Retningslinjer for bevilling af internet og mobiltelefoni

Formål

Præcisere adgangen til institutbetalte mobiltelefontelefon- og internetabonnementer, betalt af institutmidler samt de administrative procedurer i forbindelse hermed 

Indhold

1) Instituttet afholder ingen form for mobiltelefontelefon- og internetabonnementer for ikke-fastansatte VIP (ph.d., post doc) 

2) Institutansatte med egne midler (annuum, forskningskonti mv) skal afholde evt. internetabonnementer tegnet til egen bopæl eller knyttet til tablets af egne midler

3) Institutansatte med egne midler (annuum, forskningskonti mv) får dækket mobiltelefon-udgifter på op til 1.500 kr. pr kvartal af instituttet. Forbrug der overstiger dette vil blive konteret på annuum (eller efter nærmere aftale). Det skal understreges, at der er tale om en beløbsgrænse fastsat pr kvartal. Denne kan ikke betragtes som en årlig grænse på 6.000 kr.

4) TAP kan få bevilliget institutbetalt internet og mobiltelefoniforbrug, hvis deres funktion forudsætter dette.

Begrundet ansøgning kan fremsende til de enkelte personer i ledelsesgruppen eller annimh@mikrobiologi.au.dk

 Begrundelser for institutbetalt mobiltelefon kan bl.a. være:

• TR-arbejde
• Tilkald til dyrestald, alarmer mv

Medarbejdere der allerede i dag har institutbetalt internet og mobiltelefoniforbrug vil fortsat få dette dækket, hvis deres funktion umiddelbart tilsiger dette (håndværkere og dyrestaldsmedarbejdere med tilkald). Andre med institutbetalt internet og mobiltelefoniforbrug, der ikke umiddelbart kendes årsagen til må forvente at blive kontaktet for en nærmere vurdering af om deres funktion forudsætter det.  Der bliver tale om en harmonisering.

5) Det tilstræbte arbejdsgang vedr. mobiltelefon- og internetabonnement fakturaer er denne:

• Ved oprettelse af nyt abonnement, som instituttet skal betale forbruget på, kontaktes lokalt sekretariat af den, som har bedt om oprettelse og der orienteres om nummer og hvem det er bestilt til (omtales herefter som rekvirent)
• TDC sender én faktura pr abonnement med angivelse af navn på rekvirent til AU
• Fakturamanageren ved AU Kreditor i AU Regnskab lægger fakturaen i Indfak til rekvirenten – hvis reference ikke findes i Indfak tilgår faktura buffer-rekvirent (sekretær). Hvis Fakturaen fra TDC ikke har den nødvendige rekvirentinformation eller der optræder flere rekvirenter på samme faktura kontakter […] TDC. [denne del af arbejdsgangen er under udredning og beskrivelse].
• Fakturaen tjekkes af modtageren i indfak – er fakturaen retvisende? – hvis den skal betales af instituttet videresendes den til lokal sekretær (jf. betalingsretningslinjer) – ellers konteres den af rekvirent selv. Når fakturaen ikke er retvisende kontaktes? [denne del af arbejdsgangen er under udredning og beskrivelse].
• Lokal sekretær konterer – Institutbetalt IT og telefoni konteres altid på aktivitetsnummer 82606 Kontor og IT

Det skal bemærkes ift punkt 5, at arbejdsgangene aktuelt drøftes mellem IT-afdelingen, AU Regnskab og Instituttet. Der kan derfor forventes ændringer i arbejdsgangene.

Alle internet og mobiltelefoniforbrug-abonnementer der betales over AU-konti (uanset om det er institutbetalt eller ej) skal ske indenfor gældende indkøbsaftaler.

For at sikre at der tegnes det korrekte abonnement skal alle telefon og internet-aftaler indgås via IT-afdelingen. 

Dokumentation, regelgrundlag

Retningslinje godkendt af

Institutleder

Dato:

25. februar 2013