Nyhedsbrev nr. 16/Newsletter 16

?English version/ZN

Administration
Universitetsledelsen har taget hensyn til kritikken af administrationen og har igangsat en række initiativer der hurtigst muligt skal afhjælpe problemerne. Se brev fra universitetsdirektøren her:http://www.au.dk/fileadmin/www.au.dk/om_au/organisation_og_ledelse/universitetsledelsen/nyhedsbrev/2012/opsamling_fra_ledelsesseminar_01.pdf 

Vi har nu på instituttet fået lov og ressourcer til at ansætte flere administrative medarbejdere. Vi starter hurtigst muligt en ny omgang med eksternt opslag, ansættelsessamtaler plus ansættelser. Vi har ikke afgjort endnu helt præcist hvor mange personer vi vil ansætte – det afhænger bl.a. af ansøgerne.

Ny undervisningsudvalgsformand
Ole Sonne, tidligere institutleder på fysiologi/biofysik, har påtaget sig opgaven. Han indgår desuden i instituttets ledergruppe (som udover undertegnede består af vice-institutlederne Thomas Corydon og Morten S Nielsen, driftslederne Viggo Nielsen og Birgitte Lüttge, AC-konsulent Anni Mandrup Høeg og sekretariatsleder Morten Pless). Ledergruppen mødes ugentligt.

Arrangementer og institutmøder det næste halve år
17. april kl. 12-14. Institutmøde kombineret med foredrag af Nobelpristager Edmund Fisher.
24. maj kl. 10-12. Institutmøde.
13. juni temadag om Fremtidens Institut for Biomedicin. Vi planlægger program fra kl. 9 til kl. 18, med mulighed for spisning om aftenen. Selve arrangementet foregår i det store Søauditorium, og der er spisning på Matematisk (se mere nederst i nyhedsbrevet).
22. juni om aftenen: Fakultetsfest i DGI huset.

Institut-økonomi
På sidste institutmøde fremlagde jeg kort hvordan det var gået med instituttets økonomi i 2011. Resultatet blev et samlet underskud på ca. 4,1 mio. Underskuddet størrelse er ikke skræmmende set i forhold til en samlet bevilling på ca. 120 mio, midlertidig ekstraundervisning og omkostninger i forbindelse med institutsammenlægningerne. Underskuddet kan især henføres til ekstraomkostninger vedr. institutledere, ekstraundervisning, ekstra VIP og TAP udgifter. Et detaljeret budget for 2012 arbejder vi stadig med.

1. maj
På anmodning kan medarbejdere på Institut for Biomedicin kan holde fri den 1. maj, hvis arbejdet tillader det. Frihed på 1. maj aftales med nærmeste leder.

AULA og Copydan-aftalen
Foranlediget af at Forlæggerforeningen har henvendt sig til AU ang. overskrivelser af Copydan-aftalerne har der har været afholdt møde i kredsen af instituttets undervisningsudvalgsformænd.  Efterfølgende har alle VIP modtaget mail om registrering og sletning af materiale på AULA som er en overtrædelse af aftalen. Det drøftes med AU IT, hvordan instituttet får slettet materiale, som vi ikke selv kan tilgå, herunder studenterundervisernes sider.

Nyt rejsebureau
Fra 1. maj har AU indgået en aftale med en ny rejseudbyder (Carlson Wagonlit Travel i stedet for Viatravel). Aftalen betyder bl.a. at det nu bliver muligt at benytte lavpris-flyselskaber ved bestilling af rejser. For at kunne benytte lavpris-flyselskaber skal man have et AU-kreditkort. Hvis man ikke har dette, og skal rejse for AU, skal man kontakte sit lokale sekretariat for at bestille et kort. På den måde slipper man også for at skulle lægge ud for AU-udgifter med private midler. Anne Flensborg fra sekretariatet bliver Biomedicins superbruger i det nye system og alle er velkomne til at kontakte hende for hjælp til systemet eller andre spørgsmål vedr. rejser. Indtil 1. maj skal alle rejser (også dem der ligger efter d. 1. maj) bestilles på samme måde som hidtil. Sekretariatet vil inden overgangen til det nye selskab sende yderligere informationer ud til medarbejderne.

Ph.d. annuum
Det har været drøftet, til hvilke konti ph.d.-annuum skulle tilføres, idet der har været forskellig praksis på de seks tidligere institutter. Det er nu besluttet, at alle ph.d. studerende får egen annuumskonto af hensyn til nemt overblik og det ventes at annuum for 2012 snart udbetales fra Forskerskolen. Praksis med tæt dialog mellem ph.d.-studerende og vejleder om anvendelsen af annuum forbliver uændret.

Kandidater til Knud Højgaards Fondens postdoc eliteforskningsstipendier
Institutlederne kan indstille kandidater til Knud Højgaards Fondens postdoc eliteforskningsstipendier (3 x 75.000 kr.). De kandidater, der kan komme i betragtning, bør som udgangspunkt være nyansatte postdocs eller forsvarer deres ph.d.-afhandling senest i juli 2012. Stipendiet skal bruges i forbindelse med forskningsophold i udlandet, konferencer eller materiale. Forslag til kandidater kan sendes til institutlederen indtil udgangen af maj, der herefter vil skulle igangsætte udarbejdelsen af en indstilling efter angivne retningslinjer.

Novo Nordisk Fondens initiativ: Exploratory pre-seed grants
Programmet er rettet mod forskningsmiljøer i Norden og er et initiativ som skal accelerere kommercialisering af anvendelsesorienterede forskningsfund og ideer inden for biomedicin og bioteknologi med potentiale til at kunne udvikles til nye diagnostiske metoder, behandlinger, hjælpemidler og teknologier. Der afsættes årligt DKK 5 millioner og der kan søges op til DKK 500.000 per projekt. Man kan kun opnå én exploratory pre-seed bevilling til samme projekt. Projektet skal kunne udføres indenfor 1 års varighed og projektet skal være helt eller delvist forankret ved et skandinavisk universitet eller hospital. Der vil blive åbnet for ansøgninger til exploratory pre-seed grant anden gang d. 13. april 2012 og der skal søges via Novo Nordisk Fondens elektroniske ansøgningssystem, ansøgningsfristen er 14. maj 2012.

Muligheder for PhD double degrees
AU kan tage imod en afhandling med henblik på tildeling af en dobbeltgrad hvis: 1) den studerende har gennemført et studieophold på det danske Universitet 2) studieopholdet er med henvisning til et eksisterende samarbejde mellem det danske universitet og det udenlandske universitet, hvor den studerende er indskrevet 3) den studerende i løbet af sin ph.d.-uddannelse opnår kvalifikationer, der svarer til dem, den ph.d.-studerende ville opnå, hvis han/hun var indskrevet i Danmark. I henhold til vejledningen tilknyttes den studerende en medvejleder på HE, og den studerende skal være på HE i mindst 6 måneder. Der nedsættes et fælles bedømmelsesudvalg med deltagelse af en HE-repræsentant, der også deltager i det fælles forsvar afholdt på det udenlandske universitet. Den danske grad vil i sidste ende tildeles af Akademisk Råd efter sædvanlig procedure. Den danske ph.d.-grad i en dobbeltgrad tildeles uden forudgående indskrivning på et dansk universitet, så modellen angår kun studerende indskrevet på et udenlandsk universitet. Tildeling af en dobbeltgrad til studerende indskrevet på ph.d.-skolen på HE vil omvendt afhænge af de regler, universitetet i udlandet er underlagt. Modellen angår kun dobbeltgrader. Fællesgrader - joint degrees - har vi hjemmel til i det omfang, det indebærer, at to ph.d.-skoler går sammen om et uddannelsesforløb, der dækker begge landes ph.d.-regler. Vejledningen er udarbejdet på både dansk og engelsk. Skemaet kun på engelsk. Kontakt Tanja Hansen TH@SUN.AU.DK

Samarbejde med Kina 
Fakultetet er igang med at identificere eksisterende og potentielt Kina-samarbejde for at vurdere hvordan aktiviterne evt kan faciliteres. Kontakt derfor gerne Tanja Hansen med oplysninger. TH@SUN.AU.DK

Prisopgaver på vores fakultet
Aarhus Universitet udskriver hvert år et antal prisopgaver, som kan belønnes med guldmedalje eller opnå bedømmelsen 'accessit'. Health har i mange år ikke udskrevet prisopgaver, da de studerende har haft mulighed for at tage et forskningsår. Denne mulighed er imidlertidig forbeholdt studerende fra medicin og odontologi, og for at tilgodese stud.scient'erne og stud.cur'erne, indhentes der alene forslag til prisopgaver til besvarelse af denne gruppe studerende. Besvarelsesfristen for en prisopgave skal ligge mellem 12 og 24 måneder efter bekendtgørelsen. Forslag hertil skal fremgå af institutternes forslag til prisopgaver. Efter endt frist nedsætter prodekanen for talentudvikling/dekanen et bedømmelsesudvalg, efter samråd med det relevante institut. Udvalget skal bestå af to eller tre medlemmer. Bedømmelsesudvalget afgiver en skriftlig indstilling, der danner grundlag for den endelige beslutning om prisbelønning. ?Tidsfrist?27. april 2012. Kontakt evt. Trine Holmgaard, forskeruddannelsen med forslag eller spørgsmål.

Legater fra NNF til biomedicinsk forskning
Novo Nordisk Fonden har oprettet to nye legater på hver 40. mio. kr. Legaterne uddeles inden for områderne biomedicin og bioteknologi og er målrettet lovende forskningsledere, der ønsker at etablere deres forskningsgruppe og udføre deres visionære forskning i Danmark. Legaterne går under navnet Novo Nordisk Foundation Laureate Research Grants og udmærker sig udover deres størrelse ved at strække sig over hele syv år – med mulighed for yderligere støtte på 35 mio. kr. over endnu syv år. Denne betydelige støtte vil gøre det muligt for forskerne at stable store, langsigtede projekter på benene og indgå samarbejder på tværs af videnskabelige og geografiske grænser. Forskere, der kan modtage disse bevillinger, kan have en hvilken som helst nationalitet, men skal aktuelt være ansat uden for Danmark. Mere om legaterne:?www.novonordiskfonden.dk/en/nnflaureateresearchgrants.asp

Høring af Healths strategimateriale 2013-2017
Deadline 11. maj. Materialet bliver lagt på instituttets interne hjemmeside hurtigst muligt.

Lidt mere om temadagen den 13. juni
Der bliver nyt om byggeriet (vinderforslaget offentliggøres 6. juni). Jeg regner ikke med at alle deltager i hele temadagen, men man kan fint komme og gå. Vi lægger op til at første del af dagen er på dansk, og den anden del på engelsk. Foreløbigt program:

09.00:  Fremtidens samarbejde på AU – MUS – professionalisering. AU HR.
10.00:  Kaffe/the
10.30:  Arkitekter - teknisk forvaltning. Byggeri/renovering
12.00:  Sandwich
13.00:  NN, stor fond: What is required to obtain increased funds
           NN, Lundbeck A/S: A competive biomedical institute
           JC Djurhuus: Suggestions from the clinic and Research Council
14.30:  Kaffe/The
15.00:  Ole Steen Nielsen: Center possibilities for Biomedicine
           Søren Moestrup: MEMBRANES: Plans. Relation to Biomedicine
           Børglum: Two centres. Plans. Relations to Biomedicine
           Søren Frandsen: Possibilities
17.00:  Panel-discussion: Possible strategies and their consequences.
18.00:  Spisning matematisk (tilmelding)

Slut for nu. Beklager længden.

Thomas

Here follows newsletter  16.

Administration

The University management has considered the criticism of the administration and launched several initiatives to aleviate the problems as soon as possible. See letter from the University Director here: www.au.dk/fileadmin/www.au.dk/om_au/organisation_og_ledelse/universitetsledelsen/nyhedsbrev/2012/opsamling_fra_ledelsesseminar_01.pdf

The Department has been given the green light and resources to employ more administrative staff. The positions will be externally advertised as soon as possible followed by interviews with the coming applicants. We have not decided yet exactly how many people will be employed – it depends on the qualifications of the applicants.

New Education Committee Chairman
Ole Sonne, former Head of the Department of Physiology/Biophysics, has undertaken the task. He is also included as member of the Department’s management team (which in addition to the undersigned consists of vice-Heads of the Department Thomas Corydon and Morten S. Nielsen, supervisors Viggo Nielsen and Birgitte Lüttge, advisor Anni Mandrup Høeg, and Head of the Department Secretariat Morten Pless). The management group meets weekly .

Events and Department Meetings for the next six months
17 April 12-14 p.m.: Department Meeting combined with a lecture by Nobel Laureate Edmond Fischer.
24 April 10-12 a.m.: Department Meeting.
13 June: Theme Day on the Future of the Department of Biomedicine. We’re planning a programme from 9 a.m. till 6 p.m. with the option of dining in the evening. The event takes place in the Sea Lake Auditorium. Dining will be at the Math Cantina (see more information below).
22 June evening: Health Party at the DGI house (short for Danish Gymnastics & Sports) .

Finances
At the previous Department Meeting I made a brief presentation of the 2011 finances of the Department. The result was an overall deficit of approx 4.1 million DKK. The size of the deficit is not scary compared to the total income of approx 120 million, temporary extra teaching and expenses in connection with the Department mergers. The deficit is mainly due to additional costs in connection with Heads of Departments, extra teaching, extra VIP and TAP salaries. We are still working with a detailed budget for 2012.

1^st  May
On request, the staff at the Department of Biomedicine may take a day off on 1^st May if work permits. A day off must be in agreement with your immediate manager.

AULA and Copydan Agreement
The Publishers’ Association has approached the AU for violation of the Copydan Agreements. The education committee chairmen have met subsequently, and all VIP have received mail about registration and deletion of material on AULA, which is a violation of the agreement. It is being discussed how we delete departmental material that we cannot access, including student teachers’ pages.

New Travel Agency
From 1^st May the AU enters into an agreement with a new travel provider (Carlson Wagonlit Travel, instead of ViaTravel). The agreement means that you can book with low-cost airlines. In order to do so, you must have an AU credit card. Credit cards are issued at the local secretariats. With a card, you avoid having to disburse AU expenses by private means. Anne Flensborg from the administration is super user of the new system and will help you with the system or other questions regarding travelling. You are welcome to contact her. Until 1^st May all travel activities (including those arising after the 1^st May) are ordered in the same way as before. The employees will,  within the transition to the new provider, receive further information from the Secretariat.

PhD Annum (annual grant)
It has been discussed to which accounts the PhD annuum should be transferred, as there have been differing practices in the six former departments. It has been decided that all PhD students get their own annuum account for a better and easier overview. The 2012 annuum is expected to be transferred to the individual PhD accounts very soon. The practice of a close dialogue between PhD students and supervisors as to the expenditure of the annual grant remains unchanged.

Candidates for the Knud Højgaard Foundation Postdoctoral Elite Research Fellowships
Department heads may nominate candidates to the Knud Højgaard Foundation postdoctoral elite research grants (3 x DKR 75.000).  Those candidates who are eligible should basically be newly hired postdocs or defend their doctoral dissertation by July 2012. The fellowships must be used in connection with a research visit abroad, conference or material. Proprosals for candidates may be forwarded to the Head of Department until the end of May who then will initiate the drafting of a recommendation in accordance with the specified guidelines.

NOVO Nordisk Foundation Initiative: Exploratory Pre-Seed Grants
The programme is directed towards research in Scandinavia and is an initiative to accelerate commercialization of applied research findings and ideas in biomedicine and biotechnology with the potential to be developed into new diagnostics, treatments, assistive devices and technologies. DKR 5 million is allocated per year, with an application amount of up to DKR 500.000 per project. You can obtain only one exploratory pre-seed grant for the same project. The project must be performed within one year and the project must be completely or partially anchored by a Scandinavian university or hospital. The second call for exploratory pre-seed grant applications is on 13 April 2012. The application is forwarded via the Novo Nordisk Foundation’s online application system. Application deadline is 14 May 2012.

Opportunities for PhD Double Degrees
AU has the option of assessing a dissertation for the award of a double degree if: 1) the student has completed a study visit at a Danish university; 2) the study visit happens after agreement between the Danish and the foreign university where the student is enrolled; 3) the student during his/her PhD education has gained qualifications at least comparable to the Danish PhD programme. In accordance with the instructions the student is attached to a supervisor at HE, and the length of the student’s stay at HE must be at least six months. A joint assessment committee is established with the participation of a HE representative who also participates in the common defense held at the foreign university. The Danish degree will ultimately be awarded by Akademisk Råd following the usual procedure. The Danish PhD degree in a double degree is awarded without prior enrollment at a Danish university, meaning that the model relates only to students enrolled at a foreign university. Awarding of a double degree to students enrolled at the Graduate School at HE conversely depends on the rules of the foreign university. The model relates only to double degrees. The AU provides joint degrees to the extent that it implies that two graduate schools work together on a course that covers both national doctoral regulations. The guide is in Danish and English. The form is in English only. Contact Tanja Hansen at th@sun.au.dk.

Cooperation with China
The Faculty has started to identiy existing and potential China cooperation to assess how the activities might be facilitated. Do not hesitate to contact Tanja Hansen for information at th@sun.au.dk.

Prize Papers at our Faculty
Each year AU calls for a number of prize papers that can be rewarded with a gold medal or gain the assessment of “accessit”. With the introduction of a research year Health did for some years abolish the price papers. The option of a research year is, however, reserved for medical and dentistry students. To accommodate master students the call for prize papers is aimed at this group of students only. The time limit for a prize paper is between 12 and 24 months according to regulations. Assessment of duration and recommendations are forwarded by the departments. After the deadline the vice Dean of Talent/the Dean appoints an evaluation committee after consultation with the relevant departments. The Committee must consist of two or three members. The evaluation committee must make a written recommendation which forms the basis of a final decision on a prize reward. Deadline 27 April 2012. You may contact Trine Holmgaard at The Graduate School with suggestions or questions.

Grants from NNF to Biomedical Research
The Novo Nordisk Foundation has established two new grants each of 40 million DKR. The grants are awarded in the fields of biomedicine and biotechnology and are aimed at promising research leaders who want to establish their own research group and carry out their visionary work in Denmark. The grants are named the Novo Nordisk Foundation Laureate Research Grants and stretch over 7 years – with the possibility of additional funding of 35 million DKR stretching over another 7 years. This significant funding will allow researchers to establish large, long-term projects and form cooperation across scientific and geographical borders.  The grant recipients can be of any nationality, but must be currently employed outside Denmark. More information at: www.novonordiskfonden.dk/en/nnflaureateresearchgrants.asp

Hearing of Health’s Strategy Material 2013-17
Deadline 11 May. The material will be published on the Department’s staff portal asap.

A Bit More About the Theme Day on 13 June
There will be news about the new building (the winning company will be published on 6 June). I do not expect everyone to participate in the entire theme programme – you are free to come and go. We are planning the first part of the day to be in Danish, the second in English.

Preliminary Programme:
09.00: Future cooperation at AU – MUS – professionalisation. AU HR.
10.00: Coffee/tea.
10.30: Architects – technical management. Contruction/renovation.
12.00: Sandwiches
13.00: NN, large fund: What is required to obtain increased funds.
          NN. Lundbeck A/S: A competitive biomedical Department
          JC Djurhuus: Suggestions from the clinic and Research Concil
14.30: Coffee/tea
15.00: Ole Steen Nielsen: Center possibilities for Biomedicine
          Søren Moestrup: MEMBRANES: Plans. Relation to Biomedicine
          Børglum: Two centres. Plans. Relations to Biomedicine.
          Søren Frandsen: possibilities.
17.00: Panel discussion: Possible strategies and their consequences.
18.00: Dinner at the Math Cantina (registration is required).

That’s all for now – please excuse the length.

Thomas