Flytning

Tidsplan

Flytning starter tidligst i marts. En mere detaljeret flytteplan er under udarbejdelse.    

Flytning af farligt gods

Transport af farligt gods i forbindelse med flytninger

I forbindelse med flytning af Institutter/Tjenestesteder fra en matrikel til en anden, skal man være opmærksom på at Instituttet/Tjenestestedet kan have farligt gods.

Mange flyttefirmaer har ikke disse kompetencer og må derfor ikke transportere farligt gods.

Kemikalier, gasflasker, flydende kvælstof, maling, lithiumbatterier og ting fra værksteder kan være farligt gods.

Farligt gods kræver at der tages hensyn de farlige egenskaber og skal håndteres, emballeres og pakkes på en speciel måde.

I bekendtgørelsen fra Transport- og Bygningsministeriets bekendtgørelse om vejtransport af farligt gods, står der at vi skal følge ADR-konventionen.

”Konvention om international transport af farligt gods ad vej” kaldes i daglig tale blot for ADR, det er det primære internationale regelsæt for vejtransport af farligt gods.

Det betyder at der er regler for, hvordan det farlige kemikalie skal emballeres (type af emballage), pakning, mærkning af emballagen, transport dokument, krav om sikkerhedsrådgiver m.m.

Derudover er der krav om uddannelse af de medarbejder der er ind over en farlig gods transport, så det er både dem som emballere, pakker, mærker og transportere det farlige gods.

Hvordan kan det foregå i praksis

I forbindelse med en flytning på AU er der udpeget en flyttekoordinator, som har ansvaret for at sikre fremdriften i flytningen og har dialogen med Instituttet/Tjenestedet.

En flytning kræver god planlægning.

Med henblik på farligt gods, så er det flyttekoordinatorens ansvar at screene om Instituttet/Tjenestedet har Farligt Gods.

Hvis Instituttet/Tjenestestedet har det, skal de medarbejdere, som skal emballere, pakke og mærke det farlige gods udpeges.

Der findes i samarbejde med AU’s Sikkerhedsrådgiver en dato for undervisning i emballering, pakning og mærkning af farligt gods.

AU’s Sikkerhedsrådgiver skønner at 90% af det farlige gods, kan pakkes ned efter en undtagelse der kaldes Begrænset Mængde (LQ), som gør der er en del lempelser i forhold til regelsættet.

Det betyder at AU selv kan transportere det LQ, forudsat at disse chauffører modtager uddannelse af AU’s Sikkerhedsrådgiver.

Instituttet/Tjenestestedet udpeger chauffører og i samarbejde med AU’s Sikkerhedsrådgiver findes der en dato for undervisning transport af farligt gods.

Flytning af farligt gods kræver tid og god planlægning, medarbejderen skal bruge den fornødne tid, til at undersøge farligheden af det farlige gods, tage hensyn til sammenpakning, tid til at pakke og mærke det farlige gods.

Der skal fremskaffes emballager, nedpakningsmateriale (vermikulite) og faresedler i god tid, før nedpakningen.

Emballager kan genbruges, så dette skal tænkes ind i logistikken i forbindelse med flytning.

Derudover kan det være at det farlige gods (kemikalier) står på køl eller frys, måske skal være det under selve transporten, men ellers at køle- og frysefaciliteterne på det nye sted er klar.

Pakkeinstruks og mærkningsplan

Pakning af kasser og mærkning af kasser, inventar og apparatur (undtaget særligt apparatur) mv.

Der er modtaget en pakkeinstruks fra flyttefirmaet som skal følges (se nedenfor). Alt som kan være i kasser, skal pakkes i kasser. Øvrigt større apparatur vil flyttefirmaet kunne sætte i bure, på paller eller på anden vis transportere. Flyttekasser vil snarest blive tilgængelig i alle huse. Bemærk at der ikke må henstilles fyldte flyttekasser på gangene, da de er flugtveje. Der skal sættes mærkat på hver kasse, hvert stykke inventar og hvert stykke apparatur som skal flyttes. Mærkaterne distribueres til de flytteansvarlige snarest, som også vil få oplyst, hvordan de skal bruges og udfyldes. Kun det, som der er mærkat på, vil blive flyttet. Flyttekasser må ikke pakkes for tungt. En tommelfingeregel er, at hvis I selv kan løfte kassen op til brystkassen og gå nogle meter med den, er den ikke for tung.

Flyttefirmaet Danmark flytter ikke farligt gods, væsker og kemikalier. Der udarbejdes særlig pakkeinstruks herfor og en repræsentant for hver gruppe skal deltage i et kort kursus herom. Der arrangeres flytning af de pakkede materialer fra instituttet. Grupperne skal ikke selv stå herfor.

Alt der efterlades i Bartholinbygningen vil blive bortskaffet enten ifm bortgivelse på AU, salg/auktion til eksterne eller af nedbrydningsfirmaet. Der må dog naturligvis ikke efterlades personfølsomme data eller farlige materialer (kemikalier) mv. Ved kontakt til Viggo Nielsen på vn@biomed.au.dk kan der træffes aftale om at få container til materiale, som skal makuleres, op på gangen.

De grupper, som forlader de øvrige komplekser, må kun efterlade løst inventar, medmindre andet aftales med de nye brugere.

Det er ikke tilladt at tage inventar mv med hjem, selvom det ikke ser ud til at skulle bruges igen. Instituttet kan ikke give dispensation herfra. Forskningsgrupper kan sælge apparatur og bruge pengene på forskning, men dette skal ske efter særlige regler. Kontakt Anni Høeg på pless@biomed.au.dk.

MÆRKNINGSPLAN

PAKKEINSTRUKS

Klassifikation og tilladelser

Instituttet har fået GMO klassifikationsansøgningerne til Skou-bygningen imødekommet. Det er muligt for gruppeledere at få eksisterende projekttilladelser opdateret med de nye lab ID numre. Dette er nødvendigt for alle tilladelser til aktiviteter, som skal foregå i klasse 1, klasse 2 og klasse dyr. Den nemmeste måde at få opdateret eksisterende tilladelser er ved at sende en mail til Arbejdstilsynet – bruge adressen PostkasseTC-Ost-Gen@at.dk De beder om en klar angivelse af hvilken tilladelse, som ønskes opdateret med det nye lab ID i mailen.

De nye Lab ID’er i Skou

  • GMO kl. 1 lab id 230 467
  • GMO kl. 2 lab id 230 465
  • GMO kl. 1 og dyr lab id 230 464
  • GMO kl. 2 og dyr lab id 230 466

Ved ansøgning om ny tilladelser online skal følgende informationer anvendes:
AUs CVR: 31119103, Skous P-nummer: 1023869604 og adressen Høegh-Guldbergsgade 10, 8000 Aarhus C (NB: indkørslen fra Høegh-Guldbergsgade kan dog endnu ikke anvendes). Der kan ikke sendes ansøgninger per mail eller post. Læs mere om ansøgning online her: https://arbejdstilsynet.dk/da/selvbetjening/blanketter/anmeldelse-af-genteknologi

Da tilladelser til arbejde med biologiske agenser kun skal fornys ved væsentlige ændringer, skal de ikke fornys ifm flytning af bygning, når der fortsat arbejdes i lab med samme forholdsregler/klassifikation.

Vedr. isotop-tilladelser i Skou: Peder Madsen vil ansøge om at blive strålebeskyttelseskoordinator i SB. Ved arbejde med isotoper kontaktes Peder Madsen (pm@biomed.au.dk) med henblik på instruktion.

Liste over klassificerede rum i Skou-bygningen    

Inventar og køl/frys

Information om, hvad der skal planlægges flyttet

I Skou-bygningen er der på alle kontorer skrivebord med aflåselig skuffe + et hyldesystem. Der er på enmandskontorerne også to gæstestole. Der kan på instituttets regning rekvireres et lille konferencebord og aflåseligt mindre arkivskab. Bestilling af sidstnævnte afventer indflytning, idet det er nemmere at vurdere behovet efter indflytning. Alle medarbejdere opfordres til at medbringe mindst muligt løst inventar – udover skrivebordstolene – fra de gamle bygninger og i stedet bruge den indretning som tilbydes, herunder hyldesystemet i kontorerne.

Medarbejdere som flytter ind i de øvrige bygningskomplekser overtager som udgangspunkt den indretning som medarbejdere som fraflytter efterlader. Herudover kan der naturligvis flyttes noget fra medarbejderes nuværende arbejdsplads og ske nyanskaffelser, men det aftales ad hoc.

Køleskabe/Frysere
Frysere og køleskabe på etagerne over kælderniveau vil som udgangspunkt ikke blive flyttet (der er dog i enkelte tilfælde aftalt noget andet). Indhold skal pakkes ned i flamingo/tøris af gruppen. Der arrangeres flytning af de pakkede materialer fra instituttet. Grupperne skal ikke selv stå herfor. 

Der er mulighed for at se de køl/frys, som er indkøbt. Der står et sæt i Bartholin lige inden for døren i forskningsfløjen. Claus Gamst cbk@biomed.au.dk besvarer gerne spørgsmål af teknisk karakter. Ledergruppen er pt ved at lave en fordeling af køl/frys på etagerne.

Frysere i kældrene kan flyttes med indhold til Skou, men da indholdet af fryserne flyttes samtidigt med grupperne vil det fra delte frysere blive nødvendigt at flytte gruppens fryserindhold over i en ”flyttefryser” eftermiddagen før flytningen. Nogle frysere skal genbruges i Skou, mens andre skal kasseres. Det vil blive angivet på fryserne om den skal kasseres.

Flytning af indhold skal foregå tidligt på flyttedagen, således at ”flyttefryseren” bliver til rådighed for de grupper, som skal flytte senere, om eftermiddagen. Ligeledes skal frysere som skal kasseres, tømmes samme dag, således flyttefirmaet kan flytte den tømte fryser ud af bygningen.

IT og telefoni i Skou
På hver etage findes et printerrum med kopimaskiner. Når man skriver ud fra sin computer lægges udskriften i en printerkø, og udskrives først, når man i kopirummet aktiverer kopimaskinen med sit adgangskort. Vi understøtter fremover ikke andre lokale printere.

Der er ikke mulighed for fastnettelefoner i Skou Bygningen og de nuværende telefonnumre nedlægges ved flytningen fra Bartholin og 1170-komplekset. Grupper der ønsker en telefon i deres lab, skal selv købe en mobiltelefon i AU's webshop. Abonnement betales af instituttet. 

13261 / i30