde meget mere end man kan forvente. Flere af de medarbejdere, der er involveret, er ikke er særligt glade for omstillingen – mange af dem har jo været her i adskillige år og er glade for kollegerne og for at arbejde her - fremover er det usikkert for mange hvad de skal lave, hvor de skal arbejde, og hvem de skal have som ny kolleger. Så bestræb jer venligst på at udvise forståelse.

Generelt er det jo sådan, at hvis I vil brokke jer, er I velkomne til at gå til mig – men ikke til de administrative medarbejdere – jeg er jo nu ansat til at være ansvarlig for det der foregår her på instituttet.

Institutmøder
Det næste ”store” institutmøde er planlagt. Det bliver: Torsdag den 18. august i Bartholin auditoriet (Aud 1) kl 9-11. Temaet bliver FACS. I kommer til at høre om vores FACS core-facilitet (fra Charlotte Petersen), og eksempler på anvendelser (ved Uffe Birk Jensen). Desuden vil vi denne gang starte med et institutmøde (på dansk) – så hvis I har noget I gerne vil drøfte er I velkomne til at melde ind til mig. Institutmødet kommer denne gang ikke kun til at handle om julefrokost…

Vi er ikke helt færdige med at planlægge efterårets øvrige institutmøder, men I kan få tidspunkterne:

Ekstraordinært møde den 8. september ca. kl. 16. Anledningen er at Tim Springer fra Harvard bliver æresdoktor.
29. september kl 9-11 (Bartholin 1)
13. oktober kl 9-11 (Bartholin 1)
24. november kl 9-11 (Bartholin 1)
15. december kl 9-11 (Bartholin 1)

Siden sidst har jeg haft en del møder med mange af jer. Generelt har det været fantastisk at høre om de spændende projekter der er i gang og den store gejst. Jeg kan forsikre jer om at der på instituttet er meget dygtige folk på alle niveauer.

Institutkontoret i Viktor Albeck Bygningen er vist først klar i september/oktober – så jeg kan stadigvæk være svær at finde. Jeg kan derfor bedst kontaktes på thomas@humgen.au.dk eller min mobil: 2778 2805. Og husk at vi kan debattere på: internbiomedicin.au.dk - debatsiden findes under nyhedsbrevet.

Mh Thomas

----------------

3 August 2011

Dear all

Hope you had a good summer. Many of you are not yet back from vacation, but there’s news to tell – and consequently a newsletter. 

The Administrative Change
As you may know the change is among other factors motivated by a wish for centralization and specialization of the administration. It is generally agreed that in the future the department secretariats are not to carry out administrative tasks since all administrative fields are now organized into centers that fall under the individual deputies (vice-directors).

As a result, most of the Department’s 26 administrative employees will move to the administrative centers, and only 9 will remain at the Department. As it looks right now the following employees will remain at our Department:

Inge Eggert Jensen (Phys)
Dorrit Ipsen (ANA)(after one years leave)
Zitta Nygaard (Gen)
Linda Edge (Pharma)
Inger Marie Bro (Pharma)
Lisbet Wellejus Pedersen (Micro)
Lene Sloth (Bartholin)
Anne Flensborg (Bartholin)
Annette Kudahl Jensen (Bartholin)

We are starting to define exactly what tasks need to be addressed at the departmental level. According to the letter from AU’s director, it is about:

“Secretarial service at the departmental level where closeness is vital. It is primarily about the service that relate to the direct research activities, teaching and exchange of knowledge and managerial support to the heads of departments. Assistance at the departments may also include factors such as general secretarial support to the staff, assistance with layout, language assistance, etc.”.

Issues that will be solved at the departmental level:

Websites, logistics for meetings, seminars and conferences, secretarial assistance, applications, external communication, mail handling, organization of students’ assistance, piccoline service, technical assistance, registration (working hours, PURE, assistance with AURUS), certain types of educational administration (information, facilities, equipment, teaching materials), welcoming of new students and staff, secretarial support to the head of department and other leaders such as heads of centers.

The number of administrative people at our Department has not been determined yet, but in any case, we need more than we have today. We’ve been working on hiring a departmental head of administration to be in charge of organizing the work. This will, unfortunately, take a little longer than planned because the University has introduced a temporary recruitment halt on permanent administrative staff (to generally avoid administration from growing too much). The undersigned is therefore responsible for the planning.

I’m informing you of all this to make you understand why the administrative support will not be optimal in this interim period. Hopefully, the situation will quickly improve.

Fortunately, it has turned out that all of our administrative staff, both those who remain at the Department and those who leave, has proven very flexible and willing to do much more than can be expected. Please understand that several of the employees involved are not particularly happy about the change – many of them have been working here for several years and are very fond of their colleagues and of working here. The future may seem very uncertain for many of them - what will be their new tasks, where will they be working, who will they have as new colleagues. So, please try to show understanding.

In general, if you have complaints, I’m the one to complain to.

Department Meetings
The next “large” Department meeting is scheduled to Thursday, 18 August in the Bartholin Auditorium 1 at 9-11 a.m. The theme is FACS. You will be informed of our FACS core facility (by Charlotte Petersen) and examples of applications (by Uffe Birk Jensen). This time we will start with a department meeting (in Danish). So, if you have anything you would like to discuss, you are welcome to let me know. This time the meeting will not only be about the annual “Christmas party”…….

?

We have not quite finished the planning of all autumn meetings, but the calendar is as follows:

The last weeks I have had meetings with many of you. It has been great to hear about the exciting projects going on and the great atmosphere. I can assure you that the Department has many highly talented people at all levels.

The Department office to be located in the Victor Albeck Building will not be available until September or October, and I may therefore still be hard to find. The best way to catch me is by mail thomas@humgen.au.dk or mobile: 2778 2805. Remember, you are welcome to discuss/debate on internbiomedicin.au.dk – the debate page is found at the bottom of the newsletter page.

Best regards Thomas