Du er her: AU  Medarbejdere Institutter  Institut for Biomedicin Økonomi og rejser Rejseansøgninger og rejseafregning Retningslinjer for udgiftsdækning i forbindelse med rejser, kurser o.l.

Retningslinjer for udgiftsdækning i forbindelse med rejser, kurser o.l.

Formål

I forbindelse med rejser og kurser forespørges institut og/eller projektejer (VIP) om bevillinger til dækning af en lang række udgifter. Formålet med denne retningslinje er at fastlægge en fast praksis for bevilling af udgiftsdækning for de udgifter, som ikke fuldt ud er reguleret af eksisterende regler (f.eks. statens rejseregler).

Det drejer sig om bl.a.:

  • Time- dagpenge
  • Udgifter til forsendelse af ekstra bagage i forbindelse med længere udlandsophold
  • Telefonudgifter i forbindelse med længere ophold i udlandet

Fastansatte VIP og post doc med egne bevillinger

Afholder typisk rejseudgifter af projektmidler/annuum. Administrerer selv dette indenfor reglerne. I forbindelse med dækning af rejser bevilliget af instituttet, dækker instituttet kun de udgifter, der er ansøgt om dækning af. Dvs. der kan ikke søges om time- dagpenge* afholdt af instituttet efterfølgende, idet alle udgifter skal dækkes fra den rejsebevilling, som overføres til annuum. Der dækkes ikke time- dagpenge af institutmidler for rejser, som instituttet ikke har bevilliget.

TAP

I forbindelse med dækning af rejser bevilliget af instituttet, dækker instituttet kun de udgifter, der er ansøgt om dækning af og som efterfølgende er bevilliget. Hvis der ønskes time- dagpenge, må der ansøges herom.

Ph.d.

Ph.d. stipendiater er ikke berettigede til time- dagpenge i forbindelse med rejser og udlandsophold, jf. Ph.d.-studerende og løn.

Der kan afviges herfra. Udgiften vil som udgangspunkt følge lønudgiften og dermed belaste den bevilling den pågældende er ansat på.

Det er instituttets politik at lade bevillingshaver tage stilling til, hvorvidt der kan udbetales time-dagpenge, men instituttet anbefaler at der i så fald aftales et konkret beløb baseret på specifikke udgifter (f.eks. boligudgifter ), som jf. reglerne maksimal må udgøre et beløb svarende til time- dagpenge.

Andre udgifter i forbindelse med rejser f.eks. til øgede telefonudgifter, forsendelse af ekstra bagage mv foreslås afholdt af ph.d. annuum. Bevillingshaver (VIP) kan også bevilge dækning heraf, men der må samlet ikke bevilges mere end svarende til time- dagpenge.

Postdoc på andres bevillinger

Postdoc er berettiget til time- dagpenge i forbindelse med rejser og udlandsophold. Udgiften vil som udgangspunkt følge lønudgiften og dermed belaste den bevilling den pågældende er ansat på.

*Bemærk at der ikke udbetales time-dagpenge for rejser under 24 timer – her dækkes udgifter efter bilag

Dokumentation, regelgrundlag

Ph.d.-studerende, løn

Rejseregler (AU Rejsegruppen)

Retningslinje godkendt af Institutleder efter forelæggelse for Institutforum

DATO: xx-xx-xxxx

6519 / i30